С 2021 г. в России введён обязательный режим ведения сведений о трудовой деятельности в электронной форме. Для большинства организаций это стало новым этапом цифровизации кадровой сферы. В 1С существует несколько модулей и документов, которые позволяют вести электронную трудовую книжку (ЭТК) в соответствии с требованиями ПФР. Ниже представлена подробная инструкция по настройке, оформлению заявлений и ведению записей в 1С.

Правовая база и требования

В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 25 января 2021 г. № 20 работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде, если работник впервые вступает в трудовые отношения. С 2025 г. переход на электронную форму станет обязательным для всех организаций, независимо от стажа сотрудников.

Основные требования к ЭТК:

• Запись должна быть сделана в электронном виде с момента получения заявления.
• Сотруднику необходимо выдать оригинал бумажной трудовой книжки (если он выбран), но последняя запись в бумажной книге должна совпадать с записью в ЭТК.
• Отчётность по ЭТК формируется в виде СЗВ‑ТД (Сведения о трудовой деятельности) и отправляется в ПФР через систему 1С‑Отчетность или через портал ПФР.
• Обратный переход с электронной трудовой книжки на бумажную невозможен.

Требования к системе 1С

Для работы с ЭТК в 1С необходимо использовать:

• Модуль 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) версии 8 и выше (редакция 3;1, 3.0, 4.0, 8).
• Подсистема Электронные трудовые книжки (доступна в 1С:ЗУП 8 и 3.1).
• Встроенный модуль 1С:Отчетность для формирования и отправки СЗВ‑ТД.
• Возможность автозаполнения реквизитов по ИНН/КПП через справочник «Организации».

Если в вашей организации используется 1С:Бухгалтерия, то для работы с ЭТК понадобится подключить модуль «Электронные трудовые книжки» через раздел «Зарплата и кадры» → «Электронные трудовые книжки».

Подготовка к работе

Настройка организации

В разделе Настройка → Организация → Учетная политика необходимо задать ответственных лиц, которые будут подписывать заявления о ведении трудовой книжки. Эти данные автоматически заполняют поля «Руководитель» и «Должность» в заявлении.

Установка модуля «Электронные трудовые книжки»

Если модуль не установлен, его можно добавить через Конфигуратор → Модули → Добавить модуль и выбрать «Электронные трудовые книжки» из списка доступных.

Создание заявления о ведении трудовой книжки

Для каждого сотрудника необходимо оформить заявление, в котором указывается выбранный режим ведения трудовой книжки (бумажная или электронная). В 1С это делается следующим образом:

1. Открыть документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности» (в 1С:ЗУП 8 это находится в разделе «Кадры» → «Документы»).
2. В колонке Вид заявления выбрать вариант:
   • «Бумажная трудовая книжка»
   • «Сведения о трудовой деятельности в электронной форме»
3. Заполнить реквизиты:
   • ФИО сотрудника
   • Дата рождения
   • Дата приёма на работу
   • Руководитель и должность (заполняются автоматически)
4. Нажать кнопку Печать и распечатать заявление.
5. Передать сотруднику оригинал заявления и, при выборе бумажной формы, оригинал трудовой книжки.

После подписания заявления в системе автоматически создаётся запись в электронной трудовой книжке, если выбран вариант «Сведения о трудовой деятельности в электронной форме».

Ведение записей в электронной трудовой книжке

Приём на работу

Для нового сотрудника без стажа в 1С:ЗУП 8 ред. 3 создаётся документ Приём. После его утверждения система автоматически генерирует запись в ЭТК с датой приёма.

Если сотрудник уже имеет бумажную трудовую книжку, то при приёме необходимо:

• Скопировать последнюю запись из бумажной книги в поле «Последняя запись» в заявлении.
• Создать запись в ЭТК с датой приёма.

Перевод, увольнение, изменение данных

Для всех кадровых операций в 1С:ЗУП предусмотрены документы, которые автоматически создают записи в ЭТК:

• Перевод – создаёт запись о смене должности/отдела.
• Увольнение – создаёт запись об окончании трудовых отношений.
• Изменение данных – при изменении ФИО, адреса, стажа и т.д. создаётся запись с датой изменения.

Каждая запись в ЭТК имеет уникальный порядковый номер, который заполняется в графе «№ записи» согласно Порядку № 35.

Формат записи

Запись в ЭТК обычно выглядит так:

№ 1. – Приём на работу в должности Инженер в подразделении Производство.

№ 2. – Перевод на должность Старший инженер в подразделении Разработка.

№ 3. – Увольнение.

Отчетность в ПФР

Формирование СЗВ‑ТД

Для отправки сведений о трудовой деятельности в ПФР необходимо сформировать документ СЗВ‑ТД (Сведения о трудовой деятельности). В 1С это делается через пункт «Отчётность» → «СЗВ‑ТД».

В документе указываются:

• ИНН работодателя
• Период отчётности
• Список сотрудников с датами приёма, увольнения, переводов и т.д.

Отправка через 1С‑Отчетность

После формирования СЗВ‑ТД можно отправить его в ПФР через модуль 1С‑Отчетность:

1. Открыть модуль «Отчетность».
2. Выбрать «СЗВ‑ТД» и нажать кнопку «Отправить».
3. Следовать инструкциям мастера отправки (подтверждение, подпись, проверка ошибок).

При успешной отправке ПФР выдаёт подтверждение о получении данных.

Переходы и ограничения

Переход на электронную трудовую книжку

Для перехода на ЭТК необходимо:

• Оформить заявление о ведении трудовой книжки в электронной форме.
• Выполнить приём/перевод/увольнение, чтобы система создала запись.
• Выдать сотруднику бумажную трудовую книжку с последней записью (если это требуется).

Невозможность обратного перехода

После того как запись была сделана в ЭТК, обратный переход на бумажную форму невозможен. Это правило закреплено в ПФР и обеспечивается программой 1С.

Переход с бумажной на электронную и наоборот

Переход с бумажной на электронную возможен только при первом приёме сотрудника без стажа. При наличии бумажной трудовой книжки сотрудник может продолжать работу в бумажном виде, но при этом все новые операции будут вести в ЭТК.

Частые ошибки и как их избежать

• Неправильный вид заявления – убедитесь, что в заявлении выбран правильный вид (бумажная/электронная).
• Отсутствие последней записи в заявлении – при работе с сотрудниками, у которых уже есть бумажная трудовая книжка, обязательно укажите последнюю запись.
• Несоответствие данных в заявлении и в системе – данные о руководителе и должности должны совпадать с данными в справочнике «Организации».
• Неправильный формат даты – используйте формат ДД.ММ.ГГГГ, иначе система не распознает дату.
• Не отправка СЗВ‑ТД в ПФР – это приводит к штрафам. Убедитесь, что отчётность отправлена своевременно.

Советы по оптимизации работы с ЭТК

• Настройте автозаполнение реквизитов по ИНН/КПП, чтобы ускорить ввод данных.
• Используйте шаблоны заявлений в 1С, чтобы избежать ошибок в структуре документа.
• Регулярно проводите проверку целостности данных в базе, чтобы избежать конфликтов при отправке отчётности.
• Обучайте кадровый отдел работе с модулем «Электронные трудовые книжки» – это снизит количество ошибок.
• Внедрите периодические напоминания о необходимости отправки СЗВ‑ТД (например, каждые 30 дней).

Ведение электронной трудовой книжки в 1С стало не просто удобным, но и обязательным инструментом для современных организаций. Правильная настройка системы, своевременное оформление заявлений и точное ведение записей позволяют избежать штрафов и упростить взаимодействие с ПФР. Следуя приведённой инструкции, вы сможете быстро и без ошибок перейти на электронный формат, обеспечить соответствие требованиям законодательства и повысить эффективность кадрового учета.

Если у вас возникли вопросы по конкретным шагам или вы хотите обсудить нюансы настройки, не стесняйтесь обращаться к специалистам 1С или к нашему сервису поддержки. Удачной работы!