Трудовая книжка – важный документ, фиксирующий трудовую деятельность сотрудника. При приеме нового работника необходимо правильно оформить трудовую книжку и, при необходимости, произвести списание старой. В данной статье мы подробно рассмотрим процесс списания трудовой книжки при выдаче ее новому сотруднику, а также важные нюансы и требования законодательства.

Что такое трудовая книжка и ее виды

Трудовая книжка – это документ, который содержит сведения о трудовой деятельности и стаже работника. В настоящее время существуют два основных вида трудовых книжек:

• Бумажная трудовая книжка: Традиционный вариант, оформляется в бумажном виде.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК): Ведется в электронном виде и доступна через портал Госуслуг или другие специализированные сервисы.

Когда происходит списание трудовой книжки?

Списание трудовой книжки происходит в следующих случаях:

• При приеме на работу нового сотрудника: Если у сотрудника ранее была бумажная трудовая книжка, и он отказывается от ее ведения, то старая трудовая книжка списывается.
• При увольнении сотрудника: При увольнении сотрудника трудовая книжка оформляется с записью об увольнении и сносится.

Процесс списания трудовой книжки при приеме нового сотрудника

Процесс списания трудовой книжки при приеме нового сотрудника включает в себя следующие шаги:

Получение заявления от сотрудника: Необходимо получить от сотрудника письменное заявление об отказе от ведения бумажной трудовой книжки и согласии на ведение ЭТК. В заявлении указывается, что сотрудник отказывается от бумажной трудовой книжки и согласен на ведение трудовой деятельности в электронном виде;
Проверка предыдущей трудовой книжки: Важно убедиться, что у сотрудника действительно была бумажная трудовая книжка.
Оформление записи в трудовой книжке: В трудовой книжке нового сотрудника в графе 2 (дата выдачи) указывается дата выдачи трудовой книжки (дата приема на работу).
Заполнение раздела «Причина списания»: В трудовой книжке в графе 5 (причина списания) необходимо указать причину списания трудовой книжки, а именно: «отказ от ведения бумажной трудовой книжки в пользу электронного формата».
Подпись сотрудника и работодателя: Трудовая книжка подписывается сотрудником и работодателем;
Передача трудовой книжки сотруднику: Трудовая книжка передается сотруднику для хранения.

Важные моменты и нюансы

• Сроки: Списание трудовой книжки происходит в день приема сотрудника на работу.
• Согласие сотрудника: Списание трудовой книжки возможно только с письменного согласия сотрудника.
• Электронная трудовая книжка: Если сотрудник согласен на ведение ЭТК, работодатель обязан зарегистрировать информацию о трудовой деятельности сотрудника в ЭТК.
• Отсутствие бумажной трудовой книжки: Если у сотрудника никогда не было бумажной трудовой книжки, то списание не требуется.
• Переход с бумажной трудовой книжки на ЭТК: Если сотрудник ранее вел бумажную трудовую книжку, но теперь переходит на ЭТК, то необходимо оформить запись в трудовой книжке о переходе на электронный формат.
• Сохранение информации: Работодатель обязан хранить информацию о трудовой деятельности сотрудника в течение 50 лет.

Особенности работы с ЭТК

• Подача сведений в СФР: Работодатель обязан оперативно (не позднее следующего рабочего дня) сообщить в Социальный фонд России (СФР) о приеме нового сотрудника и его согласии на ведение ЭТК.
• Выдача выписки: Сотрудник имеет право запросить выписку из ЭТК. Работодатель обязан предоставить выписку в течение 3 рабочих дней.
• Представление информации при приеме на работу: При приеме на работу сотрудник может представить информацию о своей трудовой деятельности в распечатанном виде или в виде электронной формы СТД-ПФР с цифровой подписью.

Документы, необходимые для списания трудовой книжки

• Заявление сотрудника об отказе от ведения бумажной трудовой книжки и согласии на ведение ЭТК.
• Трудовая книжка сотрудника (если она есть).
• Документ, подтверждающий личность сотрудника (паспорт).

Списание трудовой книжки при приеме нового сотрудника – важный этап оформления трудовых отношений. Соблюдение всех требований законодательства и правильное оформление документов позволит избежать проблем в будущем. В случае возникновения вопросов рекомендуется обратиться к специалистам в области кадрового делопроизводства.

Отказ от ответственности: Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. Для получения квалифицированной юридической помощи рекомендуется обратиться к юристу.