С 1 января 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Этот цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки постепенно заменяет старый формат․ В статье подробно разберем, что такое справка о переходе на ЭТК, как и когда ее получить, как оформить заявление и какие действия должны предпринять и работник, и работодатель․
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Электронная трудовая книжка — это официальный цифровой документ, который ведется в единой информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР)․ В нем хранятся все сведения о трудовой деятельности гражданина:
- Места работы и периоды занятости․
- Должности и профессии․
- Основания увольнения․
- Иные сведения, подлежащие учету․
ЭТК имеет юридическую силу, равную бумажному носителю, и является основным документом для подтверждения трудового стажа при назначении пенсии․
Обязателен ли переход на электронную трудовую книжку?
Нет, переход на ЭТК для уже работающих граждан является добровольным․ Закон не обязывает заменять имеющуюся бумажную трудовую книжку на электронную․ Однако есть важные исключения и нюансы:
- Для впервые устраивающихся на работу с 1 января 2021 года бумажная трудовая книжка не заводится․ Работодатель сразу формирует электронную․
- Работник, имеющий бумажную книжку, может в любой момент подать заявление о переходе на ЭТК․ Это его право․
- Работодатель обязан вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде и передавать их в ПФР по форме СЗВ-ТД, даже если у сотрудника осталась бумажная книжка․
Преимущества перехода на электронную трудовую книжку
- Безопасность и сохранность: Данные не потеряются, не сгорят и не будут утеряны․
- Удобство: Доступ к информации через личный кабинет на портале Госуслуг или сайте ПФР в любое время․
- Оперативность: Записи об увольнении и приеме на работу вносятся сразу, без задержек на «оформление» бумаги․
- Экономия времени: Не нужно носить с собой документ, стоять в очередях за справками․
- Автоматизация: При назначении пенсии ПФР автоматически получит все необходимые данные․
Как оформить переход на ЭТК: пошаговая инструкция для работника
Процесс инициирует сам работник․ Вот что нужно сделать:
Шаг 1: Подача заявления
Работник должен написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку․ Образец заявления можно скачать на сайтах ПФР, юридических ресурсах или запросить у кадровика․
Что указать в заявлении:
- ФИО, СНИЛС, паспортные данные․
- Наименование работодателя․
- Четкое просьба о переходе на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде․
- Дата и подпись․
Шаг 2: Получение справки о переходе (Справка-уведомление)
После подачи заявления работодатель обязан:
- Сделать в бумажной трудовой книжке запись: «Сведения о трудовой деятельности переданы в электронном виде в Пенсионный фонд Российской Федерации․ Трудовая книжка выдана работнику на руки․»
- Заверить эту запись подписью руководителя или ответственного за кадровый учет и печатью организации․
- Выдать бумажную трудовую книжку работнику на руки (если она у него была)․ С этого момента работодатель снимает с себя ответственность за ее хранение и ведение․
Эта запись и факт выдачи книжки на руки и есть та самая справка (уведомление) о переходе на ЭТК, которую работник должен сохранить․
Шаг 3: Получение выписки из ЭТК (форма СТД-Р)
Если работнику нужна официальная выписка из своей электронной трудовой книжки (например, для предоставления в другую организацию), он должен написать заявление на получение выписки (форма СТД-Р)․ Работодатель или ПФР (если сведения уже переданы) обязаны ее предоставить․
Как принять на работу сотрудника с электронной трудовой книжкой?
Если кандидат уже имеет ЭТК (например, перешел с предыдущего места работы), работодатель действует стандартно:
- Запросить у кандидата СНИЛС․
- Через сервис ПФР «Электронная трудовая книжка» (требуется доступ работодателя) или через ЭДО (электронный документооборот) запросить выписку из его ЭТК (форма СТД-Р)․
- На основании выписки оформить прием на работу, сделать первую запись в ЭТК нового работодателя через тот же сервис ПФР․
Важно: Прием на работу и оформление приказа производятся на основании выписки из ЭТК, а не бумажного документа․
Как организовать переход на ЭТК в организации: инструкция для работодателя
Работодатель должен быть готов к приему заявлений от сотрудников и корректно выполнять процедуру․
Назначьте ответственного лица
Руководитель должен издать приказ о назначении лица, ответственного за ведение электронных трудовых книжек и взаимодействие с ПФР․
Получите доступ к сервисам ПФР
Для работы с ЭТК необходим доступ к:
- Сервису «Электронная трудовая книжка» на сайте ПФР (через усиленную квалифицированную электронную подпись)․
- Системе электронного документооборота (ЭДО) с ПФР для обмена формами СЗВ-ТД и СТД-Р․
Обработайте заявление сотрудника
Получив заявление:
- Сделайте требуемую запись в бумажной трудовой книжке (если она есть)․
- Выдайте книжку сотруднику под расписку․
- Сформируйте и направьте в ПФР сведения по форме СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности) за соответствующий период․
Ведите учет
Все новые записи о приеме, переводе, увольнении вносите только в электронную систему через сервис ПФР․ Бумажную трудовую книжку больше вести не нужно․
Какие документы используются при работе с ЭТК?
- Заявление о переходе на ЭТК (от работника)․
- Заявление на получение выписки (форма СТД-Р)․
- Форма СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности) — ежемесячный отчет работодателя в ПФР․
- Запись в бумажной трудовой книжке о переходе и ее выдаче (если была бумажная книжка)․
Частые вопросы (FAQ)
Можно ли передумать и вернуться к бумажной книжке?
Нет․ После того как работник подал заявление и работодатель передал сведения в ПФР, возврат к бумажному формату невозможен․ Все дальнейшие записи будут вестись только в электронном виде․
Что делать, если в записях ЭТК ошибка?
Работник подает заявление на исправление неточностей․ Работодатель обязан проверить сведения, внести корректировки и направить обновленные данные в ПФР по форме СЗВ-ТД․
Нужно ли хранить старую бумажную книжку после перехода?
Да, если она была․ После записи о переходе и выдачи на руки работнику, работодатель освобождается от ответственности за ее хранение․ Хранить ее должен сам работник как архивный документ․
Как получить справку о трудовом стаже для визы или других целей?
Нужно запросить выписку из электронной трудовой книжки (форма СТД-Р) через работодателя или напрямую в ПФР/через Госуслуги․
Переход на электронную трудовую книжку — это простой и удобный процесс, инициируемый самим работником․ Ключевой документ в этой процедуре — заявление о переходе․ Главное для работодателя, четко следовать алгоритму: получить заявление, сделать запись в бумажной книжке (при ее наличии), выдать ее сотруднику и передать сведения в ПФР․ Для нового поколения работников ЭТК станет единственным и самым современным подтверждением их трудового пути․
Примечание: Материал носит справочный характер․ Для решения конкретных ситуаций рекомендуется консультация с юристом или кадровым специалистом с учетом актуального законодательства․