Дата актуализации: 22 мая 2026 г.

Суть проблемы

При приёме на работу сотрудника часто возникает ситуация, когда на прежнем месте работы он не подал заявление о выборе способа ведения трудовой книжки (бумажная или электронная). В таком случае новый работодатель должен определить, как вести трудовую книжку данного работника, чтобы не нарушить требования трудового законодательства и нормативных актов.

Нормативная база

• Инструкция по ведению трудовых книжек, утверждённая Министерством труда и социальной защиты Республики Беларусь.
• ФЗ‑439 «О трудовых книжках» (Российская Федерация) – регулирует переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) с 1 января 2020 года.
• Письма и разъяснения Социального фонда России (СФР) о порядке заполнения дубликата трудовой книжки и оформления записей при отсутствии выбора способа ведения.
• КонсультантПлюс – подборка нормативных актов, образцов форм и рекомендаций по вопросу «Способ ведения трудовой книжки на прежнем месте работы».

Что говорит закон, если способ не выбран?

Согласно официальным разъяснениям:

1. Если работник на прежнем месте работы не подал заявление о выборе способа ведения трудовой книжки, новый работодатель обязан продолжить ведение трудовой книжки в том виде, в котором она велась ранее (бумажная или электронная), пока не получит явное указание от сотрудника.
2. В случае, когда трудовая книжка отсутствует (например, у соискателя нет бумажного варианта), работодатель оформляет дубликат трудовой книжки на основании документов, подтверждающих предыдущие периоды работы (справки, копии приказов, информация от прежних нанимателей).
3. При оформлении дубликата в правом верхнем углу первой страницы делается надпись «Дубликат», а на первой странице прежней трудовой книжки ставится отметка «Взамен выдан дубликат».

Пошаговая инструкция для нового работодателя

Уточнение статуса трудовой книжки у кандидата

При собеседовании или при подаче документов необходимо спросить:

• Есть ли у вас бумажная трудовая книжка?
• Выбирали ли вы способ ведения трудовой книжки на прежнем месте работы (бумажная/электронная)?
• Если способ не выбран – готовы ли вы предоставить документы, подтверждающие стаж работы?

Сбор подтверждающих документов

Для заполнения дубликата потребуются:

• Справки о периоде работы (службы) от прежних работодателей;
• Копии приказов (распоряжений) о приёме, переводе, увольнении;
• Иные документы, позволяющие установить периоды трудовой деятельности (трудовые договоры, выписки из приказов о награждении и т.д.);

Оформление дубликата трудовой книжки

1. Заполнить первую страницу дубликата, указав реквизиты работника (ФИО, дата рождения, профессия, специальность).
2. В правом верхнем углу первой страницы поставить надпись Дубликат.
3. Перенести все сведения о предыдущих периодах работы из предоставленных документов в соответствующие разделы дубликата (дата приёма, должность, основание для увольнения и т.д.).
4. После завершения заполнения поставить подпись уполномоченного лица и печать организации.

Ведение трудовой книжки после приёма на работу

Если способ ведения не выбран:

• Продолжайте вести трудовую книжку в том же формате, в котором она велась ранее (бумажная или электронная).
• При приёме на работу сделайте запись о приёме (дата, должность, основание – трудовой договор).
• Если работник позже подаст заявление о выборе способа ведения (например, перейти на электронную трудовую книжку), оформите переход согласно инструкции СФР.

Взаимодействие с Социальным фондом России (СФР)

При ведении электронной трудовой книжки необходимо:

• Ежемесячно подавать сведения в СФР по форме ЕФС-1.
• При ведении бумажной трудовой книжки одновременно отправлять в СФР сведения о трудовой деятельности (выписка из ЭТК).

Особенности работы с бумажной и электронной трудовой книжкой в 2026 году

Бумажная трудовая книжка

Согласно информации с сайта Банки.ру (17 января 2026 г.):

Если сотрудник не выбрал способ ведения трудовой книжки, работодатель должен принять её, поставить в ней запись о приёме на работу, вести её по прежним правилам и хранить в организации.

Таким образом, бумажная книжка остаётся действительным документом, если нет явного отказа от неё.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК хранятся в базе данных Социального фонда. Получить выписку можно в виде документа, который называется «выписка из ЭТК».

С 1 января 2020 года предприниматели обязаны вести сведения о работе сотрудников в электронном виде (ФЗ‑439). Однако если сотрудник не избрал способ ведения, работодатель может продолжать вести бумажную версию, одновременно подавая необходимые сведения в СФР.

Что делать, если у соискателя нет бумажной трудовой книжки?

В этом случае:

1. Оформить дубликат трудовой книжки на основании справок и копий приказов от предыдущих работодателей.
2. Сделать отметку «Дубликат» и вернуть прежнюю книжку (если она имеется) владельцу.
3. Вести трудовую книжку дальше в выбранном формате (бумажная или электронная) до получения явного выбора от сотрудника.

Практические рекомендации

• Включите в анкету при приёме на работу вопрос о выборе способа ведения трудовой книжки.
• Сохраняйте все полученные справки и копии приказов в личном деле сотрудника на протяжении всего периода работы.
• Регулярно проверяйте актуальность нормативных актов Минтруда и СФР, так как требования могут меняться.
• При переходе с бумажной на электронную форму (или наоборот) оформляйте соответствующее заявление сотрудника и фиксируйте его в личном деле.
• Обучайте кадровых специалистов правилам заполнения дубликата и ведения обеих форм трудовой книжки.

Ситуация, когда способ ведения трудовой книжки на прежнем месте работы не выбран, не является редкой и требует чёткого понимания нормативных требований. Новый работодатель обязан:

1. Уточнить у сотрудника наличие и выбор способа ведения трудовой книжки.
2. При отсутствии выбора – продолжить ведение книжки в том формате, в котором она велась ранее, либо оформить дубликат на основании подтверждающих документов.
3. Вести трудовую книжку в соответствии с выбранным форматом, одновременно обеспечивая подачу необходимых сведений в Социальный фонд России.
4. Документировать все действия и сохранять подтверждающие бумаги для возможных проверок.

Соблюдение этих правил позволит избежать штрафов и споров с контролирующими органами, а также обеспечит прозрачность и надёжность учёта трудовой деятельности сотрудников.

---

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников, актуальной на 22 мая 2026 года.