Трудовая книжка – один из самых важных документов, подтверждающих трудовой стаж сотрудника. Иногда бланки могут быть повреждены (потеря, порча, испачкание, обрезка страниц). В такой ситуации их нельзя просто «выбросить» – требуется оформить списание и уничтожение согласно действующему законодательству.
Содержание
- Что такое трудовая книжка и её правовой статус
- Причины, по которым трудовая книжка считается испорченной
- Нормативно-правовая база
- Алгоритм списания испорченной трудовой книжки
- Составление акта на списание
- Уничтожение бланков
- Выдача дубликата сотруднику
- Бухгалтерский учет и списание стоимости
- Часто задаваемые вопросы
- Полезные шаблоны и ссылки
Что такое трудовая книжка и её правовой статус
Трудовая книжка – бланк строгой отчетности, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности, стаже, периодах работы, повышении квалификации и т.д. Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 84‑1) и Правилам ведения и хранения трудовых книжек, работодатель обязан вести её в надлежащем виде и обеспечивать её сохранность.
Причины, по которым трудовая книжка считается испорченной
- Физическое повреждение (разрывы, порезы, обрезанные страницы);
- Стирание или неразборчивый почерк;
- Пятна, чернила, краска, вода;
- Сокращение размеров листов (обрезка краёв);
- Сильное изнашивание, когда запись становится нечитаемой.
Если документ в таком состоянии, его нельзя использовать для дальнейшего ведения записей и необходимо списать.
Нормативно-правовая база
Списание и уничтожение испорченных трудовых книжек регулируется следующими актами:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 84‑1, п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек);
- Постановление Правительства РФ № 1085 от «Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения трудовых книжек»;
- Приказ Минтруда России № 1н от «Об утверждении Положения о порядке списания и уничтожения бланков строгой отчетности».
Согласно этим документам, списание должно быть документально оформлено актом, а уничтожение – проведено в присутствии комиссии.
Алгоритм списания испорченной трудовой книжки
Ниже представлена пошаговая инструкция, которую можно адаптировать под внутренние регламенты вашей организации.
- Определение факта порчи – сотрудник или контролер фиксирует, что бланк непригоден к использованию.
- Созыв комиссии – в состав комиссии должно входить не менее трёх членов (например, представитель HR‑отдела, бухгалтер и руководитель подразделения).
- Проведение инвентаризации – фиксируются все испорченные бланки, их количество, серийные номера (если есть) и причины порчи.
- Составление акта на списание (см. раздел 5).
- Утверждение акта – подписи всех членов комиссии и, при необходимости, подпись руководителя организации.
- Уничтожение бланков – производится в присутствии комиссии (см. раздел 6).
- Внесение записи в приходно‑расходную книгу – отражается списание бланков, указывается их стоимость.
- Списание стоимости со счёта – бухгалтерия уменьшает остаток по статье «Запасы бланков строгой отчётности».
- Выдача дубликата сотруднику (если требуется) – оформляется в соответствии с пунктом 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек.
Составление акта на списание
Акт – основной документ, подтверждающий законность списания. Ниже примерный шаблон.
АКТ о списании и уничтожении бланков трудовых книжек г. ____________ «___» ___________ 20__ Мы, нижеподписавшиеся: ______________________ (ФИО, должность) – Председатель комиссии, ______________________ (ФИО, должность) – Член комиссии, ______________________ (ФИО, должность) – Член комиссии, составили настоящий акт о следующем: В результате инвентаризации, проведённой «___» ___________ 20__, выявлено __________ (количество) испорченных бланков трудовых книжек. Причина порчи: _______________________________. Бланки признаны непригодными к использованию и подлежат списанию. Список бланков (серийные номера, количество, стоимость) прилагается (Приложение №1). Бланки уничтожены способом __________________ (шрединг, сжигание) в присутствии комиссии. Стоимость списанных бланков составляет ___________ руб. Подписи: _____________________/ (Председатель) _____________________/ (Член комиссии 1) _____________________/ (Член комиссии 2)
Обязательно приложите к акту приложение с перечнем бланков и фото процесса уничтожения (если это предусмотрено внутренними регламентами).
Уничтожение бланков
Уничтожение должно быть проведено в соответствии с Приказом Минтруда России № 1н. Возможные способы:
- Механическое уничтожение (шредер) – гарантирует невозможность восстановления;
- Сжигание в специально оборудованном месте;
- Химическое разрушение (редко используется).
После уничтожения необходимо:
- Сделать фото/видеозапись процесса;
- Подписать протокол уничтожения (часть акта);
- Внести запись в приходно‑расходную книгу.
Выдача дубликата сотруднику
Если испорченная книжка принадлежит действующему сотруднику, работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки. Процедура:
- Собрать все сведения о предыдущих записях (при наличии копий, выписок из ПФР, справок о стаже).
- Оформить дубликат в соответствии с пунктом 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек.
- Внести запись в дубликат о том, что он заменяет испорченный документ.
- Сотруднику выдается дубликат, а оригинал (исправленный) уничтожается.
Важно: восстановить оригинальную книжку невозможно, даже при наличии заверенной копии, как указано в предоставленной информации.
Бухгалтерский учет и списание стоимости
После уничтожения бланков бухгалтерия должна:
- Внести запись в приходно‑расходную книгу (учет бланков строгой отчетности);
- Списать стоимость бланков со счета «Запасы бланков строгой отчетности» (обычно 08 «Вложения» → 08.02 «Материалы»);
- Отразить в бухгалтерском регистре «Списание материалов» с указанием причины (испортился, уничтожен).
Эти действия позволяют избежать недоразумений при последующей проверке со стороны налоговых и трудовых инспекций.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли использовать испорченный бланк, просто исправив ошибки?
Нет. По правилам бланк строгой отчетности считается непригодным, если он был повреждён физически (разрезан, испачкан, обрезан) или запись в нём стала нечитаемой. В таком случае необходимо списать и заменить документ.
Сколько членов комиссии должно быть?
Минимум – три человека. Один из них обычно является представителем HR‑отдела, второй – бухгалтер, третий – руководитель подразделения или специалист по внутреннему контролю.
Можно ли списать бланк без акта, если он просто «потерян»?
Да, но только в случае подтверждённой утери (например, в результате инвентаризации). Требуется составить акт о списании утраченных бланков и оформить протокол утери.
Какие штрафы могут последовать за несоблюдение порядка списания?
Нарушение требований к ведению бланков строгой отчетности может привести к административной ответственности в виде штрафов для организации (по ст. 5.27 КоАП РФ) и возможных проверок со стороны Трудовой инспекции.
Полезные шаблоны и ссылки
- Шаблон акта на списание трудовых книжек (DOCX)
- Шаблон заявления сотрудника о выдаче дубликата ТК
- Трудовой кодекс РФ (полный текст)
- Правила ведения и хранения трудовых книжек
- Приказ Минтруда РФ № 1н (порядок списания бланков)
Соблюдение описанного алгоритма позволит вашей организации правильно оформить списание испорченных трудовых книжек, избежать штрафов и обеспечить непрерывность кадрового учёта.