Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. Однако для работодателя (организации или ИП) бланки трудовых книжек и вкладышей к ним являются товарно-материальными ценностями (ТМЦ), которые подлежат строгой отчетности. Процесс их списания имеет ряд юридических и бухгалтерских нюансов, которые необходимо соблюдать, чтобы избежать штрафов со стороны трудовой инспекции и налоговых органов.

Основания для списания трудовых книжек

В бухгалтерском учете списание бланков трудовых книжек происходит не в момент их выдачи работнику, а тогда, когда они приходят в негодность или выявляется их недостача. Выдача бланка работнику не является списанием — это передача ценностей сотруднику с последующим возмещением стоимости бланка.

Основные причины для списания:

• Физический износ — бланк испорчен при заполнении (допущена ошибка кадровика, порван, залит и т.д.).
• Утрата или хищение — выявлена недостача при инвентаризации.
• Смерть сотрудника — невостребованная трудовая книжка хранится в архиве организации не менее 50 лет, но если организация ликвидируется, невостребованные бланки подлежат специальной процедуре передачи в государственные архивы.

Документальное оформление списания

Списание испорченных или пришедших в негодность бланков строго регламентировано. Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, для этого создается специальная комиссия.

Пошаговая инструкция оформления

1. Создание комиссии — приказом руководителя назначается комиссия (обычно не менее 3 человек: представитель кадровой службы, бухгалтерии и руководитель подразделения).
2. Составление акта о списании — комиссия составляет акт. В нем обязательно указываются:
   • Наименование ценностей (бланк трудовой книжки или вкладыша, серия, номер);
   • Количество и цена списываемых бланков;
   • Причина списания (например, «испорчен при заполнении», «утерян в результате хищения»);
   • Подписи членов комиссии и материально ответственного лица.
3. Утверждение акта руководителем — списание санкционируется руководителем организации и главным бухгалтером.
4. Уничтожение бланков — после утверждения акта испорченные бланки подлежат уничтожению (например, шредированию или сжиганию), о чем делается соответствующая отметка в акте.

Книга учета движения трудовых книжек

Все испорченные бланки должны быть зафиксированы в Приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. В графе «Расход» указывается количество списанных бланков и реквизиты акта о списании.

Бухгалтерский учет и проводки

Бланки трудовых книжек учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности», так как они находяться на хранении у организации, но не являются ее собственностью (до момента выдачи и оплаты работником).

Проводки при списании испорченных бланков

Если бланк испорчен по вине работника кадровой службы, стоимость испорченного бланка можно взыскать с виновного лица.

• Кт 006 — списание стоимости испорченного бланка с забалансового счета (на основании акта о списании).
• Дт 94 — Кт 73 — отражена сумма ущерба, подлежащая взысканию с виновного лица (если вина установлена).
• Дт 73 — Кт 50 (51) — виновное лицо внесло сумму за испорченный бланк в кассу или на расчетный счет.

Если виновное лицо не установлено или порча произошла не по чьей-то вине (например, типографский брак), стоимость бланка списывается в прочие расходы:

• Кт 006 — списание бланка;
• Дт 91.2 — стоимость бланка включена в прочие расходы организации.

Проводки при утрате (хищении) бланков

В случае выявления недостачи при инвентаризации:

• Кт 006 — списание недостающих бланков;
• Дт 94 — Кт 73 — отражена недостача за счет виновного лица (если оно установлено);
• Дт 91.2 — списание недостачи на финансовый результат (если виновник не найден, что должно быть подтверждено документами правоохранительных органов).

Учет списания в программах 1С

В программах 1С списание бланков строгой отчетности оформляется специальными документами. Для этого используется документ «Акт списания БСО» или «Списание товаров» с указанием склада (ответственного лица) и наименования ТМЦ.

В документе необходимо корректно указать причину списания и счет отнесения затрат (91.02 или 94). После проведения документа программа автоматически формирует проводку по кредиту забалансового счета 006.

Налоговый учет

Стоимость списанных (испорченных или утраченных) бланков трудовых книжек не учитывается в расходах при исчислении налога на прибыль, если ущерб возмещает виновное лицо. Если виновник отсутствует, такие расходы могут быть учтены в составе внереализационных расходов, но только при наличии документального подтверждения (акт полиции о прекращении уголовного дела, акт инвентаризации и приказ руководителя).

Важные выводы

1. Списание трудовых книжек оформляется только Актом о списании, который подписывает комиссия, материально-ответственное лицо, главный бухгалтер и руководитель.
2. Испорченные бланки нельзя просто выбросить — их необходимо физически уничтожить с составлением об этом отметки в акте.
3. Бухгалтерский учет ведется на забалансовом счете 006.
4. При наличии виновного лица (кадровик утерял или испортил бланк), стоимость списанных ТМЦ взыскивается с него, что отражается соответствующими проводками через счет 73 и 94.

Соблюдение этих правил позволит организации избежать претензий со стороны контролирующих органов и обеспечит прозрачность бухгалтерского учета бланков строгой отчетности.