Ведение кадрового делопроизводства требует строгого соблюдения законодательных норм, особенно когда речь идет о документах, связанных с трудовыми книжками. Одним из ключевых документов в этом процессе является акт приема-передачи трудовых книжек. От правильности определения срока его хранения зависит не только порядок в архиве организации, но и юридическая защищенность работодателя в случае проверок или судебных разбирательств.
В данной статье мы подробно разберем, сколько времени необходимо хранить эти документы, от чего зависит срок и как правильно организовать их уничтожение.
Правовое регулирование: где искать ответы?
Основным нормативным актом, регламентирующим сроки хранения документов в Российской Федерации, является Приказ Росархива от № 239 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (далее — Перечень).
Именно этот документ пришел на смену старому приказу Минкультуры 2010 года и действует на текущую дату (май 2026 года). Важно понимать, что акт приема-передачи является документом по личному составу, так как он фиксирует движение бланков строгой отчетности, влияющих на права работников.
Классификация акта приема-передачи
Акт приема-передачи трудовых книжек может составляться в различных ситуациях:
- При передаче трудовых книжек от одного ответственного лица другому внутри организации (например, при увольнении кадровика).
- При передаче книжек в архив организации.
- При передаче книжек в государственные или муниципальные архивы (для организаций-источников комплектования).
- При передаче книжек в органы службы занятости (в редких случаях ликвидации).
Независимо от ситуации, этот документ относится к группе документов по личному составу.
Срок хранения: 50 или 75 лет?
Согласно ст. 656 и ст. 657 Перечня (утв. Приказом № 239), документы по личному составу (приказы, личные карточки, лицевые счета, а также акты приема-передачи трудовых книжек) имеют следующие сроки хранения:
- 75 лет, если документы созданы до 1 января 2003 года.
- 50 лет — если документы созданы после 1 января 2003 года.
Важное уточнение: Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по документу. В случае с актами приема-передачи — это год, в котором был подписан акт.
Почему сроки такие длительные?
Трудовая книжка — основной документ о стаже работы. Акты приема-передачи подтверждают цепочку ответственности за сохранность этих книжек. В случае утери трудовой книжки работником или архивом, именно акт приема-передачи может стать единственным доказательством того, что документ находился в организации в определенный период. Это критически важно для подтверждения стажа при назначении пенсии.
Особенности хранения в зависимости от типа организации
Существует нюанс, зависящий от того, является ли организация источником комплектования государственных архивов.
Организации, не передающие документы в госархив
Большинство коммерческих компаний хранят документы по личному составу самостоятельно в течение всего срока (50 или 75 лет). По истечении этого срока документы уничтожаются.
Организации — источники комплектования госархивов
Если организация передает документы постоянного хранения и по личному составу в государственный или муниципальный архив, то:
- Акт приема-передачи трудовых книжек (как часть документов по личному составу) передается в архив вместе с другими документами.
- В организации остается только копия или учетная запись, но основной массив хранится в архиве бессрочно (фактически).
Порядок уничтожения актов по истечении срока
Просто выбросить акты, срок хранения которых истек, нельзя. Процедура уничтожения строго регламентирована:
- Проведение экспертизы ценности. Специальная комиссия (ЭПК) проверяет документы и подтверждает, что сроки хранения истекли и документы не имеют исторической ценности.
- Составление акта об уничтожении. Оформляется «Акт об уничтожении документов, не подлежащих хранению». В него вносятся реквизиты уничтожаемых дел (в т.ч. актов приема-передачи).
- Утверждение руководителем. Акт об уничтожении утверждается руководителем организации.
- Физическое уничтожение. Документы измельчаются (шредирование) или сжигаются. Выбрасывать целые документы в мусорный бак запрещено из-за содержащихся в них персональных данных (ФЗ-152 «О персональных данных»).
Типичные ошибки при хранении
Анализируя практику кадрового аудита, можно выделить частые ошибки:
- Хранение менее 50 лет. Попытка приравнять акты к обычной бухгалтерии (которая хранится 5 лет после отчетного периода) является грубой ошибкой.
- Отсутствие актов при внутренней передаче. Если трудовые книжки передавались от одного сотрудника другому без акта, при утере книжки вся ответственность ложится на последнего известного держателя или организацию в целом.
- Нарушение условий хранения. Документы по личному составу должны храниться в условиях, исключающих повреждение и утрату (запираемые шкафы, контроль влажности и температуры).
Срок хранения актов приема-передачи трудовых книжек составляет 50 лет (для документов, созданных после ). Это один из самых длительных сроков в корпоративном документообороте. Соблюдение этого требования защищает интересы работников и минимизирует риски для работодателя. Помните, что даже в эпоху цифровизации бумажные трудовые книжки и сопроводительная документация к ним остаются юридически значимыми оригиналами, требующими бережного отношения и строгого учета.
Статья актуальна на май 2026 года и составлена с учетом действующего законодательства РФ.