Электронная трудовая книжка (ЭТК) – официальный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника в цифровой форме. С она стала обязательной для всех работодателей, а с завершился переходный период, и большинство организаций используют только электронный вариант.

Основные понятия: совместительство vs. совмещение

• Совместительство – трудовые отношения, при которых работник заключает отдельный трудовой договор с вторым (внешним) работодателем, сохраняя основное место работы.
• Совмещение – одновременное выполнение нескольких должностей или функций в рамках одного работодателя (например, совмещение должностей руководителя и специалиста).

Важно различать эти два понятия, потому что законодательство регулирует их по‑разному, а в ЭТК отражаются только определённые сведения.

Правовая база

Ключевые нормативные акты, регулирующие отражение информации в ЭТК:

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 65, 66, 67);
2. Приказ Роструда от № 253 «Об утверждении Руководства по соблюдению обязательных требований трудового законодательства».
3. Постановление Правительства РФ от № 1795 «О порядке введения в действие электронных трудовых книжек».

Согласно этим документам:

• Запись о совместительстве в ЭТК делается по желанию работника и при наличии подтверждающих документов (трудовой договор, справка о приёме).
• Для совмещения должностей запись в трудовую книжку не предусмотрена. Законодательством не требуется фиксировать такие сведения.

Как отражается совместительство в электронной трудовой книжке

Условия внесения записи

Работодатель вносит запись о совместительстве только если:

• Работник выразил согласие (заявление или устное согласие, зафиксированное в приказе).
• Предъявлены документы, подтверждающие факт совместительства (трудовой договор, справка о приёме, выписка из ЭТК другого работодателя).
• В записи указано, что данное место работы не является основным.

Специальный код «А»

В ЭТК сведения о совместительстве вносятся в графу «Код записи» под специальным кодом А. Пример заполнения:

Код записи: А
Дата приёма: 
Наименование организации: ООО «ТехноСервис»
Должность: Специалист по обслуживанию
Сведения о приёме: Совместительство (не основное место работы)
Срок действия договора: – 

Образец записи в ЭТК

Почему совмещение не отражается в ЭТК

Согласно Трудовому кодексу и Приказу Роструда, в трудовую книжку вносятся сведения только о основных местах работы и о внешних совместительствах. Совмещение должностей внутри одного работодателя считается внутренним организационным моментом, который фиксируется в кадровой документации (приказе о назначении, должностных инструкциях), но не в трудовой книжке. Это обусловлено тем, что:

• Трудовая книжка предназначена для расчёта страховых и пенсионных прав, а совмещение не влияет на эти расчёты.
• Запись о совмещении могла бы создать двойной учёт стажа, что противоречит принципу «один работник – один стаж».
• Отсутствие необходимости фиксировать совмещение упрощает процесс ведения ЭТК.

Практические рекомендации работодателям

Приём на совместительство

1. Получить от работника письменное согласие на внесение записи в ЭТК.
2. Проверить наличие трудового договора и иных подтверждающих документов.
3. Сформировать приказ о приёме совместителя, указав, что место работы не является основным.
4. Внести запись в ЭТК под кодом «А» в течение 5 рабочих дней с момента приёма.

Приём на совмещение должностей

1. Оформить внутренний приказ о назначении (или переводе) сотрудника.
2. Обновить должностные инструкции и штатное расписание.
3. Не вносить никаких записей в ЭТК – это не требуется законом.

Выход из совместительства

• При увольнении от совместителя оформить приказ об увольнении и внести запись об окончании совместительства в ЭТК (код «А», дата увольнения).
• Сохранить копию договора и справки о выплате всех начислений.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли дублировать запись о совместительстве в бумажную трудовую книжку?

Нет. Если работник имеет только электронную трудовую книжку, запись в ней является достаточной. При желании иметь и бумажный вариант, отдельного заявления подавать не требуется – запись будет автоматически перенесена в бумажную форму при её выпуске.

Можно ли самостоятельно добавить запись о совместительстве в ЭТК без приказа?

Только при наличии официального приказа работодателя и согласия работника. Самостоятельное внесение без приказа считается нарушением требований Приказа Роструда № 253.

Отражается ли в ЭТК работа по совместительству, если она выполняется в выходные дни от основного места работы?

Да, если это отдельный трудовой договор с другим работодателем. В таком случае запись делается по коду «А», независимо от того, в какие часы выполняется работа.

Как отразить в ЭТК, что у работника несколько совместителей одновременно?

Для каждого внешнего работодателя оформляется отдельная запись с собственным кодом «А» и указанием периода действия соответствующего договора.

Что делать, если в ЭТК ошибочно указали совмещение?

Необходимо подать заявление в территориальный орган Пенсионного фонда России с требованием исправления записи. Ошибки могут привести к неверному расчёту пенсии.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) – современный инструмент учёта трудового стажа, который упрощает взаимодействие между работником, работодателем и государственными органами. В ней:

• Отражаются совместительства (внешние трудовые договоры) по коду «А», но только при согласии работника и наличии подтверждающих документов.
• Совмещение должностей внутри одного работодателя в трудовую книжку не вносится – такие сведения фиксируются в кадровой документации;
• С 2026 года большинство организаций используют исключительно электронный формат, однако при желании работник может иметь и бумажную копию без подачи дополнительных заявлений.

Соблюдение указанных правил поможет избежать ошибок в учёте стажа, своевременно оформить все необходимые записи и гарантировать корректный расчёт пенсионных и социальных выплат.

Дата актуализации: