С 1 января 2021 года в России для большинства впервые устраивающихся на работу бумажная трудовая книжка не заводится. Все сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде. Однако в некоторых жизненных ситуациях (при устройстве на работу в определенные организации, оформлении документов за рубежом и т.д.) может потребоваться документ, подтверждающий, что у гражданина отсутствует бумажная трудовая книжка. Эта статья объясняет, что это за документ, кто и когда в нем нуждается, и как его получить.
Кому и когда может понадобиться такая справка?
Справка об отсутствии бумажной трудовой книжки (иногда её называют «справкой о не заведении трудовой книжки») может потребоваться в следующих случаях:
- Устройство на работу в организации, требующую «бумажное» подтверждение. Некоторые госструктуры, силовые ведомства или работодатели, не подключенные к электронному документообороту, могут запросить такой документ.
- Оформление документов для выезда за границу (например, для работы или иммиграции в страны, где не признается электронный формат).
- Подтверждение стажа в случаях, когда основным документом (бумажной книжкой) нет, а электронные данные нужно «материализовать» для конкретного запроса.
- Если утеряна бумажная трудовая книжка, и нужно официально подтвердить, что она была единственной и более не восстанавливается (хотя обычно в этом случае восстанавливают копию из архива).
Важно понимать: что это за документ и чем он отличается от других
Не путайте справку об отсутствии трудовой книжки с другими документами:
- Трудовая книжка установленного образца (бумажная). Основной документ о трудовой деятельности до 2021 года или по заявлению работника после.
- Справка по форме СТД-Р. Это не справка об отсутствии. Это выписка из электронной трудовой книжки, которую работодатель обязан выдать при увольнении (если работник не отказался). Она содержит конкретные записи о последнем или всех местах работы. Форма СТД-Р — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность в электронном виде.
- Выписка из электронной трудовой книжки (заказ через ПФР или Госуслуги). Полноценный аналог бумажной книжки, полученный из лицевого счета в Пенсионном фонде. Чаще всего это и требуется вместо справки об отсутствии.
- Справка об отсутствии (не заведении) трудовой книжки. Документ, который подтверждает, что бумажный носитель у гражданина никогда не был (например, потому что он начал работать после 2021 года и выбрал электронный формат). Это именно то, что нужно в особых случаях, когда требуют «бумажное» подтверждение отсутствия бумаги.
Как и где получить справку об отсутствии бумажной трудовой книжки?
Получить такой документ можно несколькими путями, но основной и самый надежный — через Пенсионный фонд России (ПФР).
Через личный кабинет на сайте ПФР или на Госуслугах
Это самый простой и быстрый способ, доступный тем, у кого есть электронная трудовая книжка.
- Авторизуйтесь на Госуслугах или на сайте ПФР.
- В разделе, посвященном трудовой деятельности, найдите пункт «Выписка из электронной трудовой книжки».
- Сформируйте и сохраните выписку. В самом верху или в примечании к ней может стоять пометка о том, что бумажная трудовая книжка не ведется. Этого часто достаточно.
- Если требуется именно справка об отсутствии, а не выписка, после получения выписки обратитесь в отделение ПФР с письменным заявлением (см. ниже).
Обращение в отделение ПФР (лично или через МФЦ)
Если требуется официальный документ на бланке с печатью, нужно написать заявление.
Что нужно сделать:
- Написать заявление на имя руководителя отделения ПФР. В заявлении укажите свои ФИО, СНИЛС, адрес и четко сформулируйте просьбу: «Прошу выдать справку об отсутствии (о не заведении) у меня бумажной трудовой книжки установленного образца, так как сведения о моей трудовой деятельности ведутся в электронном виде».
- При себе иметь: паспорт (для идентификации) и СНИЛС.
- Подать заявление лично в окно приема ПФР или через МФЦ («Мои документы»).
Срок изготовления: Обычно до 5 рабочих дней. Справка выдается на бланке ПФР с подписью и печатью.
Обращение к последнему работодателю
Если вы устроились после 2021 года и увольнялись, работодатель обязан был при увольнении предложить вам справку СТД-Р. Если вы её не получили, вы можете написать заявление на работодателя с требованием выдать справку по форме СТД-Р. В этом документе будет указано, что бумажная трудовая книжка не ведется. Этот факт также можно использовать как подтверждение.
Что делать, если в справке об отсутствии отказали?
Согласно законодательству, ПФР ведет лицевые счета и выдает выписки. Прямого понятия «справка об отсутствии» в законах нет, но факт отсутствия бумажного носителя подтверждается выпиской из электронной книжки, где указано, что записи ведутся в электронном виде. Если в ПФР настаивают на «выписке», а не на «справке об отсутствии»,, это законно. Полученная выписка является достаточным доказательством.
Если вам нужен именно документ с формулировкой «отсутствует», настаивайте на письменном заявлении. Отказ должен быть мотивирован. При необоснованном отказе можно подать жалобу в вышестоящий орган ПФР или в прокуратуру.
Практический вывод и рекомендации
- Для 99% случаев достаточно официальной выписки из электронной трудовой книжки, полученной через ПФР или Госуслуги. Она имеет юридическую силу, равную бумажной трудовой книжке.
- Справка об отсутствии, это узкоспециализированный документ для исключительных ситуаций. Заказывайте её только если вам прямо сказали, что нужен именно такой бланк с такой формулировкой.
- Всегда уточняйте у запрашивающей стороны, какой именно документ им нужен: выписка из ЕТК, справка СТД-Р или справка об отсутствии. Это сэкономит вам время.
- Храните все полученные документы (выписки, справки) в электронном и бумажном виде. Они подтвердят вашу трудовую историю.
Важно: Данные в статье актуальны на момент написания. Законодательство может меняться. Для получения самой точной информации обращайтесь в отделение ПФР или на официальный сайт Пенсионного фонда России.