Ведение трудовых книжек, одна из ключевых обязанностей кадровой службы и бухгалтерии в любой организации․ Списания трудовых книжек — это не просто формальность‚ а строго регламентированная процедура‚ требующая соблюдения законодательства‚ документального оформления и ответственного подхода․ Особенно актуально это становится в условиях перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК) и при порче‚ утрате или невостребованности бумажных бланков․

Важно помнить: списание трудовой книжки — это не уничтожение документа о трудовом стаже работника‚ а официальное прекращение его использования в качестве оригинала с последующим оформлением дубликата․ Ни в коем случае нельзя просто выбрасывать или уничтожать трудовую книжку без оформления соответствующих документов․

Когда требуется списание трудовой книжки?

Списание трудовой книжки (или её бланка) производится в следующих случаях:

• Порча бланка (промокание‚ разрыв‚ выцветание‚ нечитаемость записей);
• Ошибки при заполнении‚ которые невозможно исправить (например‚ неправильная запись о приеме/увольнении);
• Невостребованность трудовой книжки работником после увольнения (срок хранения — 75 лет‚ но если работник не явился за ней в течение 3 лет‚ её можно списать с оформлением акта);
• Утрата трудовой книжки (при условии‚ что работник не может её восстановить);
• Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), списание остатков неиспользованных бумажных бланков;
• Испорченный при хранении бланк (например‚ из-за сырости‚ пожара‚ затопления)․

Правовые основания списания

Процедура списания трудовых книжек регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс РФ — ст․ 66‚ 68‚ 69 (обязанности работодателя по ведению и хранению трудовых книжек);
• Постановление Правительства РФ от № 225 — «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек»;
• Приказ Минтруда России от № 69 — «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»;
• Федеральный закон № 342-ФЗ от — о введении электронных трудовых книжек;
• ФЗ-152 «О персональных данных» — при уничтожении документов‚ содержащих персональные данные‚ требуется соблюдение требований по защите информации․

Пошаговая процедура списания трудовой книжки

Шаг 1: Выявление причины списания

Кадровый работник или ответственное лицо фиксирует факт порчи‚ утраты или невостребованности трудовой книжки․ Документ должен быть признан непригодным к дальнейшему использованию․

Шаг 2: Назначение комиссии

Руководитель организации издаёт приказ о создании комиссии по списанию․ В состав комиссии входят:

• Представитель кадровой службы;
• Представитель бухгалтерии;
• Представитель службы охраны труда или административно-хозяйственного отдела;
• Иногда — представитель юридического отдела․

Образец приказа:

ПРИКАЗ
№ ___ от «___» __________ 2026 г․
О создании комиссии по списанию испорченных бланков трудовых книжек

В целях проведения списания испорченных и невостребованных бланков трудовых книжек‚ в соответствии с Постановлением Правительства РФ от № 225‚ приказываю:

1. Создать комиссию в составе: Ф․И․О․ (должность)‚ Ф․И․О․ (должность)‚ Ф․И․О․ (должность)․
2. Назначить ответственным за проведение процедуры — Ф․И․О․ (должность)․
3. Комиссии в течение 5 рабочих дней составить акт о списании и представить на утверждение․

Генеральный директор ___________ /Ф․И․О․/

Шаг 3: Составление акта о списании

Комиссия проводит осмотр и фиксирует состояние трудовой книжки․ Затем оформляется Акт о списании испорченных/невостребованных трудовых книжек․

Обязательные реквизиты акта:

• Наименование документа, «Акт о списании испорченных (невостребованных) трудовых книжек»;
• Дата и место составления;
• Состав комиссии (Ф․И․О․‚ должности‚ подписи);
• Основание для списания (порча‚ утрата‚ невостребованность);
• Сведения о списываемых документах (номера бланков‚ Ф․И․О․ работников‚ дата выдачи‚ причина списания);
• Подтверждение‚ что персональные данные были удалены или защищены (если документы уничтожаются);
• Подписи всех членов комиссии с расшифровкой․

Образец акта (фрагмент):

В конце акта:

Комиссия пришла к выводу‚ что трудовые книжки № ___ и ___ признаны непригодными к дальнейшему использованию в связи с ____________․ Рекомендуется списать данные документы в установленном порядке․

Подписи:
Председатель комиссии _____________ /Ф․И․О․/
Члены комиссии: _____________ /Ф․И․О․/
_____________ /Ф․И․О․/

Шаг 4: Уничтожение или хранение списанных документов

Важно! Уничтожение трудовых книжек — это не выбрасывание в мусор; Это строго контролируемая процедура:

• Если трудовая книжка содержит персональные данные — уничтожение должно производиться с соблюдением требований ФЗ-152․ Рекомендуется сжигание или измельчение с составлением Акта об уничтожении․
• Если трудовая книжка была выдана работнику‚ но он её не забрал, её хранят в архиве 75 лет‚ а списание допускается только после истечения срока хранения и с оформлением акта․
• При переходе на ЭТК, списание неиспользованных бланков производится по аналогичной схеме‚ но с указанием‚ что они не были использованы в связи с переходом на электронный формат․

Шаг 5: Оформление дубликата трудовой книжки

Самое главное правило: после списания трудовой книжки работнику обязательно выдается дубликат — это его официальный документ о трудовом стаже․

Дубликат оформляется на бланке‚ приобретённом у уполномоченного поставщика (не в канцелярском магазине!)․ Заполняется на основании:

• Архивных данных организации;
• Сведений из Пенсионного фонда РФ;
• Документов о трудовой деятельности (приказы‚ трудовые договоры‚ справки с предыдущих мест работы)․

В дубликате делается запись: «Дубликат трудовой книжки выдан взамен утраченной (испорченной) трудовой книжки № ___ от ___»․

Особенности списания при переходе на ЭТК

С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки․ Это означает:

• Работодатели больше не обязаны вести бумажные трудовые книжки для новых сотрудников (если они не подали заявление на бумажный вариант);
• Остатки неиспользованных бланков подлежат списанию;
• Для списания необходимо составить акт с указанием количества бланков‚ их серийных номеров и причины списания — «переход на ЭТК»;
• Уничтожение производится с соблюдением требований по защите персональных данных (даже если бланки пустые — они номерные и подотчётные)․

Что нельзя делать при списании

• Нельзя просто выбрасывать трудовую книжку в мусор — это нарушение ФЗ-152 и может повлечь штрафы от Роскомнадзора;
• Нельзя заполнять дубликат от руки на обычной бумаге — только на официальном бланке;
• Нельзя списывать трудовую книжку без акта и приказа — это нарушение внутреннего документооборота;
• Нельзя не выдавать дубликат, работник имеет право требовать его в судебном порядке․

Ответственность за нарушения

Нарушение правил ведения и списания трудовых книжек влечёт административную ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ:

• Для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 руб․;
• Для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 руб․;
• Повторное нарушение — дисквалификация руководителя до 1 года․

Списание трудовой книжки — это не просто «выкинуть старый документ»․ Это комплексная процедура‚ требующая:

1. Чёткого соблюдения законодательства;
2. Оформления приказа и акта;
3. Обязательного выдачи дубликата;
4. Безопасного уничтожения с соблюдением требований по защите персональных данных․

Важно помнить: трудовая книжка — это не просто бумага․ Это история трудовой жизни человека․ Ответственное отношение к её списанию, залог законности‚ доверия сотрудников и отсутствия штрафов со стороны контролирующих органов․

Рекомендуем всегда хранить копии актов о списании и дубликатов трудовых книжек в архиве организации не менее 75 лет — в соответствии с требованиями к хранению кадровой документации․

Если вы сомневаетесь в правильности действий — обратитесь к юристу по трудовому праву или в региональное управление труда и социальной защиты․