Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. После увольнения работодатель обязан выдать её сотруднику в день прекращения трудового договора. Однако не всегда работник забирает трудовую книжку вовремя. В таких случаях возникает вопрос: сколько хранятся трудовые книжки после увольнения, если они не были получены? Ответ на этот вопрос важен как для работников, так и для кадровых служб организаций.

Обязанность работодателя по выдаче трудовой книжки

Согласно статье 84.1 Трудового кодекса РФ и пункту 37 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225), работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в последний день его работы — то есть в день увольнения.

Если работник не явился за трудовой книжкой в день увольнения, работодатель должен:

• направить ему уведомление о необходимости явиться за документом;
• предложить отправить трудовую книжку по почте (с уведомлением о вручении).

В случае отказа работника от получения документа или его невозможности связаться с работником, трудовая книжка переходит в статус невостребованной.

Срок хранения невостребованных трудовых книжек

Срок хранения невостребованных трудовых книжек строго регламентирован законодательством и зависит от даты их создания.

Для трудовых книжек, созданных до 1 января 2003 года

Согласно пункту 43 Правил № 225 и Приказу Росархива № 236 от , такие документы хранятся в течение 75 лет с момента увольнения работника.

Для трудовых книжек, созданных после 1 января 2003 года

Несмотря на то, что некоторые источники ошибочно указывают срок в 50 лет, фактически и по закону все трудовые книжки — независимо от даты оформления — хранятся 75 лет, если они не были востребованы работником.

Это связано с тем, что:

• трудовая книжка — это личный документ, содержащий сведения о трудовой деятельности;
• они входят в перечень документов, подлежащих постоянному хранению (согласно Перечню типовых архивных документов, утвержденному Росархивом);
• даже после увольнения такие документы могут потребоваться для оформления пенсии, подтверждения стажа, судебных разбирательств и т.д.

Важно!

Некоторые интернет-источники упоминают срок хранения в 50 лет — это устаревшая или неверная информация. С 2020 года единый срок хранения всех невостребованных трудовых книжек — 75 лет, независимо от даты их выдачи.

Как хранить невостребованные трудовые книжки?

Невостребованные трудовые книжки должны храниться в строгом соответствии с требованиями:

• Отдельно от других документов, в сейфе или специальном шкафу с ограниченным доступом;
• По алфавиту фамилий — для быстрого поиска;
• В условиях, исключающих повреждение — в сухом, защищённом от влаги и пыли месте;
• С ведением реестра — в котором указываются: ФИО работника, дата увольнения, дата направления уведомления, дата передачи в архив (если применимо).

Каждая трудовая книжка — это самостоятельная единица хранения, и её нельзя объединять с другими документами или уничтожать до истечения срока.

Что происходит через 75 лет?

После истечения 75-летнего срока хранения трудовая книжка подлежит уничтожению в установленном порядке:

• составляется акт о выборочном отборе документов к уничтожению;
• акт согласовывается с архивной службой организации или территориальным архивом;
• уничтожение проводится с соблюдением требований по защите персональных данных (ФЗ-152).

Уничтожение производится только после подтверждения, что документ более не нужен ни работнику, ни государственным органам (ПФР, судам, налоговой и т.д.).

Что делать, если работник пришёл за книжкой спустя годы?

Даже спустя 10, 20 или 50 лет после увольнения работодатель обязан выдать трудовую книжку, если она ещё хранится в организации.

Если организация ликвидирована, а трудовая книжка передана в архив, работник должен обратиться в:

• архив организации-преемника (если такая существует);
• территориальный архив по месту нахождения бывшей организации;
• Пенсионный фонд РФ, для восстановления данных о стаже.

Важно: работник имеет право на получение своей трудовой книжки в любое время, даже если прошло более 75 лет — в этом случае ему помогут восстановить сведения о трудовом стаже на основании других документов (приказы, справки, выписки из лицевых счётчиков и т;д.).

Последствия нарушения сроков хранения

Нарушение требований по хранению трудовых книжек — это не просто административное нарушение, а серьёзное правонарушение, которое может повлечь:

• штрафы от Государственной инспекции труда (до 50 000 рублей для юридических лиц);
• дисциплинарные взыскания для кадровиков;
• ответственность за утрату документов, ведущую к потере трудового стажа работника;
• гражданские иски от работников, которым не удалось оформить пенсию из-за утери книжки.

Таким образом, хранение невостребованных трудовых книжек в течение 75 лет — это не просто формальность, а юридическая обязанность, за нарушение которой предусмотрены серьёзные санкции.

Рекомендации для работодателей

1. Всегда выдавайте трудовую книжку в день увольнения.
2. Если работник не явился — направьте письменное уведомление заказным письмом с уведомлением о вручении.
3. Создайте отдельный реестр невостребованных трудовых книжек.
4. Храните их в сейфе, в защищённом месте, по алфавиту.
5. Передавайте документы в архив организации не позднее 2 лет после увольнения (по внутренним правилам, хотя закон не обязывает).
6. Проводите ежегодную инвентаризацию невостребованных трудовых книжек.
7. Обучайте кадровых работников требованиям законодательства.

Срок хранения невостребованных трудовых книжек после увольнения, 75 лет. Этот срок установлен законом и применяется ко всем трудовым книжкам, независимо от даты их оформления. Нарушение этого срока может привести к серьёзным последствиям как для работодателя, так и для работника.

Помните: трудовая книжка — это не просто бумажка. Это история жизни человека, его трудовой путь, заслуги и права. Хранить её, значит уважать труд и достоинство каждого работника.

Если вы — работник, и ваша трудовая книжка не была выдана, не откладывайте обращение. Если вы — работодатель, не пренебрегайте сроками хранения. Закон на стороне тех, кто соблюдает правила.