Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки, который появился в России в 2020 г. В статье мы разберём, что такое справка по ЭТК, как её получить, какие правила оформления, а также сравним с бумажным вариантом.
Что такое справка по трудовой книжке электронной?
Справка по трудовой книжке электронной – это официальное подтверждение трудового стажа, получаемое в электронном виде. Она содержит сведения о:
- дате начала работы;
- дате увольнения (если применимо);
- должности и должностных обязанностях;
- периодах работы в разных организациях;
- полученных премиях, повышениях и т.д.
Эта справка доступна в личном кабинете пользователя на портале Госуслуги и может быть загружена в формате PDF или DOC.
Юридическая база
Введена в действие в 2020 г. в соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и Постановлением Правительства РФ № 834н от «Об утверждении правил оформления электронных трудовых книжек».
С 1 января 2021 г. все новые трудовые стажа фиксируются только в ЭТК. Однако параллельное хранение бумажной и электронной версии допускается, если работник не подал заявление об отказе от бумажной книжки.
Как получить справку по ЭТК?
3.1 Через портал Госуслуги
- Войдите в личный кабинет на gosuslugi.ru.
- Перейдите в раздел «Трудовые документы» → «Справка по трудовой книжке».
- Выберите нужный период и нажмите «Получить справку».
- Справка будет сформирована в PDF и появится в разделе «Мои документы».
- Скачайте файл или распечатайте.
3.2 Через работодателя
Если работодатель использует систему «Электронная трудовая книжка», он может самостоятельно сформировать справку и отправить её вам по электронной почте или через портал Госуслуги.
Как заполнить справку по ЭТК?
Формирование справки происходит автоматически системой, но работник может проверить корректность данных перед их публикацией:
- Проверьте правильность даты начала и окончания работы.
- Убедитесь, что указана точная должность и подразделение.
- Проверьте наличие всех начисленных премий и повышений.
- Если есть ошибки, обратитесь к работодателю для внесения правок.
После проверки работник подписывает справку в электронном виде, используя цифровой сертификат или электронную подпись.
Когда оформлять справку?
- При переходе на новую работу – для подтверждения стажа.
- При увольнении – для оформления выходного пособия и пенсионных начислений.
- Для получения кредитов, аренды жилья, государственных пособий и т.д.
Как оформить справку при увольнении?
- Сотрудник подаёт заявление об увольнении в отдел кадров.
- Отдел кадров обновляет данные в ЭТК, фиксируя дату увольнения.
- Справка автоматически обновляется и становится доступной для скачивания.
- Сотрудник получает электронную копию, которую можно использовать для дальнейших целей.
Плюсы и минусы электронных трудовых книжек
Плюсы
- Отсутствие риска потери документа.
- Мгновенный доступ из любой точки мира.
- Автоматическое обновление данных.
- Экономия времени и бумажных ресурсов.
Минусы
- Необходимость доступа к интернету.
- Требуется цифровая подпись для некоторых операций.
- Возможные проблемы с совместимостью старых программ.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли использовать бумажную трудовую книжку вместо ЭТК? Да, если работник не отказался от бумажной версии.
- Как исправить ошибку в справке? Обратитесь к работодателю, чтобы он внес правки в ЭТК.
- Как получить справку, если я работал до 1 января 2021 г.? Сведения о стаже можно получить только из бумажной книжки, но при переходе на ЭТК можно запросить копию.
- Можно ли использовать справку для получения кредита? Да, справка по ЭТК является официальным подтверждением трудового стажа и может быть использована при оформлении кредитов.
Электронная трудовая книжка и сопутствующая справка – это современный, удобный и надёжный способ подтверждения трудового стажа. Они упрощают процесс оформления документов, повышают прозрачность и защищают интересы как работников, так и работодателей. Если вы ещё не перешли на электронный формат, сейчас самое время сделать это, чтобы избежать лишних хлопот в будущем.