Заверенная копия трудовой книжки – это официальный документ, который подтверждает сведения, внесенные в оригинальный трудовой договор. Вопрос о том, сколько времени она остается действительной, часто интересует как работников, так и представителей кадровых отделов.
Что такое заверенная копия трудовой книжки?
Копия считается заверенной, если на ней поставлена подпись и печать ответственного лица (чаще всего – руководителя организации или уполномоченного сотрудника кадрового отдела). Такая копия имеет юридическую силу и может использоваться в банках, ПФР, при оформлении ипотечного кредита и т.д.
Как оформляется заверение?
- Работник подает заявление о выдаче копии.
- Кадровый отдел готовит ксерокопию всех страниц.
- Ответственное лицо подписывает копию и ставит дату заверения.
- Копию передают работнику в течение трёх рабочих дней.
Где и зачем используется заверенная копия?
Заверенная копия трудовой книжки может потребоваться в следующих случаях:
- Получение кредита (ипотечного, автокредита).
- Оформление выплаты из ПФР.
- Подача документов в органы соцзащиты.
- Подтверждение трудового стажа при смене работодателя.
Срок годности заверенной копии
По российскому законодательству срок действия заверенной копии не установлен. Однако на практике её используют в течение определённого периода, который определяется требованиями организации, в которую документ будет представлен.
Общий практический срок
Наиболее часто в банках и других финансовых учреждениях требуют копию, действительную не более 30 дней с даты её заверения. Это связано с тем, что информация о трудовом стаже может измениться.
Исключения
- Банки – обычно требуют копию, действительную один месяц после заверения;
- ПФР – иногда принимают копию без ограничения срока, но могут запросить актуальную версию.
- Некоторые государственные службы могут потребовать копию, оформленную не старше 6 месяцев.
Как продлить действительность копии?
Если срок действия истек, достаточно запросить у работодателя новую заверенную копию. Процедура выдачи копии идентична первой, только дата заверения будет обновлена.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли использовать копию, заверенную более года назад? – Да, если ни одна из сторон не требует её актуальности. Однако банки могут отказать.
- Нужен ли нотариальный статус заверения? – Нет, достаточно подписи и печати уполномоченного лица.
- Сколько стоит получить копию? – Обычно выдача копии бесплатна, но некоторые организации могут взимать административный сбор.
- Что делать, если в книжке произведены изменения? – При вносе изменений (например, новых записей) необходимо оформить новую заверенную копию.
Срок годности заверенной трудовой книжки не фиксирован законом, но в практическом использовании он обычно ограничивается 30 днями или одним месяцем с даты её заверения. При выборе организации, куда будет подаваться документ, всегда уточняйте её требования к сроку действия копии, чтобы избежать неприятных сюрпризов.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы по оформлению или продлению заверенной копии, обратитесь в кадровый отдел вашего предприятия – они помогут подготовить актуальный документ в нужные сроки.