В современных условиях кадрового учёта всё больше организаций переходят на электронную трудовую книжку (ЭТК)․ При расторжении трудового договора работнику необходимо выдать документ, подтверждающий его трудовую деятельность – справку СТД‑Р (Сведения о трудовой деятельности)․ В этой статье подробно рассмотрим, что такое справка СТД‑Р, когда она выдаётся, какие нормативные акты регулируют её оформление и как её сформировать в программе 1С:ЗУП (Зарплата и управление персоналом)․
Что такое электронная трудовая книжка и справка СТД‑Р
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой аналог бумажной трудовой книжки, ведётся в Социальном фонде России (СФР)․ Работодатель передаёт сведения о приёме, переводе и увольнении сотрудников через форму ЕФС‑1․
- Справка СТД‑Р – официальный документ, содержащий сведения о трудовой деятельности сотрудника в конкретной организации (ФИО, дата рождения, СНИЛС, периоды работы, должности, основания приёма и увольнения)․ Выдаётся только тем работникам, у которых ведётся электронная трудовая книжка․
Справка СТД‑Р фактически заменяет выписку из бумажной трудовой книжки при увольнении, если сотрудник не отказался от получения бумажного варианта․
Нормативная база
- Федеральный закон от № 27‑ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» (ст․ 11, п․ 5) – определяет сроки подачи сведений в СФР․
- Постановление Правительства РФ от № 2252 «О порядке ведения электронных трудовых книжек» – регламентирует форму СТД‑Р и порядок её выдачи․
- Приказ Минтруда России от № 588н «Об утверждении формы справки СТД‑Р и порядка её заполнения»․
- Письмо Минтруда от № 14-6/ООГ-2661 – разъясняет, что выписка из ЕФС‑1 при увольнении не требуется, достаточно справки СТД‑Р․
Важно: Справка СТД‑Р выдаётся в день увольнения (или в следующий рабочий день, если день увольнения приходится на выходной) и обязательно при увольнении по инициативе работника или по его заявлению․
Когда и кому выдаётся справка СТД‑Р
- При увольнении сотрудника, у которого ведётся электронная трудовая книжка․
- По заявлению работника (например, для подтверждения стажа при устройстве на новую работу, получения кредита и т․д․)․
- Если сотрудник отказался от получения бумажной трудовой книжки – справка СТД‑Р является единственным документом, подтверждающим трудовую деятельность․
Справка не выдаётся сотрудникам, у которых ведётся только бумажная трудовая книжка (в этом случае выдаётся сама книжка или её выписка)․
Как сформировать справку СТД‑Р в 1С:ЗУП
Программа 1С:ЗУП содержит встроенный механизм формирования справки СТД‑Р на основе данных, переданных в СФР через форму ЕФС‑1․ Ниже – пошаговая инструкция․
Предварительные условия
- В справочнике «Сотрудники» у сотрудника установлен признак Ведётся электронная трудовая книжка (флажок в карточке сотрудника)․
- Все кадровые события (приём, перевод, увольнение) отражены в документах «Приём на работу», «Перевод», «Увольнение» и переданы в СФР (отчёт ЕФС‑1 сформирован и отправлен)․
- Обновлена версия конфигурации 1С:ЗУП не ниже версии, поддерживающей форму СТД‑Р (как правило, релиз от 2021 года и новее)․
Шаги формирования справки
- Открыть меню Зарплата → Кадры → Справки и выписки → Справка СТД‑Р․
- В открывшейся форме выбрать сотрудника, для которого требуется справка․
- Указать период, за который нужно сформировать сведения (по умолчанию – весь период работы в организации)․
- Нажать кнопку Сформировать․ Система выгрузит данные из регистров накопления «Сведения о трудовой деятельности» и сформирует печатную форму справки СТД‑Р․
- Проверить корректность заполнения полей (ФИО, СНИЛС, даты, наименование организации, основания приёма/увольнения)․ При необходимости отредактировать вручную (доступно через кнопку Изменить)․
- Распечатать справку на бумажном носителе или сохранить в электронном виде (PDF, XPS)․
- Выдать сотруднику в день увольнения под подпись о получении (журнал выдачи справок СТД‑Р ведётся в разделе Кадры → Журналы → Выдача справок СТД‑Р)․
<h2>СПРАВКА СТД‑Р</h2>
<p><b>ФИО:</b> Иванов Иван Иванович<br>
<b>Дата рождения:</b> <br>
<b>СНИЛС:</b> 123-456-789 00<br>
<b>Организация:</b> ООО «Ромашка»<br>
<b>ИНН/КПП:</b> 7701234567 / 770101001</p>
<h3>Сведения о трудовой деятельности</h3>
<ul>
<li>Приём на работу: – должность: менеджер по продажам</li>
<li>Перевод: – должность: старший менеджер по продажам</li>
<li>Увольнение: – основание: по собственному желанию (ст․ 77 ТК РФ)</li>
</ul>
<p><b>Выдана:</b> <br>
<b>Подпись уполномоченного лица:</b> _____________________<br>
<b>М․П․</b></p>
В 1С:ЗУП данный шаблон формируется автоматически; пользователь может изменить его в обработке Настройка печатных форм․
Сроки выдачи и ответственность
- Согласно ст․ 11 Закона № 27‑ФЗ, сведения о увольнении должны быть переданы в СФР не позднее следующего рабочего дня после дня издания приказа об увольнении․
- Справка СТД‑Р выдаётся сотруднику в день увольнения (или в следующий рабочий день, если день увольнения – выходной)․
- Нарушение срока выдачи может повлечь административную ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ (штраф от 30 000 до 50 000 руб․ для должностных лиц)․
Рекомендуется фиксировать факт выдачи в журнале выдачи справок СТД‑Р и получать подпись сотрудника о получении․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Нужно ли выдавать выписку из ЕФС‑1 при увольнении?
- Согласно письму Минтруда от № 14-6/ООГ-2661, выписка из ЕФС‑1 при увольнении не требуется․ Достаточно справки СТД‑Р․
- Можно ли выдавать справку СТД‑Р в электронном виде без бумажного носителя?
- Да․ Сотрудник может получить справку в электронном формате (PDF, подписанную ЭЦП) при условии, что он согласен на получение электронного документа и у него есть возможность его принять (например, через личный кабинет на Госуслугах или корпоративный портал)․
- Что делать, если сотрудник отказался от получения справки СТД‑Р?
- Если сотрудник явно отказался от получения справки (письменное заявление), работодатель не обязан её выдавать․ Однако рекомендуется оформить отказ в письменной форме и хранить его в личном деле сотрудника․
- Нужно ли заверять справку СТД‑Р печатью организации?
- По действующим нормам печать организации не обязательна, но допустима․ Достаточно подписи уполномоченного лица (руководителя, кадровика, бухгалтера) и указания даты выдачи․
Справка СТД‑Р – ключевой документ при увольнении сотрудников, у которых ведётся электронная трудовая книжка․ Её правильное оформление и своевременная выдача обеспечивают соблюдение трудового законодательства, защищают права работника и минимизируют риски для работодателя․ В программе 1С:ЗУП процесс формирования справки максимально автоматизирован: достаточно внести корректные кадровые данные, отправить сведения в СФР и воспользоваться готовой печатной формой․
Следуя рекомендациям, изложенным в данной статье, вы сможете безошибочно оформлять справки СТД‑Р при увольнении, соблюдая все сроки и требования нормативных актов․