Списание выданных трудовых книжек – это юридически обоснованный процесс, который позволяет работодателю официально признать, что определённые экземпляры трудовых книжек больше не находяться в его распоряжении. Такой акт необходим, когда книжки испорчены, утрачены, украдены или уничтожены по другим причинам.

Что такое акт на списание трудовых книжек?

Акт на списание трудовых книжек – это документ, подтверждающий факт уничтожения или списания конкретных экземпляров трудовых книжек и вкладышей, находившихся в распоряжении организации. Он оформляется в двух экземплярах, печатается на листах формата А4, подписывается всеми участниками списания и заверяется печатью предприятия.

Юридическая база

• Трудовой кодекс РФ: статьи о хранении и уничтожении трудовых книжек.
• Положение о порядке учета и хранения трудовых книжек.
• Положения о бухгалтерском учёте и проводках при списании.

Когда требуется списание?

1. Трудовая книжка испорчена (потеря, повреждение, не читаемость).
2. Книжка утрачена в результате кражи, пожара, наводнения.
3. Книжка уничтожена по решению сотрудника (например, в случае увольнения).
4. Книжка была передана в другой организации и не возвращена.

Как проводится списание?

Подготовка комиссии

Сформировать комиссию из руководителя, бухгалтера и представителя отдела кадров. Комиссия должна провести инвентаризацию выданных трудовых книжек по описи ИНВ-16.

Инвентаризация

• Проверить наличие номеров и данных в реестре.
• Сверить с фактическим состоянием книжек.
• Отметить испорченные, утраченные и уничтоженные экземпляры.

Составление акта

Акт оформляется в произвольной форме, но обычно в виде шаблона, подготовленного в системе «КонсультантПлюс» или «Бланк-Образец.Ru». В акте указываются:

• Дата и место составления.
• Список списываемых книжек (номера, ФИО сотрудников).
• Причина списания (испорчена, утрачена, уничтожена).
• Подписи и печати всех участников.

Печатание и подписи

Акт печатается на листах А4 в двойном экземпляре. В случае отсутствия официального бланка, пишется черной или синей ручкой. После печати ставится печать предприятия и подписываются все участники списания.

Шаблон акта

Пример заполнения

Акт № ___

от «___» __________ 20__ г. в г. __________

О списании выданных трудовых книжек и вкладышей к ним.

В соответствии с распоряжением директора № ___ от «___» __________ 20__ г. и на основании инвентаризации по описи ИНВ-16, проведённой комиссией, состоящей из:

• Руководитель предприятия – ______________________ (ФИО, подпись)
• Бухгалтер – ______________________ (ФИО, подпись)
• Сотрудник отдела кадров – ______________________ (ФИО, подпись)

Списываются следующие трудовые книжки:

Подтверждаю, что указанные трудовые книжки уничтожены/списаны в соответствии с законодательством.

Подписи участников:

• __________________________________ (Руководитель)
• __________________________________ (Бухгалтер)
• __________________________________ (Кадры)

Печать предприятия

Проводки в бухгалтерском учёте

При списании трудовых книжек проводки обычно не влияют на финансовые показатели, но необходимо учесть расходы на уничтожение (если применимо) и возможные компенсации сотрудникам. Пример:

1. Списание расходов на уничтожение:

Дт 66 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" / Кт 68 "Расчеты по налогам и сборам"

2. Если сотрудник получает компенсацию за потерянную книжку:

Дт 66 / Кт 62 "Расчёты с поставщиками и подрядчиками"

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли списать трудовую книжку без согласия сотрудника? – Да, если она испорчена, утрачена или уничтожена по объективным причинам.
• Нужно ли хранить копии актов? – Да, в архиве предприятия в течение 10 лет.
• Как проверить подлинность номеров? – При инвентаризации сверить номера в акте с реестром и данными в базе кадров.

Где можно скачать образцы?

• «КонсультантПлюс» – форма «Акт о списании трудовых книжек и вкладышей к ним» (2026 год).
• «Бланк-Образец.Ru» – типовой бланк документа в форматах DOC, DOCX, PDF, RTF.
• «Моё дело» – бесплатный шаблон акта на списание трудовых книжек (редакция 1 от ).

Акт на списание выданных трудовых книжек – важный документ, который обеспечивает юридическую чистоту и прозрачность процесса уничтожения или списания трудовых книжек. Следуя установленной процедуре, правильно оформляя акт и проводя необходимые бухгалтерские операции, предприятие соблюдает требования законодательства и защищает свои интересы.