Оформление трудовых отношений с сотрудником, принятым на период отсутствия другого работника (например, в отпуске, на больничном, в декрете), вызывает множество вопросов у кадровых служб. В данной статье подробно рассмотрен порядок внесения записи в трудовую книжку при заключении срочного трудового договора на время отсутствия основного сотрудника, приведены нормативные основания, примеры формулировок и рекомендации по избежанию типичных ошибок.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ:
- ст. 66 ТК РФ – обязанность работодателя вести трудовую книжку и вносить в неё записи о приёме, переводе и увольнении работников;
- ст. 77 ТК РФ – основания расторжения трудового договора (в т.ч. истечение срока срочного договора);
- ст. 59 ТК РФ – понятие срочного трудового договора;
- ст. 57 ТК РФ – условия трудового договора (в т.ч. указание срока действия).
- Письмо Роструда от № 937-6-1 – разъяснение, что в трудовой книжке не требуеться указывать характер договора (срочный/бессрочный);
- Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России от № 69) – порядок внесения записей.
Когда заключается срочный договор на время отсутствия основного работника?
Срочный трудовой договор может быть заключён, если работа носит временный характер и связана с замещением отсутствующего сотрудника. Типичные ситуации:
- Ежегодный отпуск основного работника;
- Больничный лист (включая длительное лечение);
- Отпуск по уходу за ребёнком (декретный отпуск);
- Прохождение учебного отпуска, командировки или иные уважительные причины отсутствия.
Важно, что срок действия такого договора определяется именно периодом отсутствия основного сотрудника и указывается в самом договоре (например, «с по »).
Как оформляется запись в трудовой книжке?
Согласно ст. 66 ТК РФ и Инструкции по заполнению трудовых книжек, запись о приёме на работу вносится по общим правилам, независимо от того, срочный или бессрочный договор заключён. Отсутствие специальных отметок о срочности договора прямо подтверждено письмом Роструда от № 937-6-1.
Обязательные элементы записи о приёме
- Дата приёма на работу (число, месяц, год).
- Наименование организации (или её структурного подразделения).
- Должность, которую занимает работник.
- Трудовая функция (краткое описание выполняемой работы).
- Основание приёма – номер и дата трудового договора.
Пример записи:
– принят на работу в ООО «Кадровый ресурс» на должность менеджера по продажам (выполнение обязанностей отсутствующего работника Иванова И.И.) по трудовому договору № 12‑25 от .
Запись об увольнении (окончании срочного договора)
При истечении срока срочного трудового договора запись об увольнении делается в соответствии с п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ – «Уволен в связи с истечением срока трудового договора».
Пример записи об увольнении:
– уволен в связи с истечением срока трудового договора (п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
Что не указывается в трудовой книжке?
- Формулировки типа «срочный трудовой договор» или «на время отсутствия основного работника»;
- Указание конкретного периода действия договора (это остаётся только в самом договоре и в личной карточке сотрудника);
- Ссылка на внутренний приказ о замещении отсутствующего работника (если такой приказ не является основанием для трудового отношения).
Таким образом, трудовая книжка отражает лишь факт приёма и увольнения, а не характер договора.
Практические рекомендации для кадровой службы
- Проверка основания: перед оформлением приёма убедитесь, что отсутствие основного работника документально подтверждено (приказ об отпуске, больничный лист и т.д.).
- Формулировка трудового договора: в договоре чётко укажите, что работа носит временный характер и связана с замещением отсутствующего сотрудника, а также укажите точные даты начала и конца срока.
- Оформление приказа о приёме: в приказе можно отразить замещение, но в трудовой книжке эта информация не дублируется.
- Хранение документов: трудовой договор, приказ о приёме и документы, подтверждающие отсутствие основного работника, храните в личном деле сотрудника на протяжении всего срока действия договора и после его окончания (в соответствии с требованиями архивного законодательства).
- Обучение сотрудников отдела кадров: регулярно проводите инструктажи по изменениям в трудовом законодательстве и разъяснениям Роструда, чтобы избежать ошибочных записей.
Ответственность за нарушение порядка ведения трудовых книжек
Невнесение обязательной записи о приёме или увольнении, а также внесение недостоверной информации влечёт административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 1 000 до 5 000 руб. для должностных лиц и от 30 000 до 50 000 руб. для организаций). Кроме того, ошибки могут привести к спорам в суде при определении стажа работника для начисления пенсии, пособий и других социальных выплат.
Запись в трудовой книжке работника, принятого по срочному трудовому договору на время отсутствия основного сотрудника, оформляется по общим правилам, без указания характера договора и его срока. Основное внимание следует уделить точному указанию даты приёма, должности, основания (номер и дата договора) и, при увольнении, формулировки об истечении срока трудового договора. Соблюдение этих требований обеспечит корректный учёт трудового стажа, защитит организацию от административных штрафов и упростит взаимодействие с сотрудниками при возникновении вопросов о их трудовой истории.
Следуя представленным рекомендациям и опираясь на актуальное нормативное регулирование (ТК РФ, письма Роструда, Инструкция по заполнению трудовых книжек), кадровая служба сможет безошибочно вести трудовые книжки даже в самых сложных ситуациях замещения отсутствующих работников.