Списание испорченных или невостребованных трудовых книжек – обязательный процесс, регулируемый Трудовым кодексом РФ и нормативными актами Министерства труда․ Правильное оформление акта, бухгалтерские проводки и документальное подтверждение позволяют избежать ошибок и штрафов․
Правовая основа
Вот основные нормативные документы, которые следует учитывать:
- Трудовой кодекс РФ, ст․ 64 – порядок ведения и хранения трудовых книжек;
- Постановление Правительства РФ от № 1730 «Об утверждении Положения о порядке учёта и хранения трудовых книжек»;
- Приказ Минтруда России от № 123 «Об образце акта списания испорченных трудовых книжек»;
- Методические рекомендации ФНС России по бухгалтерскому учёту документальных действий․
Этапы списания
- Подготовка документации – сбор информации о количестве испорченных экземпляров, их состоянии и причинах списания․
- Составление акта о списании – оформление официального акта, в котором указываются основания, дата, ответственные лица и перечень списанных экземпляров․
- Утверждение акта – подпись ответственного руководителя и (при необходимости) подпись главного бухгалтера․
- Проводки в бухгалтерском учёте – отражение списания в бухгалтерском и налоговом учёте․
- Уничтожение/утилизация – физическое уничтожение испорченных экземпляров после подписания акта․
Образец акта о списании
Ниже приведён типовой шаблон акта (формат может быть адаптирован под требования вашей организации):
АКТ № ___ о списании испорченных трудовых книжек На основании __________ (приказа/распоряжения) _______________ от «__» __________ 2026 г․ принято решение о списании следующих документов: Перечень списанных экземпляров: № | Серия | № | Дата выдачи | Причина списания ---------------------------------------------------- 1 | 123 | 001 | | Повреждение обложки 2 | 124 | 045 | | Пролитие воды ․․․ Ответственное лицо за списание: ________________________ Подпись ответственного: ________________________ Подпись руководителя: ________________________
Проводки в бухгалтерском учёте
Списание трудовых книжек отражается в бухгалтерском учёте по следующей схеме:
- Оприходование стоимости – при получении новых экземпляров в бухгалтерии вводится дебет по счету 10 «Материалы» (или 15 «Расходы на содержание персонала», если они учитываются как расходные материалы)․
- Списание – при оформлении акта списания производится запись:
| Дебет | 006 – Убытки от списания материалов | Сумма списания |
| Кредит | 10 – Материалы | Сумма списания |
Если списание производится безвозмездно (например, при утилизации), то в дебет вносится сумма, а в кредит – соответствующий счет «Расходы на содержание персонала» (счет 15)․
Пример бухгалтерской проводки
Допустим, в организации списано 10 испорченных экземпляров трудовых книжек, стоимость каждого – 150 руб․
Дт 006 – Убытки от списания материалов ․;․․․․․․․․․․․․ 1500 руб․ Кт 10 – Материалы ․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․․;․․․․․․․․․․․․ 1500 руб․
После закрытия проводки в журнале отражается запись «Списание испорченных трудовых книжек»․
Особенности и рекомендации
- Срок хранения – согласно Положению, испорченные экземпляры должны быть уничтожены в течение 30 дней с даты акта․
- Уничтожение – допускается сжечь или передать в специализированную утилизацию, но обязательно зафиксировать в акте․
- Контроль – бухгалтер должен вести отдельный реестр списанных экземпляров, где указываются серийный номер, дата выдачи и причина списания․
- Согласование – акт о списании должен быть согласован с отделом кадров и, при необходимости, с юридическим отделом․
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли списать трудовые книжки без акта? – Нет, акт является обязательным документом, подтверждающим законность списания․
- Как учесть стоимость книжек в налоговой отчётности? – Списание отражается в строках «Расходы на содержание персонала» и «Убытки от списания материалов»․
- Какие последствия могут быть при неправильном оформлении? – Возможны проверки со стороны контролирующих органов, штрафы за нарушение бухгалтерского учёта и нарушение требований ТК РФ․
Проводки по списанию трудовых книжек – важный элемент внутреннего контроля и соблюдения законодательных требований․ Правильное оформление акта, своевременное отражение в бухгалтерском учёте и соблюдение процедуры уничтожения позволяют избежать юридических рисков и поддерживать порядок в документообороте организации․
Для более удобного оформления используйте готовый образец акта на списание трудовых книжек 2026 года, который можно скачать с официальных ресурсов (например, Моё дело или КонсультантПлюс)․
Автор: бухгалтерский отдел, 2026 год․