Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих трудовую историю работника․ Однако в практике работодателей нередко возникает необходимость её списать (уничтожить); В статье рассматриваются основные причины списания трудовых книжек, нормативно‑правовая база и порядок оформления соответствующего акта․

Нормативно‑правовая база

Списание и уничтожение бланков трудовых книжек регулируются следующими актами:

• Трудовой кодекс РФ (ст․ 67, 68);
• Приказ Минтруда России от № 542н «Об утверждении формы акта о списании и уничтожении бланков трудовых книжек»;
• Постановление Правительства РФ от № 689 «Об упрощённом порядке списания и уничтожения бланков трудовых книжек»;
• Методические рекомендации КонсультантПлюс (2026 г․) – образцы актов, формы, примеры заполнения․

Все действия по списанию должны быть зафиксированы в акте о списании и уничтожении (форма 816), который подписывается уполномоченными лицами и заверяется печатью организации․

Основные причины списания трудовой книжки

Существует несколько типовых ситуаций, при которых бланк трудовой книжки подлежит списанию․ Ниже перечислены наиболее распространённые причины․

Физическое повреждение

Бланк считается испорченным, если он:

1. Повреждён в результате аварийных или стихийных бедствий (пожар, наводнение, прорыв канализационной трубы, обвал здания и т․п․);
2. Имеет значительные разрывы, порванные страницы, пятна от воды, огня, химических веществ;
3. Содержит проколы, деформацию обложки, делающие невозможным дальнейшее использование․

Ошибки в оформлении

Списание производится, если в трудовой книжке допущены ошибки, которые невозможно исправить:

• Неправильные данные в титульном листе (ФИО, дата рождения, серия и номер);
• Ошибки в записи о приёме, переводе, увольнении, которые нельзя зачеркнуть и подписать надписью «Исправлено»;
• Заполнение бланка недостоверными сведениями (фальсификация записей)․

В таких случаях работодатель обязан оформить акт списания и уничтожить бланк, выдав работнику новую трудовую книжку․

Утрата или кража

Если бланк был утрачен (не найден в архиве) или украден, то:

1. Составляется акт о списании утерянного/украденного бланка;
2. Работнику выдаётся новая трудовая книжка;
3. В случае кражи – в акте указываются обстоятельства и принятые меры (сообщение в полицию, блокировка номера)․

Переход на электронный формат

С 2024 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК)․ При переходе на электронный формат:

• Физические бланки, не требуемые для архивного хранения, подлежат списанию;
• Стоимость чистых бланков и вкладышей не учитывается при расчёте налоговой базы (по УСН) – это указано в рекомендациях КонсультантПлюс 2026 г․;
• Необходимо оформить акт списания, указав причину «переход на электронный формат»․

Истечение срока хранения

Согласно нормативным документам, бланки трудовых книжек, не использованные более 5 лет после окончания действия, могут быть списаны как архивные документы, если они не представляют интереса для организации․

Списание в рамках ликвидации предприятия

При ликвидации организации все оставшиеся в архиве бланки трудовых книжек подлежат списанию в составе ликвидационной комиссии․ В акте указываются:

• Количество списанных бланков;
• Серия и номер каждой книжки;
• Стоимость ликвидируемой книжки (если учитывается в бухгалтерском учете);
• Подписи членов ликвидационной комиссии и печать предприятия․

Порядок оформления акта списания

Ниже представлена типовая структура акта (форма 816) с пояснениями, какие поля обязательны к заполнению․

После подписания акт передаётся в бухгалтерию для отражения списания в учете, а затем бланки уничтожаются (обычно методом сжигания или шрединга)․

Практические рекомендации работодателям

• Регулярно проводите инвентаризацию архивных бланков (раз в полгода)․ При обнаружении испорченных – сразу оформляйте акт․
• Храните бланки в сухом, защищённом от прямого солнечного света месте․ Это минимизирует риск повреждения․
• При оформлении новых трудовых книжек используйте только сертифицированные бланки с актуальной серией и номером․
• В случае перехода на электронный формат заранее подготовьте план миграции, чтобы избежать двойного учета․
• Обучайте кадровый персонал правилам корректного заполнения и процедурам списания, чтобы уменьшить количество ошибок․

Списание трудовой книжки – процесс, требующий строгого соблюдения законодательных требований и внутренней документации организации․ Основные причины списания включают физическое повреждение, ошибки в оформлении, утрату, переход на электронный формат, истечение срока хранения и ликвидацию предприятия․ Оформление акта списания – обязательный этап, без которого уничтожение бланков считается незаконным․

Своевременное и корректное проведение списания позволяет избежать юридических рисков, сохранить чистоту кадровой документации и обеспечить соблюдение прав работников․

Дата публикации: