Списанные трудовые книжки и вкладыши подлежат обязательному уничтожению в соответствии с нормативными актами РФ. В данной статье подробно описаны все этапы процедуры, формы документов и практические рекомендации, которые помогут правильно оформить акт списания и избежать юридических ошибок.
Нормативно‑правовая база
Для корректного списания трудовых книжек используются следующие документы:
- Форма акта о списании бланков строгой отчётности (ф. 0504816);
- Приказ о создании комиссии по списанию и уничтожению бланков;
- Приказ о назначении ответственных лиц;
- Акт об уничтожении (подписывается всеми членами комиссии).
Все перечисленные формы регулируются КонсультантПлюс и могут быть загружены в системе для получения образцов.
Приказ о создании комиссии
Комиссия формируется специальным приказом организации. Документ оформляется на фирменном бланке, подписывается руководителем и заверяется печатью компании.
Назначение ответственных лиц
В приказе указываются:
- Ответственный за ведение и хранение трудовых книжек;
- Сотрудники, которые будут участвовать в списании;
- Состав комиссии (представитель HR, бухгалтерии, руководитель отдела).
Подготовка к списанию
Перед тем как приступить к уничтожению, необходимо выполнить несколько подготовительных действий.
Инвентаризация
Комиссия проводит инвентаризацию всех имеющихся в организации трудовых книжек и вкладышей. В ходе проверки выявляются:
- испорченные (порванные, испорченные страницы);
- утерянные;
- невостребованные (не использованные в течение установленного срока).
Оформление актов
Для каждого вида документов составляются отдельные акты:
- Акт на списание – фиксирует количество и причину списания;
- Акт об уничтожении – подтверждает факт уничтожения;
- Приходно‑расходная книга – ведётся для учёта поступления и списания.
Образцы заполнения актов можно найти в разделе КонсультантПлюс.
Учёт стоимости
После уничтожения необходимо вычесть стоимость списанных бланков со счета, где они числились. Это важно для правильного отражения расходов в бухгалтерском учёте.
Процедура уничтожения
Уничтожение может происходить двумя способами:
- На территории предприятия (если есть соответствующие условия);
- С помощью специальной службы, специализирующейся на утилизации документов.
Во время уничтожения обязателен присутствием все члены комиссии. После завершения процедуры составляется подписанный акт об уничтожении.
Пример оформления акта об уничтожении
АКТ ОБ УНИЧТОЖЕНИИ Место уничтожения: склад предприятия, зал 3 Комиссия в составе: - Иванов И.И. – руководитель отдела кадров - Петрова П.П. – главный бухгалтер - Сидорова С.С. – специалист по охране труда Подписи: _________________ _________________ _________________ Иванов И.И. Петрова П.П. Сидорова С.С.
Оформление актов в бухгалтерском учёте
Для корректного отражения списания в бухгалтерском учёте используют форму акта о списании бланков строгой отчётности (ф. 0504816). В акте указываются:
- Наименование документа;
- Количество списанных экземпляров;
- Причина списания;
- Стоимость одного бланка;
- Общая сумма списания.
После заполнения акта его подписывают все члены комиссии и передают в бухгалтерию.
Выписка из трудовой книжки
Если требуется предоставить работнику выписку из его трудовой книжки, то оформляется на фирменном бланке организации. Шаги:
- Заполнить шапку выписки (название организации, тип документа, номер);
- Указать данные работника (ФИО, должность, период работы);
- Подписать документ ответственным сотрудником;
- Завердить копию в установленном порядке.
Выписка может быть получена в отделении кадров или уполномоченном подразделении.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли уничтожить трудовые книжки без акта? – Нет, акт обязателен, иначе списание не будет признано юридически значимым.
- Кто отвечает за возмещение стоимости бланка? – По п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, сотрудник обязан возместить стоимость работодателю, если он сам инициировал её изготовление.
- Как вести приходно‑расходную книгу? – В книгу вносятся строки: «Приход» (получение), «Расход» (списание), с указанием даты, номера документа и стоимости.
Списание и уничтожение трудовых книжек – это обязательный процесс, требующий тщательного соблюдения нормативных требований и правильного оформления документальных подтверждений. Следуя описанному выше алгоритму, вы сможете:
- Своевременно и законно списать испорченные или невостребованные бланки;
- Подтвердить факт уничтожения подписанными актами;
- Корректно отразить расходы в бухгалтерском учёте;
- Избежать возможных проблем при проверках контролирующих органов.
Для получения готовых образцов актов и форм рекомендуется воспользоваться сервисом КонсультантПлюс, где доступны бесплатные пробные версии и подробные инструкции.