Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Вопрос о её «сроке годности» часто возникает у сотрудников, которые хотят понять, когда им необходимо обновлять или заменять бумажный экземпляр, а также как правильно вести записи в электронном формате.

Что такое «срок годности» трудовой книжки?

Трудовая книжка не имеет «срока годности» в привычном смысле, как, например, продукты питания. Однако существуют сроки, которые регулируют:

• время, в течение которого работодатель обязан оформить записи в книжке;
• период, в течение которого работник может получить дубликат;
• переходный период, в течение которого работодатели обязаны перейти на электронный формат.

Ключевые сроки по бумажной трудовой книжке

Время оформления записей при увольнении

При прекращении трудового договора работодатель обязан:

• заверить все записи подписью работодателя (или лица, ответственного за ведение трудовых книжек), печатью и подписью самого работника;
• выдать трудовую книжку работнику в течение три рабочих дней после получения письменного заявления о переходе на новое место работы.

Если заявление подано менее чем за три рабочих дня до увольнения, работнику выдается трудовая книжка не позднее дня увольнения.

Дубликат трудовой книжки

При необходимости получения дубликата (вкладыша к ней) работодатель обязан выдать его не позднее 20 календарных дней со дня поступления заявления работника.

Запись о работе в течение 5 дней

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, работодатель ведет трудовые книжки на работника, проработавшего свыше 5 дней. Это означает, что запись о работе в течение менее 5 дней не обязана быть внесена.

Переход на электронную трудовую книжку

Начало и сроки перехода

Переход к электронным трудовым книжкам начался 1 января 2020 года. С 2023 года работодатели обязаны применять новый формат:

• при утере сотрудником бумажной книжки;
• при необходимости обновления данных.

Для работодателей установлен 5‑летний переходный период (с 10 июня 2021 года), в течение которого они обязаны оцифровать трудовые книжки работников.

Конечный срок перехода

В проекте предусмотрен переходный период до 1 января 2027 года. По истечении этого срока все трудовые книжки должны быть в электронном виде.

Порядок перехода

1. Работодатель выбирает способ ведения трудовой книжки (бумажный или электронный) и фиксирует дату выбора.
2. Если работник подает заявление о переходе на электронную форму, дата выбора может быть установлена равной дате приема.
3. После перехода все будущие записи ведутся в электронном формате.

Практические рекомендации

• Если вы собираетесь сменить работу, подайте заявление о переходе на новое место работы минимум за три рабочих дня до увольнения.
• Если вам нужен дубликат трудовой книжки, сделайте заявление как можно раньше, чтобы получить его в течение 20 календарных дней.
• Обратите внимание на дату начала работы: если вы проработали менее 5 дней, запись о работе может не быть внесена.
• Если вы работаете в компании, где ещё не завершён переход на электронную трудовую книжку, уточните у работодателя, какие сроки и процедуры действуют.
• При наличии старой бумажной трудовой книжки не требуется обмен на новую — они применяются наравне с более поздними бланками.

Трудовая книжка не имеет «срока годности» в традиционном смысле, но существуют чёткие сроки, регулирующие её оформление, выдачу дубликатов и переход на электронный формат. Соблюдение этих сроков обеспечивает законность трудовых отношений и упрощает процесс проверки трудового стажа.