Официальное трудоустройство — залог социальной защищенности, стабильных выплат и формирования будущего стажа для пенсии. При заключении трудового договора по ТК РФ работодатель обязан оформить ряд кадровых документов, для чего от соискательницы потребуется предоставить определенный пакет бумаг. Список основных документов строго регламентирован статьей 65 Трудового кодекса РФ, и именно на нее следует ссылаться, если работодатель пытается истребовать лишнее.
Обязательные документы: базовый перечень
Независимо от того, устраиваетесь ли вы в офис или на удаленку, список основных документов остается неизменным. В 2026 году для оформления на работу официально по трудовой книжке женщине необходимо предоставить следующие бумаги:
- Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность
Обычно это паспорт гражданина РФ. Кадровик снимает с него копии (главную страницу и прописку), но оригинал сразу же возвращается владелице. Если паспорта нет по объективным причинам, могут быть приняты временные удостоверения личности.
- Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности
Если вы устраиваетесь на работу не впервые и не по совместительству, вы обязаны предъявить трудовую книжку. В современном законодательстве активно внедряется электронный формат (ЭТК). Если ваша трудовая книжка уже электронная, вместо бумажного бланка необходимо предоставить выписку по форме СТД-Р (ее выдает предыдущий работодатель) или СТД-ПФР (ее можно заказать через Госуслуги или в МФЦ). Если трудовой договор заключаеться впервые, трудовую книжку оформляет сам работодатель.
- СНИЛС
Страховой номер индивидуального лицевого счета обязателен для уплаты страховых взносов и оформления электронного взаимодействия с фондами. Сегодня достаточно предъявить саму зеленую карточку или выписку о регистрации в системе персонифицированного учета.
Документы, предоставляемые в отдельных случаях
Помимо обязательной тройки (паспорт, СНИЛС, трудовая), существуют документы, которые нужны далеко не всем, а только при определенных условиях работы:
- Документ об образовании и (или) о квалификации — диплом, сертификат или удостоверение. Необходим, если вы устраиваетесь на должность, требующую специальных знаний. Если работа не по специальности и не требует квалификации, работодатель не вправе требовать диплом.
- Документы воинского учета, хотя женщины подлежат воинскому учету значительно реже, чем мужчины, если соискательница имеет военно-учетную специальность (например, врач или связь), ей необходимо предоставить соответствующий документ.
- Медицинская книжка — строго обязательна для женщин, устраивающихся в сферу торговли, образования, медицины, общепита или детских учреждений. Для остальных профессий требовать медкнижку незаконно.
- Справка об отсутствии судимости — требуется только для определенных сфер (образование, работа с детьми, банковская сфера и т;д.).
Важный нюанс для женщин: свидетельства о рождении детей
Статья 65 ТК РФ не включает свидетельства о рождении детей в список обязательных документов при приеме на работу. Однако на практике кадровики почти всегда просят их предоставить. Зачем они нужны?
- Для предоставления гарантий: наличие детей до 14 лет (или детей-инвалидов до 18 лет) дает женщине право на дополнительные выходные, отпуска, запрет на командировки и увольнение по инициативе работодателя.
- Для оформления вычетов по НДФЛ: стандартный налоговый вычет на детей предоставляется на основании заявления и свидетельств о рождении.
Предоставлять эти свидетельства или нет — решает сама женщина. Но стоит помнить, что без них работодатель не сможет оформить льготы и налоговые вычеты автоматически.
Чего работодатель требовать не вправе
Часто работодатели злоупотребляют своим положением и просят документы, не предусмотренные законом. Вы имеете полное право отказать в предоставлении:
- ИНН (идентификационный номер налогоплательщика) — для трудоустройства он не нужен. Работодатель сам узнает его по данным СНИЛС.
- Полис ОМС (карточку медстраховки), обязательного медицинского страхования это не касается, полис не входит в перечень статьи 65 ТК РФ.
- Справку о зарплате с прошлого места работы — она нужна только для расчета больничных, и то предоставляется исключительно по желанию самой сотрудницы (если ей выгодно, чтобы больничный считался по старому высокому доходу).
- Характеристику с прошлого места работы — это пережиток прошлого, закон не требует данного документа.
Правила работы с оригиналами документов
Самое главное правило, о котором должна помнить каждая соискательница: все оригиналы документов, за исключением трудовой книжки, должны быть возвращены владельцу сразу же после завершения необходимых кадровых процедур.
Трудовая книжка (бумажная) хранится у работодателя на протяжении всего периода работы в данной компании и выдается на руки только в день увольнения. Сотрудник отдела кадров снимает копии с паспорта, СНИЛС, диплома и свидетельств о рождении, подшивает их в личную карточку, а оригиналы немедленно возвращает вам.
Официальное оформление по трудовой книжке защищает ваши права. Базовый пакет документов минимален и понятен: паспорт, СНИЛС и трудовая книжка (или форма СТД-Р/СТД-ПФР). Все остальное, либо документы для специфических профессий (медкнижка, диплом), либо бумаги, которые вы предоставляете добровольно для получения льгот (свидетельства о рождении детей). Если работодатель настаивает на предоставлении ИНН, полиса ОМС или иных бумаг, не предусмотренных ТК РФ, смело ссылайтесь на статью 65 Трудового кодекса — это убережет вас от лишней траты времени и защитит ваши личные данные.