Списание трудовых книжек – процедура‚ регулируемая Трудовым кодексом РФ и нормативными актами Министерства труда. Правильное оформление документа гарантирует юридическую защиту работодателя и сохранность кадровой документации. Ниже подробно описаны все необходимые шаги‚ формы и требования к акту списания.

Нормативно‑правовая база

Основные ссылки‚ которые следует учитывать при оформлении:

• ТК РФ‚ ст. 66 – порядок ведения‚ хранения и списания трудовых книжек.
• Постановление Правительства РФ от  № 1035 «Об утверждении правил учета и хранения кадровых документов».
• КонсультантПлюс – актуальная практика и образцы документов.

Ключевые положения ст. 66 ТК РФ

Трудовая книжка является основным документом‚ подтверждающим трудовое правоотношение. Её оформление‚ заполнение и списание регулируются строгими требованиями:

1. Только оригинальный бланк‚ имеющий номер и серию‚ может быть использован.
2. При списании необходимо оформить акт о списании‚ подписанный уполномоченными лицами.
3. Списание может происходить в связи с:
• исправлением ошибок (некорректные данные‚ опечатки);
• износом‚ порчей или утерей;
• переходом на электронный формат;
• другими законными основаниями.

Кто отвечает за оформление списания

Ответственное лицо – оперсонал‚ отвечающий за ведение и хранение кадровых документов. Обычно это:

• Заведующий отделом кадров;
• Старший бухгалтер (при оформлении в 1С);
• Составленная специальная комиссия (включая представителя профсоюза‚ если он есть).

Роль комиссии

Комиссия проводит:

1. Инвентаризацию всех имеющихся трудовых книжек.
2. Подтверждение необходимости их списания (повреждение‚ утеря‚ переход на электронный документ).
3. Наблюдение за физическим уничтожением или передачей документов.

Форма акта списания

Акт о списании не имеет строгого образца‚ однако обязательные элементы перечислены в практике:

• Наименование организации и подразделения;
• Номер и дата акта;
• Список списываемых трудовых книжек (серия‚ номер‚ ФИО владельца‚ дата выдачи);
• Основание списания (повар‚ утеря‚ переход на электронный формат и т.д.);
• Подписи ответственных лиц и печать организации.

Пример структуры акта

АКТ О СПИСАНИИ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК
№ ___ от "____" _______ 2026 г.

На основании ___________ (приказа‚ заявления работника‚ решения комиссии) списки трудовых книжек‚ указанные ниже‚ признаются непригодными к further использованию.
Перечень списываемых документов:
 1) Трудовая книжка № 123456‚ серия 78-01‚ ФИО: Иванов И.И.‚ выдана .
 2) Трудовая книжка № 234567‚ серия 78-02‚ ФИО: Петрова П.П.‚ выдана .
 ... (при необходимости перечислить все).
Причина списания: ________________________________________________.
Подписи:
 ___________________/Иванов И.И. (Заведующий отделом кадров)
 ___________________/Петрова А.А. (Старший бухгалтер)
Печать организации.

Как правильно оформить акт в 1С (или иных бухгалтерских системах)

Для бухгалтеров важно правильно отразить списание в учетной системе‚ чтобы избежать ошибок при расчете НДС и других налогов.

1. Создайте документ «Реализация товаров и услуг» с счетом 73.03 (учет трудовых книжек как основных средств).
2. Укажите субконто «Работники»‚ чтобы система автоматически подтянула ФИО списываемого сотрудника.
3. В поле «Примечание» введите номер и дату акта списания.
4. После подтверждения акта выполните проведение проводки:
   • Дебет 73.03 – Сумма списания;
   • Кредит 91.02 – Выручка от списания (если учитывается как доход).

Если в вашей конфигурации нет готовой формы‚ используйте пользовательскую форму «Акт списания»‚ привязанную к документу «Управление документами».

Списание в связи с переходом на электронные трудовые книжки

С 2024 года многие организации переходят на электронный формат хранения трудовых книжек. При этом необходимо:

• Оформить акт о переходе на электронный документ‚ подписанный всеми участниками комиссии.
• В акте указать‚ какие оригиналы будут уничтожены‚ а какие – сохранены в архиве.
• После уничтожения оригиналов оформить акт об уничтожении (образец доступен в приложении к настоящей статье).

Образец акта об уничтожении

АКТ ОБ УНИЧТОЖЕНИИ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДЫШЕЙ
№ ___ от "____" _______ 2026 г.

Мы‚ нижеподписавшиеся‚ подтверждаем‚ что трудовые книжки‚ указанные в приложении‚ были уничтожены в соответствии с требованиями ТК РФ и Положения о хранении кадровых документов.

Подписи:
___________________ / ФИО‚ должность
___________________ / ФИО‚ должность
Печать организации.

Практические рекомендации

Для успешного и безошибочного оформления списания следуйте этим рекомендациям:

1. Заведите журнал учёта трудовых книжек – в него фиксируйте номер‚ серию‚ дату выдачи и статус каждой книги.
2. Сохраняйте копии всех актов в архиве не менее 5 лет.
3. При возникновении вопросов обращайтесь в КонсультантПлюс или в юридический отдел организации.
4. Регулярно проводите внутренний аудит хранения кадровой документации.

Оформление акта списания трудовых книжек – обязательный‚ но в то же время гибкий процесс. Главное – соблюдать требования ТК РФ‚ правильно оформить документ‚ заверить его подписями и печатью‚ а также правильно отразить в бухгалтерском учёте. При правильном подходе списание будет проходить без рисков для компании и сохранит всю необходимую кадровую документальную цепочку.

Если понадобится готовый образец акта‚ его можно скачать в приложении к настоящей статье или в разделе «Образцы документов» нашего портала.