Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал стандартом кадрового документооборота. В связи с этим у многих работников и работодателей возникает логичный вопрос: если бумажная трудовая больше не ведется или сдана в архив‚ то какой документ теперь подтверждает стаж и увольнение сотрудника? Разберемся во всех нюансах выдачи справок при увольнении в 2026 году.
Главный документ: справка СТД-Р
Основным документом‚ который работодатель обязан выдать сотруднику с электронной трудовой книжкой в последний рабочий день‚ является справка по форме СТД-Р. Это официальная выписка из электронной трудовой книжки‚ которая содержит сведения о трудовой деятельности конкретного работника у данного работодателя.
Согласно статье 66.1 ТК РФ‚ выдача СТД-Р при увольнении, это безусловная обязанность работодателя. Для этого не требуется писать какое-либо дополнительное заявление‚ документ выдается автоматически в день прекращения трудового договора.
Что содержит справка СТД-Р?
Справка выступает цифровым аналогом бумажной трудовой книжки и включает в себя:
- Сведения о работнике (ФИО‚ дата рождения‚ СНИЛС);
- Информацию о работодателе;
- Даты приема и увольнения;
- Сведения о должности и переводах;
- Основания и причины увольнения (со ссылкой на статью ТК РФ);
- Сведения о награждениях (если таковые имеются).
В каком виде выдается справка?
Формат выдачи справки СТД-Р может быть разным‚ и закон предоставляет выбор:
- На бумажном носителе. Классический вариант, распечатанный документ‚ заверенный подписью уполномоченного лица (обычно кадровика или руководителя) и печатью организации (при наличии).
- В форме электронного документа. Справка может быть направлена работнику по электронной почте или через систему электронного документооборота. В этом случае она обязательно должна быть подписана усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работодателя.
Что делать‚ если работник не забрал справку в день увольнения?
Ситуации бывают разные: сотрудник может заболеть‚ не явиться на работу в последний день или просто забыть забрать документы. Самое главное помнить: работодатель не освобождается от своей обязанности.
Если работник не получил СТД-Р в день увольнения‚ он вправе в любой момент обратиться за этим документом к бывшему работодателю. В таком случае работодатель обязан подготовить и выдать справку по заявлению сотрудника в установленный законом срок.
Обязанности работодателя перед СФР
Выдача справки работнику — это только одна сторона процесса. Работодатель также должен сообщить об увольнении в Социальный фонд России (СФР).
В связи с увольнением работника‚ независимо от того‚ бумажная у него трудовая или электронная‚ необходимо:
- Сдать форму ЕФС-1 с заполненным подразделом 1.1.
- Сделать это нужно не позднее следующего рабочего дня после дня издания приказа об увольнении (пп. 2 п. 5 ст. 11 Закона от N 27-ФЗ).
Полный список документов при увольнении в 2026 году
Справка СТД-Р — это важный‚ но не единственный документ‚ который выдается на руки. Согласно ст. 84.1 ТК РФ‚ полный пакет обязательных документов выглядит так:
- Трудовая книжка (если работник не отказался от ее ведения на бумаге) ИЛИ справка СТД-Р (если выбрана электронная форма).
- Справка о доходах и суммах НДФЛ (выдается за текущий и предыдущие годы по запросу или автоматически в зависимости от внутренних регламентов).
- Справка для расчета больничного (форма 182н‚ содержит данные о заработке за 2 предыдущих года).
- Копия приказа об увольнении (выдается по письменному заявлению работника).
- Копии других документов‚ связанных с работой (трудового договора‚ приказов о переводах и т.д.) — строго по заявлению работника.
Важное резюме
При увольнении сотрудника с электронной трудовой книжкой именно форма СТД-Р заменяет собой выдачу бумажной трудовой. Работодатель должен выдать ее в последний рабочий день без дополнительных заявлений‚ а в случае неявки сотрудника, быть готовым выдать ее позже по первому требованию. Не забывайте также вовремя сдавать отчет ЕФС-1 в СФР‚ чтобы избежать штрафов за несвоевременное уведомление фонда о прекращении трудовых отношений.