В 2026 году процесс увольнения сотрудников в России окончательно закрепился в цифровом формате. С 1 января 2026 года завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК), и теперь формат взаимодействия между работником, работодателем и Социальным фондом России (СФР) стал полностью прозрачным и электронным. Однако у многих граждан и кадровиков до сих пор возникают вопросы: какой именно документ подтверждает стаж при увольнении, если бумажной книжки нет?

Главный документ, который заменяет бумажную трудовую книжку при увольнении сотрудника с электронной версией — это справка по форме СТД-Р. Ниже мы подробно разберем, что это за документ, когда его выдавать и как он оформляется.

Что такое форма СТД-Р?

СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работодателем), это официальный документ, который содержит полную информацию о трудовой деятельности работника именно у конкретного работодателя.

В отличие от бумажной трудовой книжки, которую сотрудник хранит у себя, данные в ЭТК хранятся в базе СФР. Форма СТД-Р является выпиской из этой базы, но заверенной работодателем. Она необходима работнику для:

• Подтверждения стажа при устройстве на новую работу;
• Оформления пенсии;
• Получения кредитов или виз (где требуется подтверждение занятости);
• Личного архива.

Когда работодатель обязан выдать справку СТД-Р?

Согласно актуальному законодательству (включая нормы, действующие в 2026 году), работодатель обязан выдать справку СТД-Р в двух основных случаях:

1. При увольнении сотрудника. Это обязательное требование. Документ выдается в последний день работы.
2. По письменному заявлению работника. Сотрудник может запросить справку в любое время в период работы или после увольнения. В этом случае работодатель должен предоставить ее не позднее 3 рабочих дней (или в сроки, установленные внутренними регламентами, но не нарушая закон).

Важно: Если сотрудник увольняется, справка СТД-Р выдается ему автоматически, писать отдельное заявление для этого не требуется, так как обязанность работодателя прописана в законе.

Сроки выдачи документа

Крайне важно соблюдать сроки, чтобы не нарушить трудовое законодательство:

• При увольнении: Справка СТД-Р вручается сотруднику в последний день работы (день расторжения трудового договора).
• Передача данных в СФР: Работодатель обязан передать сведения об увольнении в Социальный фонд России не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении (согласно пп. 2 п. 5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

Таким образом, сначала сотрудник получает бумажную или электронную справку на руки, а затем данные уходят в государственный реестр.

Что содержится в справке СТД-Р?

Документ содержит актуальные и исторические данные о работе сотрудника в данной организации. В форме СТД-Р обязательно указываются:

• ФИО работника и его дата рождения;
• Наименование работодателя (организации или ИП);
• Даты приема на работу и увольнения;
• Должности и структурные подразделения;
• Основания для приема, перевода или увольнения (со ссылками на приказы);
• Информация о переходе на электронную трудовую книжку (дата подачи заявления работником);
• Реквизиты приказа об увольнении.

Документ должен быть подписан руководителем организации (или уполномоченным лицом) и заверен печатью (если она используется в организации). Также возможна выдача справки в электронном виде, усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя.

Как получить справку: бумажный или электронный формат?

В 2026 году у работника есть выбор, в каком виде получить документ:

Бумажный вариант

Работодатель распечатывает форму СТД-Р, подписывает и ставит печать. Этот вариант выдается сотруднику на руки в день увольнения. Он имеет полную юридическую силу.

Электронный вариант

Если работник предпочитает цифровой формат, он может указать в заявлении (или в заявлении об увольнении) адрес электронной почты. Работодатель отправляет файл справки (обычно в формате PDF с электронной подписью) на указанный email.

Также сотрудник всегда может самостоятельно получить выписку из своей электронной трудовой книжки через:

• Портал Госуслуги;
• Личный кабинет на сайте Социального фонда России (СФР);
• Сервисы онлайн-банкинга (например, СберБанк, ВТБ и др.);
• МФЦ («Мои документы»).

Однако, именно СТД-Р от работодателя важна тем, что подтверждает факт увольнения и его основание «здесь и сейчас», пока данные еще не обновились в общей базе или если требуются оригиналы документов для архива.

Другие обязательные документы при увольнении в 2026 году

Помимо справки СТД-Р, при увольнении сотрудник должен получить полный пакет документов. В 2026 году список обязательных бумаг включает:

• Приказ об увольнении (копия) или его заверенная выписка;
• Расчетный листок с подробной расшифровкой всех выплат и удержаний;
• Справка о доходах и суммах НДФЛ (аналог бывшей 2-НДФЛ) за текущий год;
• Справка для расчета больничного (о среднем заработке за два предыдущих года), если сотрудник не отработал в организации полные два года;
• Бумажная трудовая книжка (только если сотрудник ранее не отказался от нее в пользу электронной и она велась параллельно).

Электронная трудовая книжка и сопровождающая ее справка СТД-Р сделали процесс подтверждения стажа более удобным и защищенным от потерь. Главное, что нужно помнить работнику: при увольнении в 2026 году вы обязательно должны получить на руки справку по форме СТД-Р в последний день работы. Этот документ является вашим главным доказательством трудового стажа у конкретного работодателя в цифровую эпоху.

Работодателям же следует строго следить за сроками: выдача справки сотруднику и передача данных в СФР должны быть произведены оперативно, чтобы избежать штрафов и проблем с пенсионным учетом граждан.