С 2020 года в России начался постепенный переход от бумажных трудовых книжек к электронным (ЭТК)․ К 2026 году этот процесс достиг своего пика: все вновь принимаемые на работу сотрудники получают исключительно электронные трудовые книжки, если не подали заявление о сохранении бумажного варианта․ Однако многие сотрудники, особенно с длительным стажем, продолжают работать с бумажными книжками․ Именно поэтому правильное заполнение способа ведения трудовой книжки, критически важный этап при оформлении нового сотрудника․
Что такое «способ ведения трудовой книжки»?
Способ ведения трудовой книжки — это официальный выбор сотрудника: вести его в бумажном виде или в электронном․ Этот выбор фиксируется при трудоустройстве и влияет на то, как работодатель будет вносить записи о трудовой деятельности:
- Бумажная трудовая книжка (БТК) — физический документ, заполняемый ручкой, заверяемый печатью․
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) — цифровой аналог, хранящийся в информационной системе Пенсионного фонда РФ (ПФР)․ Записи вносятся работодателем через систему «1С» или иные бухгалтерские программы, интегрированные с ПФР․
Способ ведения указывается в заявлении сотрудника и фиксируется в документах при приеме на работу․ Работодатель обязан уважать выбор сотрудника — даже если он ранее работал в электронном формате, он может потребовать бумажную книжку, и наоборот;
Когда и как заполняется способ ведения?
Заполнение способа ведения происходит в день оформления трудоустройства․ Процедура регламентирована Приказом Минтруда РФ № 320н от ․
Шаг 1: Получение заявления от сотрудника
Сотрудник должен подать одно из двух заявлений:
- Заявление о ведении трудовой книжки в бумажной форме — если он хочет сохранить или получить бумажную книжку․
- Заявление о ведении трудовой книжки в электронной форме — если он согласен на ЭТК․
Важно! Если сотрудник не подал ни одного заявления, работодатель обязан вести трудовую книжку в бумажной форме, это правило действует по умолчанию․
Шаг 2: Определение способа ведения на предыдущем месте работы
Если сотрудник приходит с предыдущего места работы, он должен сообщить, как там велась его трудовая книжка:
- Если он работал на бумажной книжке, указывается «бумажная»․
- Если он уже перешел на ЭТК — требуеться подтверждение: форма СТД-Р (выписка из ЭТК) или СТД-СФР (выписка из ПФР)․
Эти документы можно запросить у сотрудника через личный кабинет на Госуслугах или в Пенсионном фонде․ Без подтверждения работодатель не может внести запись о переходе на ЭТК․
Шаг 3: Заполнение в бухгалтерской программе (например, 1С)
В программе 1С:ЗУП или 1С:Бухгалтерия при создании документа «Прием на работу» необходимо:
- Открыть вкладку «Трудовая книжка»․
- Указать «Способ ведения трудовой книжки» — выберите: «Бумажная» или «Электронная»․
- Если сотрудник пришел с другого места и уже вел ЭТК — поставьте галочку «Отразить в трудовой книжке» и укажите, что способ ведения был выбран ранее․
- При выборе бумажной формы — укажите серию и номер книжки (если она передается от предыдущего работодателя)․
- Если книжка новая — отметьте «Оформлена впервые»․
Пример в 1С:
Способ ведения: Электронная
Основание: Заявление от № 12
Подтверждение: СТД-Р от ПФР от
Как заполнять бумажную трудовую книжку?
Если сотрудник выбрал бумажную форму, заполнение подчиняется строгим правилам:
ьный лист
- ФИО, пишется полностью, без сокращений (например, «Иванов Иван Иванович»)․
- Дата рождения — в формате ДД․ММ․ГГГГ․
- Образование — указывается полностью (например, «Среднее профессиональное»)․
- Специальность — по диплому, без сокращений․
Записи о приеме на работу
Перед записью о приеме вносится , наименование организации:
- Полное наименование организации по уставу (например, «Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»)․
- Нельзя писать «ООО Альфа» — только полное название․
- Запись о приеме: «Принят на работу на должность [должность] в соответствии с приказом № ___ от ___;
Важно! Все записи пишутся чернилами черного цвета, без сокращений, разборчиво, без помарок и исправлений․ Исправления недопустимы — в случае ошибки запись признается недействительной, и вносится новая с указанием причины․
Вкладыши
Если все страницы трудовой книжки заполнены, оформляется вкладыш:
- Вкладыш — это неотъемлемая часть книжки, имеет тот же номер и серию․
- Заполняется по тем же правилам, что и основная книжка․
- Прикрепляется к книжке скрепками, швами или иным способом, обеспечивающим ее сохранность․
Как оформить электронную трудовую книжку?
При выборе ЭТК работодатель:
- Получает заявление от сотрудника․
- Подтверждает его данные через систему ПФР (через 1С или портал СФР)․
- Вносит все записи о приеме, увольнении, переводе, смене ФИО и т․д․ через программу 1С, которая автоматически передает данные в ПФР․
- Сотрудник может в любое время получить выписку из ЭТК через:
- Личный кабинет на Госуслугах
- Портал Пенсионного фонда РФ
- МФЦ
Важно! Работодатель обязан передавать данные в ПФР в течение 1 рабочего дня после издания приказа о приеме, увольнении или переводе․
Что делать, если трудовая книжка утеряна?
Если сотрудник пришел с утерянной бумажной книжкой и не может ее восстановить:
- Работодатель обязан оформить новую бумажную трудовую книжку․
- Все сведения о предыдущем стаже должны быть подтверждены документами (справки с прежних мест работы, архивные выписки)․
- В новой книжке делается запись: «Трудовая книжка выдана взамен утраченной»․
Если сотрудник ранее перешел на ЭТК, но потерял бумажную — он может получить выписку из ЭТК, и новая бумажная книжка не оформляется․
Частые ошибки при заполнении
- Использование сокращений («ООО», «дир․», «г․» и т․п․) — недопустимо․
- Запись о приеме без указания наименования организации — ошибка․
- Не указан способ ведения в документе «Прием на работу» — нарушение закона․
- Отсутствие заявления от сотрудника, основание для проверки трудовой инспекцией․
- Не переданы данные в ПФР в срок — штраф до 50 000 рублей для организации․
Способ ведения трудовой книжки, это не формальность, а право сотрудника, которое работодатель обязан уважать․ Правильное заполнение предотвращает юридические риски, штрафы и споры с трудовой инспекцией․
Памятка для бухгалтера:
- Обязательно получите заявление от сотрудника о способе ведения․
- Проверьте, не переходил ли сотрудник на ЭТК ранее, запросите СТД-Р․
- В 1С всегда указывайте способ ведения в документе «Прием на работу»․
- При бумажной книжке — пишите без сокращений, чернилами, разборчиво․
- При ЭТК — передавайте данные в ПФР в течение 1 дня․
- Не оформляйте бумажную книжку впервые, если сотрудник подал заявление на ЭТК — это нарушение․
С 2026 года электронные трудовые книжки — это будущее․ Но бумажные пока остаются актуальными для тех, кто их выбрал․ Ваша задача, четко фиксировать выбор сотрудника и безошибочно вносить записи в соответствии с законом․
Следите за обновлениями на сайте Минтруда РФ и используйте проверенные программы (1С, Контур, СБИС) для автоматизации процесса․ Правильное заполнение трудовой книжки, залог легального и спокойного ведения кадрового учета․