Списание испорченных вкладышей в трудовые книжки – обязательный процесс, регулируемый Трудовым кодексом РФ и внутренними нормативными актами организации. Правильное оформление акта, учёт стоимости документов и их уничтожение позволяют избежать юридических рисков и сохранить порядок в кадровой документации.

Правовая основа

Согласно п. 41 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (утверждённому приказом Министерства труда), испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Также в п. 42 Правил указано, что такие документы необходимо утилизировать и зафиксировать в специальной приходно‑расходной книге.

• Приказ Минтруда от № 12 «Об образце акта об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей».
• Кадровая служба и управление персоналом предприятия, 2022, № 12 – образец заполнения акта.
• Внутренний регламент организации (пример – «Акт на списание трудовых книжек», редакция 1 от ).

Нормативные документы, которые следует учитывать

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 65, ст. 66).
2. Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утв. приказом Минтруда № 12‑2020).
3. Внутренние регламенты организации (акты списания, журналы учёта).
4. Формы документов, утверждённые Росстандартом (например, акт списания испорченных бланков).

Какие формы документов используются

Для оформления списания используются следующие формы:

• Акт о списании и уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей – основной документ, в котором фиксируется количество, причина списания и способ утилизации.
• Приходно‑расходная книга – ведётся для учёта стоимости уничтоженных бланков.
• Журнал учёта трудовых книжек и вкладышей – позволяет отследить, какие вкладыши выданы конкретным работникам.

Все формы можно скачать в открытом доступе:

• Образец акта списания испорченных бланков (2026 год).
• Бланк акта списания трудовых книжек (2025‑2026 год).

Пошаговая процедура списания

1. Подготовка документации
   • Соберите все испорченные вкладыши, которые подлежат утилизации.
   • Установите причины их испорченности (некорректные записи, повреждения, ошибки в оформлении).
2. Составление акта
   • В акте указываются:
     • Наименование организации.
     • Номер и дата акта.
     • Список испорченных вкладышей (номер, серия, номер работника).
     • Причина списания.
     • Сумма стоимости уничтоженных бланков.
     • Сведения о месте утилизации (на территории предприятия или в специализированной службе).
   • Акт подписывается:
     • Специалистом по кадрам.
     • Руководителем организации (или уполномоченным лицом).
     • При необходимости – печатью организации.
3. Учёт стоимости
   • В приходно‑расходной книге в соответствующей строке отражается вычет стоимости уничтоженных бланков.
   • Сумма списания уменьшает расходы на материалы, использованные при оформлении трудовых книжек.
4. Утилизация
   • Документы уничтожаются на территории предприятия (при наличии shredder‑а) или передаются в специализированную службу утилизации.
   • После уничтожения в акте указывается фактическое место и способ утилизации.
5. Закрытие процесса
   • В журнале учёта вносится отметка о списании.
   • Копия акта хранится в кадровом деле в течение 5 лет.

Пример заполнения акта (2026 год)

АКТ О СПИСАНИИ И УНИЧТОЖЕНИИ ИСПОРЧЕННЫХ БЛАНКОВ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДЫШЕЙ В НЕЙ

Наименование организации: ________________________
Дата акта: «__» __________ 2026 г.
Номер акта: _____________
Причина списания: испорченность бланков (повреждения, ошибки в записи).
Список испорченных вкладышей:
 № п/п | ФИО работника | Номер вкладыша | Серия | Причина
 -----------------------------------------------------------
 1 | Иванов И.И. | 0012345 | А-12 | Повреждён край
 2 | Петрова П.П. | 0012346 | А-12 | Неправильная запись
 ...
Общая количество: _____ шт.
Стоимость одного вкладыша: ____ руб.
Общая стоимость: ______ руб.
Способ утилизации: уничтожение в shredder‑е на территории предприятия.
Подпись ответственного за списание: ______________________
Подпись руководителя: ______________________
Печать организации (при наличии): ______________________

Особенности уничтожения

Для уничтожения испорченных вкладышей применяются следующие методы:

• Шредер – механический способ, позволяющий полностью уничтожить бумагу.
• Сжигание в специальных печах (если это предусмотрено внутренними нормами).
• Переработка в специализированных утилизационных центрах.

Важно после уничтожения зафиксировать в акте фактическое место и способ утилизации, а также вычесть стоимость уничтоженных бланков из бухгалтерского учета.

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли хранить испорченные вкладыши в архиве? Нет. По закону они должны быть утилизированы с составлением акта.
2. Нужно ли оформлять акт, если испорчен только один вкладыш? Да, даже один поврежденный бланк подлежит списанию и оформлению акта.
3. Как отразить списание в бухгалтерском учете? В приходно‑расходной книге в строке «Расходы на материалы» делается запись о вычете стоимости уничтоженных вкладышей.
4. Кто подписывает акт? Специалист по кадрам и руководитель организации (или уполномоченное лицо). При необходимости – печать организации;
5. Можно ли использовать электронный акт? Да, при условии соблюдения всех формальных требований (подписи, печать, реквизиты).

Рекомендации для кадровой службы

• Регулярно проверяйте состояние вкладышей в трудовых книжках (не реже 1 раза в квартал).
• Ведите журнал учёта трудовых книжек и вкладышей, где фиксируются даты выдачи, номер вкладыша и ФИО работника.
• Сохраняйте копии всех акта списания в кадровом деле минимум 5 лет.
• При возникновении вопросов обращайтесь в юридический отдел или в консалтинговую службу (например, КонсультантПлюс).

Списание испорченных вкладышей в трудовые книжки – обязательный и регулируемый процесс. Правильное оформление акта, учёт стоимости и своевременная утилизация позволяют соблюсти требования трудового законодательства, избежать штрафов и сохранить порядок в кадровой документации. Используйте предоставленные образцы и следуйте пошаговой инструкции, чтобы выполнить процедуру качественно и без рисков.

Обновлено: , 09:42 (по московскому времени)