Списание трудовой книжки (вкладки) – одна из типовых операций бухгалтерского учета, регулируемая Трудовым кодексом РФ, Приказом Минтруда России и Приказом Министерства финансов. Правильное оформление процесса позволяет избежать ошибок при контроле со стороны инспекторов Роструда и ФНС. Ниже – пошаговое руководство, основанное на актуальных нормативных актах и практических рекомендациях.

Нормативная база

Для понимания, как правильно списать трудовые книжки, необходимо знать основные документы:

• Письмо Минтруда России от N 03-07-09/52577 о выписке в 1‑м экземпляре СФ и регистрации в книге продаж.
• Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 г. 320н «Об утверждении Положения о бухгалтерском учёте трудовых книжек».
• Положение ФНС России о бухгалтерском учёте расходов на приобретение бланков.
• Советы 1С по работе с программами учёта.

Ключевые положения

1. Трудовую книжку (вкладку) можно списать только после её полной реализации (выдачи) или в случае утраты, порчи, кражи.
2. Списание производится на основании основания (приказ, приказ о расторжении труда, акт утилизации и т.п.).
3. В бухгалтерии расходы на приобретение бланков включаются в прочие расходы (счет 91 «Прочие расходы»).
4. Вести книгу учёта движения и книгу по учету бланков необходимо на бумажном носителе (по требованию инспекторов).

Основания для списания

Списание может быть инициировано по следующим причинам:

• Утеря оригинального документа сотрудником.
• Порча (размокание, рваность, испорченный штрих‑код).
• Кража из архивного помещения.
• Перевод сотрудника в другой орган с требованием предоставить оригинал.
• Законное уничтожение после истечения срока хранения (5 лет после увольнения).

Пошаговая процедура списания

Подготовка документального оформления

1. Сформировать приказ о списании (формат 1‑го или 2‑го типа). В тексте указываются:
   • номер и дата приказа;
   • ФИО сотрудника;
   • причина списания (утрата, порча и т.д.);
   • номер и дата выдачи оригинала;
   • ссылка на нормативный акт.
2. Сделать акт утилизации (формат 1‑го типа) – фиксирует количество утилизированных экземпляров.
3. Обновить книгу учёта движения – в соответствующей колонке отразить дату списания, номер приказа, причину.

Учёт в бухгалтерии

После получения приказа и акта утилизации бухгалтер производит бухгалтерскую запись:

• Дебет счета 91 «Прочие расходы» – сумма расходов на приобретение бланков, подлежащих утилизации.
• Кредит счета 60 «Расчеты с работниками» (если списание связано с выдачей нового экземпляра) или счет 99 «Прочие доходы и расходы» (если утилизация не влечёт финансовой нагрузки).

Пример записки:

Дт 91 – 150 руб. (затраты на 1 экземпляр)
Кт 60 – 150 руб. (списание стоимости бланка)

Обновление регистров

В программе 1С (или иной бухгалтерской системе) необходимо:

1. Ввести новый документ «Списать трудовые книжки» с указанием количества, причины и основания.
2. Синхронизировать данные с книгой учёта бланков (отдельный реквизит – «Количество на складе»);
3. Сформировать отчет по утилизации для последующего предоставления в инспекцию.

Особенности учёта электронных трудовых книжек

Если сотрудник оформлен на электронную трудovую книжку, её учёт отличается:

• В журнале по учету движения не требуется отражать выдачу электронного документа.
• Электронный экземпляр не подлежит физическому списанию – он хранится в информационной системе.
• При утере электронного документа необходимо оформить акт восстановления и передать данные в отдел кадров.

Частые ошибки и как их избежать

1. Отсутствие основания – без приказа или акта утилизации списание не считается законным.
2. Неправильный учет стоимости – расходы на бланки включаются только в прочие расходы, а не в себестоимость.
3. Недостаточное оформление акта утилизации – акт должен быть подписан руководителем и бухгалтером.
4. Несоблюдение сроков – утилизацию следует проводить в течение 30 дней после выявления причины.

Пример полного цикла списания

Допустим, в организации в марте 2026 г. у сотрудника Ивана Петрова утерялась трудовая книжка. Последствия:

1. Подготовлен приказ № 150‑О «О списании утраченной трудовой книжки И.П; Петрова».
2. Сформирован акт утилизации – 1 экземпляр.
3. В бухгалтерии произведена запись:
   • Дт 91 – 150 руб.
   • Кт 60 – 150 руб.
4. Обновлена книга учёта движения: – списание, основание – Приказ № 150‑О.
5. Сформирован отчёт для Роструда и ФНС.

Списание трудовых книжек – процедура, требующая строгого соблюдения нормативных требований и правильного бухгалтерского оформления. При правильном документообороте, учёте в специальных книгах и корректной бухгалтерской записи organization может:

• Избежать штрафов и замечаний инспекторов.
• Сохранить прозрачность расходов на приобретение бланков.
• Обеспечить своевременное обновление кадровых данных.

Для автоматизации всех этапов рекомендуется использовать программные решения 1С, которые позволяют вести книгу учёта движения, книгу по учету бланков и формировать необходимые отчёты в один клик.

Помните: любой акт утилизации и каждый бухгалтерский запись должны быть подкреплены официальными документами. Только так списание будет признано законным и пройдёт проверку со стороны контролирующих органов.