Трудовая книжка — это основной документ‚ подтверждающий как сам факт исполнения должностных обязанностей‚ так и стаж работника. В современном кадровом делопроизводстве вопрос о том‚ как именно совместительство отражается в трудовой книжке‚ остается одним из самых актуальных. Связано это с тем‚ что правила ведения бумажных и электронных трудовых книжек (ЭТК) существенно различаются.
Главное правило: только по желанию работника
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ‚ сведения о работе по совместительству вносятся в бумажную трудовую книжку исключительно по желанию работника. Если сотрудник не изъявил такого желания‚ работодатель по основному месту работы не имеет права вносить эту запись самостоятельно.
Трудовая книжка всегда находится у работодателя по основному месту работы. Именно он‚ при наличии заявления от работника‚ делает соответствующую отметку. Работодатель по совместительству не имеет права заполнять бумажную трудовую книжку сотрудника.
Внешнее и внутреннее совместительство: есть ли разница?
Работник вправе трудоустроиться на несколько должностей как внутри одной компании (внутреннее совместительство)‚ так и в разных организациях (внешнее совместительство). Правила внесения записей для этих случаев схожи‚ но имеют свои организационные особенности:
- Внутреннее совместительство: Поскольку основной работодатель и работодатель по совместительству — это одно и то же лицо‚ проблем с подтверждением не возникает. Если работник попросит‚ кадровик той же компании просто внесет запись о совместительстве в его трудовую.
- Внешнее совместительство: Для внесения записи работнику необходимо предоставить основному работодателю документ‚ подтверждающий работу по совместительству (например‚ заверенную копию приказа о приеме на работу или справку с места работы).
Электронная трудовая книжка (ЭТК): новые стандарты
С переходом на электронные трудовые книжки ситуация кардинально изменилась. Если в бумажную трудовую запись о совместительстве вносится по желанию‚ то в ЭТК эта информация попадает в обязательном порядке.
Работодатель направляет сведения в Социальный фонд через форму ЕФС-1. При передаче данных о приеме совместителя используется специальный код «А». Таким образом‚ в электронной трудовой книжке внешнее совместительство отражается по умолчанию‚ и скрыть этот факт от государства невозможно.
Совместительство и совмещение: не путайте!
Очень часто работники и даже начинающие кадровики путают два разных понятия: совместительство и совмещение. Важно запомнить следующее:
- Совместительство — это выполнение другой регулярной оплачиваемой работы в свободное от основной работы время. С работником заключается отдельный трудовой договор с обязательным указанием факта совместительства и режима труда. Отметку в бумажную трудовую книжку можно поставить‚ но только по требованию работника (в ЭТК она попадает автоматически).
- Совмещение — это выполнение дополнительной работы по другой профессии (должности) в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с основной работой. В этом случае отдельный трудовой договор не заключается‚ а оформляется дополнительное соглашение. В трудовой книжке совмещение не отражается никогда — ни в бумажной‚ ни в электронной форме.
Как правильно оформить запись в бумажной трудовой книжке
Если работник‚ имеющий бумажную трудовую книжку‚ изъявил желание внести в нее запись о совместительстве‚ основной работодатель делает это в общем порядке‚ но с обязательным указанием‚ что это не основное место работы.
Образец записи о приеме по совместительству:
- В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное наименование организации-работодателя по совместительству.
- В графе 1 ставится порядковый номер записи.
- В графе 2 указывается дата приема на работу.
- В графе 3 делается запись: «Принят(а) в [наименование отдела] на должность [наименование должности] по совместительству».
- В графе 4 указывается документ‚ на основании которого внесена запись (приказ или распоряжение работодателя по совместительству‚ его дата и номер).
Примечание: Сведения о работе по совместительству можно вносить не в хронологическом порядке‚ если работник принес подтверждающий документ позже.
Перевод совместителя на основное место работы
Часто возникает ситуация‚ когда работа по совместительству становится для сотрудника основной. Как быть с записями в трудовой книжке в этом случае? Порядок действий зависит от того‚ была ли ранее внесена запись о совместительстве.
Если запись о совместительстве уже была внесена:
В этом случае можно обойтись без увольнения. В трудовую книжку вносится запись о том‚ что работа по совместительству стала основной.
Образец записи перехода с совместительства на основное место:
«Работа по совместительству в должности [наименование должности‚ например: административного директора] с [дата] стала основной».
Если записи о совместительстве не было:
В таком случае перевод внешнего совместителя на основное место работы‚ как правило‚ происходит через увольнение (прекращение трудового договора по совместительству) и последующий прием на основную работу. Однако важно помнить‚ что трудовую книжку (при ее ведении) теперь будет заполнять новый работодатель по основному месту труда на основании приказа о приеме на работу.
Оформление совместительства требует внимательного отношения к деталям. Наличие трудовых отношений подтверждается трудовым договором‚ а вот отражение их в трудовой книжке зависит от формы (бумажная или электронная) и волеизъявления самого работника. Помните‚ что в бумажной версии запись делается основным работодателем по заявлению сотрудника‚ а в электронной — сведения передаются в обязательном порядке с применением специального кода.