Вкладыши в трудовую книжку – это специальные листы‑формуляры, на которых фиксируются сведения о трудовой деятельности работника (даты приема, увольнения, перевода, повышения квалификации и т.п.). После окончания их полезного срока эксплуатации (повреждения, износ, окончание срока действия) их необходимо списать в бухгалтерском и кадровом учёте.

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ, ст. 66 – работодатель обязан вести трудовые книжки и вкладыши к ним.
• Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете (п. 6.2) – указывает, что испорченные бланки трудовых книжек и вкладыши подлежат уничтожению с составлением акта списания.
• Приказ Минтруда России № 236н от «Об утверждении формы вкладыша в трудовую книжку» – определяет форму и порядок заполнения вкладыша.
• Бюджетный кодекс РФ (для государственных и муниципальных организаций) – фиксирует порядок списания формуляров строгой отчётности.

Когда необходимо списать вкладыши?

Списание производится в следующих случаях:

1. Вкладыш полностью заполнен и более не может использоваться.
2. Вкладыш повреждён (разорван, испачкан, испорчены печати, подписи).
3. Срок эксплуатации (обычно 5 лет) истёк.
4. При увольнении работника, если в его трудовой книжке остаются пустые листы‑вкладыши, которые нельзя передать новому сотруднику.

Документальное оформление списания

Для списания вкладышей необходимо оформить акт списания. В акте указываются:

• Дата составления акта.
• Наименование и количество списываемых вкладышей (например, «Вкладыш в трудовую книжку, лист № 1‑5, 12 шт.»).
• Причина списания (повреждение, износ, завершение срока эксплуатации).
• Сведения о месте хранения до уничтожения (сейф, металлический шкаф, специальное помещение).
• Подписи ответственных лиц: руководитель отдела кадров, главный бухгалтер, лицо, осуществлявшее уничтожение.

Пример образца акта списания (можно адаптировать под внутренние регламенты организации):

АКТ СПИСАНИЯ ВКЛАДЫШЕЙ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ
Наименование документа: Вкладыш в трудовую книжку (лист № 1‑5).
Количество: 15 шт.
Причина списания: испорчены при заполнении (разорванные листы, стертые подписи).
Место хранения до уничтожения: сейф № 3, помещение 12;
Подписи:
 Руководитель отдела кадров ___________ /Иванов И.И./
 Главный бухгалтер ___________ /Петров П.П./
 Уничтожение выполнено: ___________ /Сидоров С.С./

Бухгалтерский учет списания

Вкладыши относятся к материалам строгой отчётности (счёт 91 «Материалы строгой отчётности»). При их приобретении они учитываются на субсчёте 91.01 «Бланки трудовых книжек и вкладыши». Списание отражается в бухгалтерском учёте следующими проводками:

Приобретение вкладышей

Дт 91.01 – Кт 60 (или 51) – Приобретение бланков вкладышей
(Сумма без НДС, если организация – плательщик НДС)

Списание использованных (заполненных) вкладышей

Списание происходит из субсчёта 91.01 в субсчёт 91.02 «Списанные материалы строгой отчётности».

Дт 91.02 – Кт 91.01 – Списание использованных вкладышей
(Количество и стоимость списываемых листов)

Уничтожение испорченных вкладышей

Если вкладыши уже списаны, отдельная проводка не требуется. При необходимости можно отразить в журнале расходов:

Дт 91.02 – Кт 99 – Уничтожение испорченных вкладышей (по акту)

Пример расчётов

• Стоимость одного листа‑вкладыша – 12,50 руб.
• Списываем 8 листов (полностью заполненных).

Дт 91.02 100,00 – Кт 91.01 100,00
(8 шт. × 12,50 руб.)

Порядок действий в организации

1. Проверка состояния – кадровый специалист проверяет, какие вкладыши подлежат списанию.
2. Составление акта – оформляется акт списания, подписывается руководителями.
3. Уничтожение – вкладыши уничтожаются (переплавка, шредер) в соответствии с требованиями к документам строгой отчётности.
4. Регистрация в бухгалтерии – бухгалтер вносит запись в журнал учёта материалов строгой отчётности и проводит соответствующие бухгалтерские проводки.
5. Обновление реестра – в реестре бланков фиксируется уменьшение остатка вкладышей.

Особенности для бюджетных организаций

Для государственных и муниципальных учреждений порядок списания регулируется дополнительными нормативами:

• Вкладыши учитываются в забалансовом учёте (счёт 91, субсчёт 91.01).
• Списание должно быть отражено в приходно‑расходной книге по учёту бланков.
• Средства, потраченные на приобретение бланков, зачисляются в республиканский и местные бюджеты (проводка Дт 91.01 – Кт 76 «Расчёты с бюджетом»).
• Все операции фиксируются в системе 1С:Бухгалтерия или аналогичной, используя документы «Требование‑накладная», «Акт списания».

Практические рекомендации

• Вести реестр – фиксировать каждый полученный и выданный вкладыш, чтобы избежать недостачи.
• Проводить инвентаризацию минимум раз в год: сравнивать остаток в реестре с фактическим наличием.
• Обучать персонал – сотрудники отдела кадров и бухгалтерии должны знать порядок заполнения, хранения и уничтожения вкладышей.
• Хранить документы – акты списания хранятся в течение 5 лет (по требованиям к документам строгой отчётности).
• Автоматизировать – в 1С настроить типовые документы «Акт списания» и автоматическое формирование проводок.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как оформить списание, если вкладыш испорчен при заполнении?

Составляется акт списания с указанием причины «повреждён при заполнении», подписывается руководителем отдела кадров и главным бухгалтером. В бухгалтерском учёте проводится проводка Дт 91.02 – Кт 91.01.

Можно ли передать использованный вкладыш новому сотруднику?

Нет. После заполнения вкладыша он считается использованным и подлежит списанию. Для нового сотрудника выдается новый чистый вкладыш.

Какие документы необходимо хранить после списания?

Акт списания, журнал учёта бланков строгой отчётности и подтверждающие документы об уничтожении (протокол уничтожения).

Как отразить списание в 1С:Бухгалтерия?

Создайте документ «Акт списания материалов», укажите счёт 91.02, субсчёт «Списанные вкладыши», количество и стоимость. Система автоматически сформирует проводку Дт 91.02 – Кт 91.01.

Списание вкладышей в трудовую книжку – обязательный процесс, который обеспечивает соблюдение требований Трудового кодекса, законодательства о бухгалтерском учёте и нормативов по работе с документами строгой отчётности. Правильное оформление актов, своевременное уничтожение и корректные бухгалтерские проводки позволяют избежать штрафов и упрощают контроль за использованием материалов.

Следуя описанному порядку, вы сможете быстро и безошибочно провести списание вкладышей, поддерживая порядок в кадровом и бухгалтерском учёте вашей организации.

Автор: ChatGPT, помощник по правовым и бухгалтерским вопросам.