В этой статье мы подробно рассмотрим процесс списания бланков трудовых книжек, включая необходимые документы, порядок действий и бухгалтерские проводки. Важно соблюдать установленные правила, чтобы избежать штрафов и обеспечить правильный учет.

Важная информация:

• Бланки трудовых книжек считаются документами строгой отчетности. Это означает, что их хранение и использование регулируется законодательством.
• Списание бланков должно производиться только при их уничтожении. Испорченные бланки также подлежат списанию.
• Необходимо вести учет движения трудовых книжек и вкладышей. Это позволяет контролировать их использование и предотвращать потерю.
• Начиная с 1 января 2023 года в продаже появились новые бланки трудовых книжек и вкладышей. Однако, ранее выданные бланки старого образца можно использовать без ограничений.

Основания для списания бланков трудовых книжек

Бланки трудовых книжек списываются в следующих случаях:

• Уничтожение неиспользованных бланков. Это происходит, когда бланки не были выданы работникам.
• Уничтожение испорченных бланков. Бланки, которые не пригодны для использования из-за повреждений, также подлежат списанию.
• Уничтожение излишних бланков. Например, бланки, которые были избыточно заказаны и не использовались.

Необходимые документы

Для списания бланков трудовых книжек необходимо подготовить следующие документы:

• Акт на списание бланков трудовых книжек. Это основной документ, в котором фиксируется информация о списании. (Форма Ф.0504816)
• Акт на уничтожение бланков трудовых книжек. Этот документ подтверждает факт уничтожения бланков.
• Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей. В этой книге необходимо внести запись о списании бланков.
• Приказ руководителя организации (при необходимости). Если списание бланков производится по приказу руководителя, необходимо предоставить копию приказа.

Порядок действий при списании бланков трудовых книжек

Инвентаризация бланков. Проведите инвентаризацию бланков, подлежащих уничтожению. Определите количество бланков, которые будут списаны.
Составление акта на списание бланков. Заполните акт на списание бланков трудовых книжек. В акте необходимо указать:

• Наименование организации.
• Дата составления акта.
• Перечень списанных бланков (количество, серия, номер).
• Основание для списания (например, уничтожение неиспользованных бланков).
• Подписи членов комиссии.

Составление акта на уничтожение бланков. Проведите процедуру уничтожения бланков. Пригласите на процедуру членов комиссии (например, кадрового работника, бухгалтера, руководителя). После уничтожения бланков составьте акт на уничтожение. В акте необходимо указать:

• Наименование организации.
• Дата проведения уничтожения.
• Перечень уничтоженных бланков (количество, серия, номер).
• Подписи членов комиссии.

Внесение записи в книгу учета движения трудовых книжек. Внесите запись о списании бланков в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей.
Бухгалтерская проводка. Произведите бухгалтерскую проводку для отражения списания бланков в учете.

Бухгалтерская проводка

При списании бланков трудовых книжек в бухгалтерском учете необходимо произвести следующую проводку:

• Дебет 006 «Бланки строгой отчетности» – сумма стоимости списанных бланков.
• Кредит 71 «Расчеты с персоналом по оплате труда» – сумма стоимости списанных бланков (если бланки были приобретены на средства, предназначенные для оплаты труда).
• Кредит 91 «Прочие доходы и расходы» – сумма стоимости списанных бланков (если бланки были приобретены на другие средства).

Хранение актов и бланков

• Акт на списание бланков хранится в архиве организации в течение 5 лет.
• Акт на уничтожение бланков хранится в архиве организации в течение 5 лет.
• Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей хранится в архиве организации в течение 5 лет.

Важные моменты

• Списание бланков должно производиться комиссией. В состав комиссии должны входить представители организации, ответственные за ведение трудовых книжек.
• Процедура уничтожения бланков должна проводиться в присутствии членов комиссии.
• Необходимо обеспечить сохранность всех документов, связанных со списанием бланков.
• При списании испорченных бланков необходимо указать причину их испорченности.

Ресурсы для получения дополнительной информации

• Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 г. N 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек». [https://publication.pravosud.ru/documents/1787623-20210519](https://publication.pravosud.ru/documents/1787623-20210519)
• КонсультантПлюс: [https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_380373/](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_380373/)
• Гарант.ру: [https://www.garant.ru/online/document/federal/postanovlenie/2003/225/](https://www.garant.ru/online/document/federal/postanovlenie/2003/225/)

Отказ от ответственности:

Данная статья предоставлена исключительно в информационных целях и не является юридической консультацией. При возникновении вопросов, связанных со списанием бланков трудовых книжек, рекомендуется обратиться к квалифицированному юристу или бухгалтеру.