В современных версиях 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) появилась возможность указать способ ведения трудовой книжки, выбранный сотрудником по прежнему месту работы. Это важный параметр, который влияет на кадровые отчёты, но не затрагивает заполнение сведений о трудовой деятельности (СЗВ-ТД). Ниже приведена подробная инструкция, как правильно задать этот параметр, а также разъяснение его значения и практических последствий.
Что такое «Способ ведения трудовой книжки, выбранный по прежнему месту работы»?
Этот параметр позволяет указать, что сотрудник продолжает использовать тот же способ ведения трудовой книжки, который применялся на предыдущем месте работы. Возможные варианты:
- Бумажная трудовая книжка (ТК)
- Электронная трудовая книжка (ЭТК)
- Комбинированный способ (бумажный и электронный)
При выборе этого способа в 1С сохраняется информация о том, какой именно формат использовался ранее, и автоматически заполняется соответствующий флажок в документах «Приём на работу» и «Приём на работу списком».
Как указать способ ведения трудовой книжки при приёме на работу
Открываем форму «Приём на работу»
В 1С:ЗУП 8.1.3 и более новых версиях перейдите в раздел Кадры → Приёмы → Приём на работу. В открытой форме найдите вкладку Главное.
Устанавливаем флажок «Способ ведения трудовой книжки, выбранный по прежнему месту работы»
В разделе «Главное» поставьте галочку Способ ведения трудовой книжки, выбранный по прежнему месту работы. После этого появятся поля:
- Способ ведения трудовой книжки – выберите из списка (бумажная, электронная, комбинированная).
- Дата подачи заявления о выборе способа – укажите дату, когда сотрудник подал заявление.
Эти данные сохраняются только в кадровых отчётах (например, в отчёте «Штатные сотрудники»). Они не влияют на заполнение СЗВ-ТД.
Сохранение документа
После заполнения всех обязательных полей нажмите кнопку Сохранить. При этом в базе данных будет зафиксирован выбранный способ ведения трудовой книжки.
Разблокировка формы при позднем предоставлении заявления
Если сотрудник позже принесёт заявление с датой подачи, то в 1С можно разблокировать форму и внести изменения. Для этого откройте документ, нажмите Разблокировать и внесите необходимые данные.
Практическое значение параметра
- Кадровые отчёты – в отчётах «Штатные сотрудники» и других кадровых отчётах будет отражён выбранный способ ведения трудовой книжки.
- СЗВ-ТД – данные о способе ведения не влияют на заполнение сведений о трудовой деятельности.
- Управление электронными документами – если выбран электронный способ, система автоматически создаст электронную трудовую книжку в 1С.
- Соблюдение законодательства – правильное указание способа позволяет избежать конфликтов с требованиями Трудового кодекса и нормативных актов о хранении трудовых книжек.
Как изменить способ ведения трудовой книжки после приёма на работу
Если после приёма сотрудник решил изменить способ ведения трудовой книжки, необходимо:
- Подготовить заявление о выборе нового способа ведения трудовой книжки.
- В 1С:ЗУП открыть документ «Приём на работу» сотрудника.
- Нажать кнопку Разблокировать и изменить поля «Способ ведения трудовой книжки» и «Дата подачи заявления».
- Сохранить изменения;
При этом система автоматически обновит кадровые отчёты, но СЗВ-ТД останутся без изменений.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли использовать этот параметр при приёме на первую работу? – Нет, флажок ставится только если сотрудник принимается на работу не впервые.
- Как отобразить информацию о способе в отчёте «Штатные сотрудники»? – В отчёте включите поле «Способ ведения трудовой книжки».
- Что делать, если сотрудник не подал заявление? – В 1С можно оставить поле пустым, но в кадровых отчётах будет отмечено отсутствие данных.
Ссылки и источники
Информация основана на следующих источниках:
- «Приём на работу(дата в способе ведения трудовой книжки)» – 2022‑05‑12T06:33:19
- «Заявление о ведении трудовой книжки в 1С в бумажном и электронном виде» – 2023‑09‑13T06:59:20
- «Как указать способ ведения трудовой книжки, выбранный у другого работодателя» – 2024‑07‑17T13:35:24
- «Как изменить способ ведения трудовой книжки» – 2020‑09‑16T12:35:50
- «Ведение трудовой книжки в 1С:ЗУП» – 2021‑02‑08T00:00:00
Указание способа ведения трудовой книжки, выбранного по прежнему месту работы, в 1С:ЗУП – это простая, но важная процедура, которая обеспечивает корректность кадровых отчётов и соблюдение законодательных требований. Следуя приведённой инструкции, вы сможете быстро и без ошибок задать этот параметр при приёме сотрудника, а также изменить его при необходимости.
Если возникнут вопросы, не стесняйтесь обращаться в службу поддержки 1С или к вашему системному администратору.