С 1 января 2020 года в России начался обязательный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Работодатели теперь обязаны отражать все кадровые изменения в форме СЗВ‑ТД и передавать их в Пенсионный фонд РФ. В программе 1С:ЗУП (Зарплата и Управление Персоналом) существует удобный механизм для «списания» (закрытия) бумажных трудовых книжек и переноса данных в электронный формат. Ниже представлена пошаговая инструкция‚ а также рекомендации по избежанию типичных ошибок;
Подготовка к списанию трудовых книжек
Прежде чем приступать к операции в 1С‚ необходимо выполнить несколько подготовительных действий:
- Сформировать реестр сотрудников‚ у которых требуется закрыть бумажную трудовую книжку.
- Проверить актуальность данных в справочниках Сотрудники и Должности (ФИО‚ дата рождения‚ ИНН‚ СНИЛС).
- Убедиться‚ что все кадровые события (приём‚ перевод‚ увольнение‚ отпуск и т.д.) уже отражены в документах Приём на работу‚ Перевод‚ Увольнение и т.п.
- Сделать резервную копию информационной базы – это защитит данные в случае непредвиденных сбоев.
Процедура списания (закрытия) бумажной трудовой книжки в 1С:ЗУП
В 1С:ЗУП списание трудовых книжек выполняется через документ Списание трудовых книжек. Ниже описан каждый шаг.
- Открыть журнал документов → Кадры → Списание трудовых книжек.
- Нажать кнопку Создать.
- В шапке документа указать:
- Дата списания (обычно текущая дата или дата‚ с которой начинается электронный учёт).
- Организацию‚ для которой выполняется операция.
- Основание – например‚ Приказ № … от … о переходе на электронные трудовые книжки.
- В табличной части Сотрудники добавить нужных работников:
- Нажать Добавить → выбрать сотрудника из справочника.
- Система автоматически подгрузит текущие сведения о трудовой деятельности (приём‚ переводы‚ увольнения). При необходимости можно отредактировать строки вручную.
- Проверить корректность заполненных данных:
- Все периоды работы должны быть непрерывными и без пробелов.
- Дата увольнения (если есть) должна соответствовать документу Увольнение.
- При наличии совмещения или внешнего совместительства убедиться‚ что отражены все места работы.
- После проверки нажать Провести и закрыть. При проведении документа система:
- Формирует электронную трудовую книжку в формате‚ необходимом для передачи в ПФР.
- Ставит отметку о списании бумажной трудовой книжки (в карточке сотрудника появляется флаг Трудовая книжка списана).
- Готовит данные для формирования формы СЗВ‑ТД.
- Сформировать и отправить отчёт СЗВ‑ТД:
- Перейти в раздел Отчётность → ПФР → СЗВ‑ТД.
- Выставить период‚ за который нужно сдать отчёт (обычно текущий месяц).
- Нажать Сформировать → проверить → Отправить (через ЭДО или напрямую в личный кабинет ПФР).
Особенности работы с неполным временем и дистанционными сотрудниками
При оформлении ЕФС‑1 для сотрудников‚ работающих неполный день или удалённо‚ важно учитывать следующие нюансы:
- В документе Списание трудовых книжек указывать фактическое время работы (например‚ 0‚5 ставки).
- Для дистанционных сотрудников необходимо заполнить реквизит Вид занятости – Дистанционная работа.
- При формировании СЗВ‑ТД система автоматически учитывает коэффициент занятости‚ поэтому отдельные корректировки не требуются.
Частые ошибки и как их избежать
Ниже перечислены типичные проблемы‚ с которыми сталкиваются бухгалтеры при списании трудовых книжек в 1С‚ и способы их предотвращения:
| Ошибка | Причина | Как избежать |
|---|---|---|
| Отсутствие данных о предыдущих переводах | Не введены документы Перевод или они проведены с ошибкой | Перед списанием проверить журнал документов Кадры → Перевод и убедиться‚ что все переводы отражены |
| Неправильная дата списания | Указана дата‚ предшествующая последнему кадровому событию | Устанавливать дату списания не ранее даты последнего приказа о кадровом изменении |
| Отсутствие СНИЛС у сотрудника | СНИЛС не заполнен в карточке сотрудника | Заполнить поле СНИЛС в справочнике Сотрудники перед проведением документа |
| Ошибка в форме СЗВ‑ТД | Неправильный период или отсутствие некоторых сотрудников | Перед отправкой сверять список сотрудников в отчёте с текущим штатом |
Полезные советы по работе с электронными трудовыми книжками в 1С
- Регулярно обновляйте конфигурацию 1С:ЗУП – новые релизы содержат исправления‚ связанные с передачей данных в ПФР.
- Используйте обработку Проверка корректности данных для СЗВ‑ТД (доступна в разделе Инструменты)‚ чтобы выявить несоответствия перед сдачей отчёта.
- При массовом списании удобно воспользоваться групповым заполнением: выделить несколько сотрудников в табличной части документа и нажать Заполнить по шаблону.
- Храните электронные копии всех приказов и соглашений‚ связанных с переходом на ЭТК – они могут потребоваться при проверке со стороны контролирующих органов.
- Обучайте сотрудников кадрового отдела работе с модулем Электронные трудовые книжки – это снизит количество ошибок при вводе данных.
Списание трудовых книжек в 1С:ЗУП – это не просто техническая операция‚ а важный этап перехода на электронный учёт кадров. Следуя представленной инструкции‚ проверяя данные перед проведением документа и своевременно сдавая форму СЗВ‑ТД в ПФР‚ вы обеспечите корректность учёта и избежите штрафных санкций. Помните‚ что ключ к успеху – внимательность к деталям и регулярное обновление программного обеспечения.