Списание испорченных, повреждённых или ненужных бланков трудовых книжек – важный элемент бухгалтерского и кадрового учёта.
В 2025‑2026 годах в России применяются унифицированные формы актов о списании, которые регламентируются Приказом Минфина № 52н от 30 марта 2015 г. (приложение 1). Ниже приведены основные сведения о правовых основаниях, порядке проведения, необходимых документах и образцах актов.
Что такое списание бланков трудовых книжек?
Списание – это официальное уничтожение бланков трудовых книжек и вкладышей, которые:
- были испорчены при хранении (потеря, порча, загрязнение);
- содержали ошибочные записи, которые невозможно исправить без нарушения целостности документа;
- были выданы, но в дальнейшем признаны недействительными.
После списания бланки уничтожаются в соответствии с требованиями Федерального закона «О бухгалтерском учёте» и Приказа Минфина.
Правовые основания
- Федеральный закон «О бухгалтерском учёте» (ст. 13, 14);
- Приказ Минфина № 52н от 30 марта 2015 г. (приложение 1 к приказу 52);
- Приказ Минфина № 52н от 30 марта 2015 г. (приложение 2 к приказу 52) – форма акта о списании бланков трудовых книжек (№ 0504816).
Порядок проведения списания
Список шагов, которые необходимо выполнить при списании бланков трудовых книжек:
- Создание ликвидационной комиссии – специальный приказ, оформленный на бланке организации, подписанный руководителем и печатой фирмы.
- Инвентаризация – проверка всех выданных трудовых книжек по описи ИНВ‑16.
- Составление акта о списании – в акте фиксируются:
- номер и серия бланка;
- причина списания;
- дата списания;
- способ утилизации (уничтожение, сжигание, разборка);
- подписи членов комиссии.
- Утверждение акта – подпись руководителя и печать организации.
- Утилизация бланков – уничтожение в соответствии с установленными процедурами.
Необходимые документы
- Приказ о создании ликвидационной комиссии;
- Акт о списании бланков (форма № 0504816);
- Копии корешков бланков, квитанций, расписки работников о получении документов;
- Журналы выдачи путевых листов, трудовых книжек, учета БСО;
- Свидетельства о уничтожении (если применимо).
Образцы актов
Ниже приведены примеры заполнения актов, которые можно использовать в качестве шаблонов:
Акт о списании испорченных бланков трудовых книжек (2026 г.)
Акт о списании испорченных бланков трудовых книжек № ____________ от ____________ г. Список испорченных бланков: ⎯ Серия: __________, Номер: __________, Причина: __________. ౼ Серия: __________, Номер: __________, Причина: __________. Способ уничтожения: __________ (уничтожение, сжигание, разборка). Дата списания: ____________. Подписи членов комиссии: ౼ _______________________________ (ФИО, должность) ౼ _______________________________ (ФИО, должность) ౼ _______________________________ (ФИО, должность) Подпись руководителя: _______________________________ (ФИО, должность) Печать организации
Акт об уничтожении бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (2025‑2026 г.)
Акт об уничтожении бланков трудовых книжек и вкладышей к ним № ____________ от ____________ г. Список уничтожаемых бланков: ⎯ Серия: __________, Номер: __________, Причина: __________. ౼ Серия: __________, Номер: __________, Причина: __________. Способ уничтожения: __________ (уничтожение, сжигание, разборка). Дата уничтожения: ____________. Подписи членов комиссии: ⎯ _______________________________ (ФИО, должность) ⎯ _______________________________ (ФИО, должность) ⎯ _______________________________ (ФИО, должность) Подпись руководителя: _______________________________ (ФИО, должность) Печать организации
Практические рекомендации
- Проводите инвентаризацию регулярно – это поможет своевременно выявлять испорченные документы.
- Сохраняйте копии актов в электронном виде (PDF) и храните в архиве организации.
- Убедитесь, что все члены комиссии подписали акт – отсутствие подписи может вызвать проблемы при проверке.
- При уничтожении бланков используйте безопасные методы (сжигание в закрытом помещении, разборка и утилизация в соответствии с ГОСТ).
- Обучайте сотрудников правилам правильного заполнения трудовых книжек, чтобы минимизировать количество испорченных бланков.
Где найти официальные формы?
Официальные формы актов о списании бланков трудовых книжек доступны в следующих источниках:
- КонсультантПлюс – форма № 0504816, а также образцы актов 2025‑2026 г.
- Сайт Минфина РФ – раздел «Бухгалтерский учёт» (доступ к приказу 52н).
- «Моё дело» – бесплатные шаблоны актов, доступные для скачивания.
Списание испорченных бланков трудовых книжек – это обязательный процесс, который обеспечивает корректность кадрового учёта и соблюдение требований законодательства. Следуя установленным процедурам, используя официальные формы и тщательно документируя каждый шаг, вы сможете избежать штрафов и недоразумений при проверке.
Если у вас возникли вопросы по конкретным ситуациям, рекомендуем обратиться к специалисту по бухгалтерскому учёту или к юристу, специализирующемуся на трудовом праве.