В Российской Федерации трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовую деятельность гражданина. Однако бывают ситуации, когда у человека нет трудовой книжки (например, он никогда не работал официально, работал только по гражданско‑правовым договорам или является самозанятым). В таких случаях может потребоваться справка об отсутствии трудовой книжки – официальный документ, подтверждающий, что у гражданина нет данного вида трудового учёта.
Ниже подробно описано, где и как можно получить такую справку, какие документы понадобятся и какие нюансы следует учитывать.
Основные учреждения, выдающие справку об отсутствии трудовой книжки
- Работодатель (текущий или предыдущий) – если вы когда‑либо были официально трудоустроены, но трудовая книжка не была заведена (например, работа по договору ГПХ), работодатель может выдать справку, подтверждающую факт отсутствия трудовой книжки.
- Пенсионный фонд Российской Федерации (ПФР) – через личный кабинет на портале Госуслуги или в отделении ПФР можно запросить справку о состоянии лицевого счета, в которой указываеться, что трудовая книжка не открыта.
- Многофункциональный центр (МФЦ) – сотрудники МФЦ принимают заявление и выдают справку после проверки данных в базе ПФР.
- Налоговая служба (ФНС) – при запросе выписки из ЕГРИП или справки о доходах можно получить подтверждение отсутствия трудовой книжки (особенно актуально для самозанятых и ИП).
- Социальная защита населения (управления соцзащиты) – в некоторых регионах справка выдаётся совместно с пособиями или при оформлении социальных выплат.
Пошаговая инструкция получения справки через ПФР (Госуслуги)
- Авторизуйтесь на портале Госуслуги (требуется подтверждённая учётная запись).
- В поиске введите «Справка о состоянии лицевого счета в ПФР» и выберите соответствующую услугу.
- Нажмите «Получить услугу» и заполните электронное заявление:
- ФИО, дата и место рождения;
- СНИЛС;
- Контактные данные (телефон, e‑mail).
- Прикрепите скан паспорта (страница с фото и пропиской) и, при необходимости, документ, подтверждающий отсутствие трудовой деятельности (например, выписку из трудового договора ГПХ).
- Отправьте заявление. Обычно справка готовится в течение 1–3 рабочих дней.
- После готовности вы получите уведомление в личном кабинете; справку можно скачать в формате PDF и распечатать.
Примечание: В справке будет указано, что на лицевом счёте отсутствуют записи о трудовой деятельности, что фактически подтверждает отсутствие трудовой книжки.
Получение справки через работодателя
Если вы когда‑либо были официально трудоустроены, но трудовая книжка не была заведена (например, работа по договору подряда), вы можете попросить у бывшего или текущего работодателя:
- Написать заявление на имя руководителя с просьбой выдать справку об отсутствии трудовой книжки;
- Приложить копию паспорта и, если есть, копию трудового договора (ГПХ).
- Работодатель готовит справку на своём бланке, в которой указывает:
- Ваши ФИО и данные паспорта;
- Период работы в организации;
- Факт, что трудовая книжка не была заведена (или была утеряна и не восстановлена);
- Подпись руководителя, печать организации и дата выдачи.
- Справка заверяется печатью организации и считается официальным документом.
Важно: Если организация ликвидирована, справку можно запросить в архиве организации или в территориальном органе ФНС, где хранятся кадровые документы ликвидированных юрлиц.
Какие документы понадобятся для подачи заявления
- Паспорт гражданина РФ (оригинал и копия).
- СНИЛС (оригинал и копия).
- Заявление (можно заполнить на месте в МФЦ или ПФР, либо подать электронно через Госуслуги).
- При наличии – копии трудовых договоров (ГПХ), выписок из ЕГРИП, подтверждающих отсутствие официального трудоустройства.
- Доверенность, если заявление подаёт представитель (нотариально заверенная).
Сроки и стоимость получения справки
- Сроки: Через Госуслуги и ПФР – 1–3 рабочих дня; через МФЦ – до 5 рабочих дней; через работодателя – обычно в день подачи заявления (при условии готовности документов).
- Стоимость: В большинстве случаев справка выдаётся бесплатно. Исключение – платные услуги в некоторых коммерческих центрах, где могут взимать сбор за срочное оформление (от 300 до 1500 рублей).
Пример текста справки об отсутствии трудовой книжки
МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦЗАЩИТЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Отдел по работе с гражданами
г. Москва, ул. Примерная, д. 10
СПРАВКА
№ 2026/05/22/001
Гражданин Иванов Иван Иванович, г.р.,
паспорт серии 45 № 123456, выдан ОВД г. Москвы ,
СНИЛС 123-456-789 00,
в соответствии с данными лицевого счета в Пенсионном фонде РФ,
не имеет открытой трудовой книжки и не состоял в официальных
трудовых отношениях с по настоящее время.
Выдана по месту жительства для предъявления в органы
социальной защиты, налоговые органы и иные учреждения.
Дата выдачи: г.
Подпись: __________________ (И.О. Петров)
М.П.
Данный пример можно адаптировать под конкретное учреждение, меняя реквизиты и формулировки.
Полезные советы
- Перед подачей заявления проверьте, нет ли у вас уже электронной трудовой книжки в системе ПФР (можно посмотреть в личном кабинете Госуслуг). Если она есть, справка об отсутствии не потребуется.
- Если вам нужна справка срочно, уточните возможность получения её в день обращения в МФЦ или через работодателя.
- Сохраняйте электронную копию справки – многие организации принимают её в PDF‑формате при дистанционном взаимодействии.
- При утере справки её можно восстановить повторным запросом в том же органе, где она была выдана.
Получить справку об отсутствии трудовой книжки в России достаточно просто, если знать, куда обращаться. Наиболее удобный способ – через портал Госуслуги и Пенсионный фонд, где документ выдаётся бесплатно и в короткие сроки. Альтернативные пути – обращение к работодателю, в МФЦ или налоговую службу – также эффективны и могут быть предпочтительны в зависимости от вашей ситуации.
Следуя представленной инструкции, вы сможете оформить необходимый документ без лишних сложностей и использовать его для получения социальных выплат, оформления налоговых льгот, подтверждения статуса при трудоустройстве по гражданско‑правовым договорам и в других официальных целях.