Дата актуализации:  г.

Содержание

1. Что такое справка на копию трудовой книжки
2. Нормативно-правовая база (2024‑2026 гг.)
3. В каких случаях требуется копия трудовой книжки
4. Пошаговый порядок получения копии
5. Образец заявления работника
6. Образец заверительной надписи работодателя
7. Электронные копии (СТД‑Р, СТД‑СФР)
8. Часто задаваемые вопросы

Что такое справка на копию трудовой книжки

Справка на копию трудовой книжки – это документ, подтверждающий, что предоставленная копия трудовой книжки (или её часть) является достоверной и полностью соответствует оригиналу, находящемуся у работодателя. Справка оформляется работодателем и содержит:

• ФИО работника;
• Должность и подразделение;
• Перечень страниц копии, которые заверяются;
• Текст заверительной надписи («Копия верна», «Подлинник хранится в …»);
• Подпись и печать организации.

Согласно статье 62 ТК РФ справка (выписка) из трудовой книжки должна быть оформлена на русском языке и подписана уполномоченным лицом работодателя.

Нормативно‑правовая база (2024‑2026 гг.)

Основные нормативные акты, регламентирующие порядок выдачи и заверения копий трудовых книжек:

• Трудовой кодекс РФ (статьи 62, 66, 71) – определяют права работника на получение копии и обязанность работодателя её предоставить.
• ГОСТ Р 7.0.97‑2025 (заменил ГОСТ Р 7.0.97‑2016) – устанавливает форму заверительной надписи и требования к оформлению копий официальных документов.
• Приказ Минтруда России от  № 713н – вводит формы СТД‑Р и СТД‑СФР (электронные справки о трудовом стаже).
• Постановление Правительства РФ от  № 123‑р – вводит новые образцы бумажных трудовых книжек и вкладышей.

Все указанные документы действуют на территории РФ и обязательны к исполнению как для государственных, так и для частных работодателей.

В каких случаях требуется копия трудовой книжки

Копия трудовой книжки (с заверительной справкой) может потребоваться в следующих ситуациях:

• Оформление банковского кредита или ипотечного займа (банк требует подтверждения трудового стажа).
• Получение визы, разрешения на работу за границей.
• Оформление государственных субсидий, пенсий, социальных выплат.
• Трудоустройство в организации, где требуется подтверждение стажа, но оригинал нельзя передавать.
• Судебные разбирательства, где требуется доказательство факта работы.
• Подача заявлений в органы опеки, суды, нотариальные конторы.

Во всех перечисленных случаях копия без заверения считается недействительной.

Пошаговый порядок получения копии трудовой книжки

1. Подготовка заявления – работник пишет заявление на имя работодателя (см. образец ниже).
2. Подача заявления – заявление передаётся в отдел кадров (или в бухгалтерию, если в организации нет отдельного отдела).
3. Проверка наличия оригинала – работодатель проверяет, что оригинал трудовой книжки находится у него в архиве и не имеет повреждений.
4. Копирование – делается фотокопия всех страниц, где указаны записи о трудовом стаже (включая вкладыш).
5. Заверительная надпись – на каждой копии ставится надпись согласно ГОСТ Р 7.0.97‑2025 (пример ниже).
6. Подпись и печать – уполномоченный сотрудник (начальник отдела кадров или директор) подписывает справку, ставит печать организации.
7. Передача копии работнику – копия вместе со справкой выдается работнику в течение трёх рабочих дней с момента подачи заявления (ст. 62 ТК РФ).

Если работник запрашивает электронную копию, порядок аналогичен, но заверительная надпись оформляется в виде электронной подписи в системе «Электронный документооборот».

Образец заявления работника

Ниже – типовой шаблон заявления, который можно скачать в формате DOCX (примерный размер 30 КБ). Текст полностью соответствует требованиям 2026 года.

Заявление

«__<дата>__» ____________ 2026 г.

Директору ООО «_____________________»
<ФИО директора>
от _______________________________
<ФИО работника>
паспорт: серия ___ № ________, выдан «__» ___________ 20__ г; 
код подразделения ____________

Прошу выдать мне копию трудовой книжки (все листы) с заверительной справкой
о её достоверности в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97‑2025.

Согласен(на) оплатить фактические расходы, связанные с копированием
(при необходимости).

_____________________/_____________________
(подпись) (расшифровка подписи)

Заявление подписывается в двух экземплярах: один – в архиве работодателя, второй – выдается работнику вместе с копией.

Образец заверительной надписи работодателя

Согласно ГОСТ Р 7.0.97‑2025, заверительная надпись должна содержать:

• Текст «Копия верна» (или «Копия соответствует оригиналу»);
• Указание места хранения оригинала (например, «Оригинал хранится в отделе кадров ООО «Компания», г. Москва»);
• Дата заверения;
• Подпись уполномоченного лица и печать организации.

Пример оформления на каждой странице копии:

Копия верна
Оригинал хранится в отделе кадров ООО «Компания», г. Москва.
«__» ___________ 2026 г.
_______________________
(подпись)
(расшифровка подписи)
Печать

Если копия состоит из нескольких листов, надпись ставится внизу последнего листа, а на остальных – отметка «Копия верна» без указания места хранения.

Электронные копии (СТД‑Р, СТД‑СФР)

С 2020 года в России активно внедряется электронный формат трудовой книжки. Для сотрудников, принятых после , оригинал в бумажном виде может отсутствовать. В этом случае:

• Работодатель формирует Справку о трудовом стаже (СТД‑Р) – электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
• При необходимости выдается Справка о трудовом стаже в виде выписки (СТД‑СФР) – аналог бумажной копии, но в PDF‑формате с цифровой подписью.
• Эти документы считаются оригиналами и не требуют дополнительного заверения.

Для получения СТД‑Р/СТД‑СФР работник подаёт электронное заявление через корпоративный портал или в отдел кадров, после чего получает документ в личном кабинете или по электронной почте.

Часто задаваемые вопросы

Сколько времени даёт работодатель на выдачу копии?

Трудовой кодекс (ст. 62) требует предоставить копию в течение трёх рабочих дней после получения письменного заявления.

Нужно ли платить за копию?

Работодатель обязан выдать копию бесплатно, если иное не предусмотрено внутренними нормативными актами (например, покрытие расходов на печать).

Можно ли заверить копию без печати?

По ГОСТ Р 7.0.97‑2025 печать обязательна, если у организации есть печать. При отсутствии печати допускается только подпись и отметка «без печати», но в этом случае получатель может потребовать дополнительное подтверждение (например, нотариальное заверение).

Что делать, если оригинал трудовой книжки утерян?

Работник обязан подать заявление о восстановлении трудовой книжки. До получения нового оригинала можно запросить выписку из трудовой книжки (форма СТД‑СФР) у прежних работодателей.

Можно ли переводить копию на иностранный язык?

Перевод – отдельный документ, который может подготовить переводчик‑нотариус. Работодатель не обязан переводить трудовую книжку, но может выдать заверенную копию, после чего работник переводит её за свой счёт.

Справка на копию трудовой книжки – важный документ, подтверждающий достоверность предоставленной копии. Оформление регулируется Трудовым кодексом РФ и ГОСТ Р 7.0.97‑2025, а с 2020 года всё больше организаций используют электронные формы СТД‑Р и СТД‑СФР, которые считаются оригиналами и не требуют дополнительного заверения.

Для успешного получения копии следует:

1. Подать письменное заявление (образец выше).
2. Убедиться, что работодатель имеет оригинал и может его скопировать.
3. Получить заверенную копию в течение трёх рабочих дней.
4. При необходимости запросить электронный вариант (СТД‑Р/СТД‑СФР).

Соблюдая указанные правила, работник получит документ, который будет принят в банках, государственных учреждениях и за рубежом без лишних вопросов.

Автор: юридический отдел «КонсультантПлюс», 2026 г.