Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЕФС-1), бумажный формат остается актуальным для миллионов сотрудников. Работодателям крайне важно соблюдать строгие регламенты при работе с этим документом, так как любые нарушения грозят серьезными штрафами от трудовой инспекции.

Ведение трудовых книжек на предприятии включает в себя строгий цикл действий. Ниже представлен список ключевых процедур, которые обязан выполнять кадровик или руководитель:

• Прием и регистрация, оформление новой книжки или принятие уже существующей от сотрудника.
• Внесение записей, фиксация факта приема, перевода, увольнения, награждений.
• Хранение — обеспечение сохранности бланков строгой отчетности и книжек сотрудников.
• Выдача, возврат документа при увольнении или по запросу сотрудника;
• Учет и отчетность — ведение внутренних журналов и взаимодействие с государственными фондами.

Список обязательных учетных документов

Для организации правильного документооборота на предприятии должны вестись специальные журналы и книги. Отсутствие хотя бы одного из них — это прямое нарушение законодательства:

1. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В ней регистрируются все поступившие от сотрудников трудовые книжки, а также выданные новые бланки.
2. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Отражает закупку и списание чистых бланков. Эта книга обязательно должна быть прошнурована, пронумерована, скреплена подписью руководителя и печатью организации.

Список сведений, вносимых в трудовую книжку

Не все события в рабочей жизни сотрудника заносятся в трудовую книжку. Существует строгий список того, что подлежит обязательному отражению на страницах документа:

• Сведения о самом работнике (ФИО, дата рождения, образование, профессия);
• Сведения о работе (прием, перевод на другую постоянную работу, увольнение);
• Сведения о награждениях (государственные награды, почетные грамоты, звания);
• Сведения о дисциплинарных взысканиях (вносится только увольнение в качестве взыскания).

Важно: Поощрения в виде премий, не предусмотренные системой оплаты труда, или обычные благодарности в трудовую книжку не вписываются.

Список правил при оформлении новой трудовой книжки

Если сотрудник устраивается на работу впервые, работодатель обязан оформить ему трудовую книжку. Для этого необходимо соблюдать следующий список требований:

1. Оформить документ не позднее 5 рабочих дней со дня приема на работу.
2. Использовать только бланки установленного государственного образца.
3. Заполнить ьный лист на основании паспорта и документа об образовании.
4. Получить с работника компенсацию за стоимость бланка (по усмотрению работодателя, возможен вариант за счет организации).

Список частых ошибок при заполнении

Чтобы избежать аннулирования записей и судебных исков со стороны работников, кадровику следует избегать следующих ошибок:

• Использование цветных чернил (допускаются только синие, фиолетовые или черные, водостойкие);
• Применение сокращений (например, «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение»);
• Наличие помарок, подчисток или использование корректора (ошибочная запись на сведениях о работе зачеркивается, а на ьном листе зачеркивается только ФИО и дата рождения с обязательной ссылкой на документ-основание);
• Незаполнение реквизитов приказов (дата и номер приказа — обязательны).

Список действий при увольнении сотрудника

Выдача трудовой книжки при расторжении трудового договора — критически важный этап. Задержка документа может привести к обязанности оплачивать работнику время вынужденного прогула.

Список шагов при увольнении:

1. Внести запись об увольнении в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ (с указанием статьи, части, пункта).
2. Заверить все записи, сделанные в данной организации, подписью уполномоченного лица и печатью (при наличии).
3. Ознакомить работника с внесенными записями под подпись в личной карточке и книге учета движения трудовых книжек.
4. Выдать документ на руки в день увольнения (последний рабочий день).
5. Если работник отсутствует или отказывается забирать документ — направить уведомление о необходимости явиться за книжкой или дать согласие на отправку по почте.

Работа с трудовыми книжками требует предельной внимательности и строгого следования списку установленных правил. Внедрение электронного формата несколько упростило отчетность перед государством, но бумажная версия по-прежнему остается на руках у работников и требует бережного отношения со стороны работодателя. Регулярный аудит учетных книг и соблюдение инструкций помогут избежать штрафов от ГИТ и конфликтов с персоналом.