Списание выданных, но испорченных, утерянных или невостребованных трудовых книжек – обязательная процедура, предусмотренная Трудовым кодексом РФ и нормативными актами Минтруда. Оформление списания требует составления акта о списании трудовых книжек. В статье подробно рассматриваются:
- какой документ нужен для списания;
- какие сведения обязательно должны быть указаны в акте;
- кто отвечает за его подготовку и подпись;
- какие правовые нормы регулируют процесс;
- образец заполнения акта.
Правовая база
Основные нормативные документы, регламентирующие списание трудовых книжек:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 61, 62) – обязанность работодателя вести и хранить трудовые книжки.
- Приказ Минтруда России № 320н от г. «Об организации учета и хранения трудовых книжек» – порядок ведения реестра и инвентаризации.
- Постановление Правительства РФ от № 1655 «Об утверждении формы бланка трудовой книжки» – требования к оформлению и уничтожению бланков.
- Методические рекомендации КонсультантПлюс (2026) – образцы актов, формы и порядок их заполнения.
Кто отвечает за оформление акта?
Ответственным за хранение и учет трудовых книжек в организации обычно назначается операционный персонал (операционный сотрудник, специалист по кадровому делопроизводству). Именно он:
- проводит инвентаризацию трудовых книжек;
- выявляет испорченные, утерянные или невостребованные экземпляры;
- составляет акт о списании;
- обеспечивает печать и подписи руководителя.
Каким документом оформить списание?
Для списания используется «Акт о списании трудовых книжек и вкладышей к ним». Формального образца, установленного государством, нет, однако в акте обязательно должны присутствовать следующие реквизиты (по данным КонсультантПлюс 2026 и юридической школы Нижневартовск):
| Пункт | Содержание |
|---|---|
| Наименование организации | Полное официальное название, ИНН, ОГРН |
| Дата составления акта | ДД.ММ.ГГГГ |
| Основание списания | например: «испорченные при хранении», «невостребованные в течение 5 лет», «переход на электронные трудовые книжки» |
| Перечень списываемых документов | Серия, номер, количество, состояние (повреждено, утеряно и т.п.) |
| Стоимость формуляров (если требуется) | Указывается в рублях, графа «Стоимость» |
| Подписи ответственных лиц | Ответственный за хранение (операционный персонал) и руководитель (директор/генеральный директор) |
| Печать организации | Обязательно ставится печать в нижней части акта |
Пошаговая инструкция по оформлению акта
- Провести инвентаризацию. Сравнить реестр трудовых книжек с фактическим наличием в архиве.
- Определить причины списания. Оценить состояние каждой книги (разрушена, испачкана, утеряна, не востребована более 5 лет).
- Собрать необходимые данные. Выписать серию, номер, количество и, при необходимости, стоимость бланков.
- Заполнить акт. Использовать шаблон (см. ниже) и внести все обязательные реквизиты.
- Подписать и заверить печатью. Подписи ставятся ответственного за хранение и руководителя организации.
- Уничтожить списанные книги; Уничтожение производится в соответствии с правилами утилизации конфиденциальных документов (перетирание, сжигание, шрединг).
- Сохранить акт в архиве. Оригинал хранится в отделе кадров, копия – в бухгалтерии (для учета расходов).
Образец акта о списании трудовых книжек
Ниже приведён типовой шаблон, который можно скопировать в Word или Google Docs и адаптировать под конкретную организацию.
АКТ О СПИСАНИИ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДЫШЕЙ К НИМ
г. ____________ «____» ___________ 2026 г.
Наименование организации: _______________________________________________
ИНН: ______________________ ОГРН: ______________________
Основание списания: _________________________________________________
(например: «Испорченные при хранении», «Невостребованные более 5 лет», «Переход на электронные трудовые книжки»)
Перечень списываемых документов:
| № | Серия | Номер | Кол-во | Состояние | Стоимость (руб.) |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ТК | 001-000123 | 1 | Разорвана | 0,00 |
| 2 | ТК | 001-000124 | 1 | Покрыта пятнами | 0,00 |
Общая стоимость списанных формуляров: ________ руб.
Ответственный за хранение (операционный персонал): ______________________
Подпись: ______________________ Дата: «____» ___________ 2026 г.
Руководитель организации: _______________________________________________
Подпись: ______________________ Дата: «____» ___________ 2026 г.
Печать организации: ______________________
Настоящий акт составлен в двух экземплярах, один из которых хранится в отделе кадров, второй – в бухгалтерии.
Особенности списания при переходе на электронные трудовые книжки
С 2025‑2026 гг. многие организации переводят учёт трудового стажа в электронный формат. При этом списание бумажных трудовых книжек оформляется тем же актом, но в пункте 2 указывается причина «переход на электронные трудовые книжки». Кроме того, необходимо:
- Сформировать акт о передаче данных в электронный реестр (отдельный документ).
- Сохранить оригиналы списанных книг в течение 5 лет в архиве (по требованию проверяющих органов) или уничтожить их сразу, если подтверждена их полная электронная замена.
Часто задаваемые вопросы
Какой срок хранения акта о списании?
Согласно Приказу Минтруда № 320н, документы, связанные с трудовыми книжками, хранятся не менее 5 лет после их уничтожения.
Можно ли использовать готовый шаблон из интернета?
Да, шаблоны (например, из КонсультантПлюс, «Моё дело» или юридических школ) допустимы, но их необходимо адаптировать под конкретную организацию и убедиться, что в акте присутствуют все обязательные реквизиты.
Нужна ли согласованность с профсоюзом?
Согласование не требуется, если списание производится в рамках обычной инвентаризации. При массовом списании (например, в связи с переходом на электронные книги) рекомендуется проинформировать профсоюзный орган.
Оформление списания трудовых книжек – простая, но строго регламентированная процедура. Ключевым документом является акт о списании трудовых книжек, который должен содержать полную информацию о списываемых экземплярах, основаниях их уничтожения, подписи ответственных лиц и печать организации. Соблюдение требований законодательства и правильное ведение реестра позволяют избежать штрафов и проблем при проверках.
При необходимости вы можете скачать готовый шаблон акта из открытых источников (КонсультантПлюс, «Моё дело», юридические школы) и адаптировать его под свою компанию.
Дата публикации: