В 2026 году процедура списания новых трудовых книжек стала обязательной для всех организаций‚ которые оформляют трудовые отношения с работниками. Правильное оформление документа гарантирует юридическую защиту компании и удобство для сотрудников.
Что такое трудовая клятка и зачем её списывают?
Трудовая клятка (или трудовая книжка) — это официальный документ‚ в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности сотрудника: места работы‚ периоды занятости‚ должности‚ условия работы и др. Списание новой клятки необходимо при:
- изменении формы трудового договора;
- переходе сотрудника в новую организацию;
- обновлении требований законодательства;
- истечении срока действия старой клятки (обычно каждые 5‑7 лет).
Нормативные акты‚ регулирующие списание
В России процедура оформления и списания трудовых кляток регулируется:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 65‑67).
- Постановление Правительства РФ № 1035 от «Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения трудовых книжек».
- Федеральный закон «О персональных данных» (при необходимости обработки данных из клятки).
Все изменения в законодательстве следует учитывать при оформлении новых кляток.
Пошаговая инструкция по списанию
Подготовка документа
Для списания используется образец новой трудовой клятки‚ утвержденный Министерством труда и социальной защиты. Основные разделы:
- Персональные данные сотрудника;
- Сведения о месте работы (наименование‚ адрес‚ ИНН);
- Должность и условие труда;
- Сведения о продолжительности работы;
- Подпись сотрудника и руководителя.
Согласование с отделом кадров
После заполнения формы документ проверяется на соответствие:
- Требованиям трудового законодательства;
- Внутренним нормативным актам организации;
- Спискам уже существующих кляток (для исключения дублирования).
Официальное списание
Списание оформляется в акте списания. Пример оформления:
АКТ № ___ о списании новой трудовой клятки от «___» __________ 2026 г.
В акте указываются:
- Номер и дата выдачи старой клятки;
- Номер и дата выдачи новой клятки;
- Причины замены (по требованию закона‚ окончание срока действия и т.д.).
Внесение данных в кадровую систему
После подписания акта новая клятка заносится в:
- Электронную базу кадрового учета;
- Личные дело сотрудника;
- Архив (при необходимости).
Частые ошибки и как их избежать
- Неправильный формат даты. Убедитесь‚ что даты записаны в виде «дд.мм.гггг».
- Отсутствие подписи сотрудника. Без подписи документ не считается действительным.
- Неучёт изменений в законодательстве. Регулярно проверяйте обновления Трудового кодекса.
- Дублирование номеров кляток. Ведите журнал учета‚ где фиксируется номер каждой новой клятки.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли использовать старую форму клятки‚ если она уже устарела? Нет‚ после вступления в силу новых требований необходимо переоформить документ в соответствии с актуальными нормами.
- Сколько времени занимает процесс списания? При правильной организации – от 1 до 3 рабочих дней.
- Нужно ли хранить старую клятку после выдачи новой? Да‚ её следует архивировать в течение 3 лет с даты увольнения сотрудника.
- Можно ли оформить клятку в электронном виде? На сегодняшний день электронные клятки допускаются только в случае‚ если работник согласен и у организации есть соответствующее программное обеспечение.
Списание новых трудовых книжек – это важный процесс‚ требующий внимательного подхода к деталям и соблюдения нормативных требований. Правильное оформление и своевременное внесение данных в кадровую систему позволяют избежать юридических рисков и обеспечить прозрачность отношений с сотрудниками.
Если у вашей организации возникнут сложности с оформлением кляток‚ рекомендуется обратиться к специалисту по кадровому праву или воспользоваться проверенными юридическими сервисами‚ которые помогут подготовить всю необходимую документацию.