Вопрос о сроке хранения невостребованных трудовых книжек часто волнует кадровых специалистов, архивистов и юридических отделов. Ответ зависит от даты создания документа, от того, был ли он передан работнику, а также от норм, установленных Трудовым кодексом РФ, Постановлением Правительства и Приказом Минтруда России.
Нормативные основы
Основными документами, регулирующими хранение трудовых книжек, являются:
- Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках»;
- Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек»;
- Пункт 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утверждённых Приказом Минтруда России № 320н;
- Ст. 2026 года Трудового кодекса РФ (ссылка в консультационных материалах).
Эти акты определяют, как следует хранить невостребованные трудовые книжки, где их следует разместить и какой срок их хранения установлен.
Сроки хранения в зависимости от даты создания
Согласно разъяснениям, полученным из официальных источников, установлены два основных периода:
- До 1 января 2003 года – 75 лет хранения;
- С 1 января 2003 года – 50 лет хранения.
Таким образом, если книжка была оформлена до указанной даты, её срок хранения составляет 75 лет, иначе – 50 лет;
Что происходит после истечения срока?
По истечении установленного срока:
- Невостребованные трудовые книжки передаются в архив организации;
- В архиве они хранятся ещё 50 лет;
- После истечения 50‑летнего периода они подлежат уничтожению в порядке, установленном нормативными актами.
Хранение до востребования
Если работник не забрал свою книжку в течение определённого времени, она остаётся в организации до момента востребования. По п. 43 Правил:
- Книжка хранится в сейфе или специализированном шкафу;
- Она может быть изъята только по запросу работника или его законных наследников;
- Хранение продолжается до момента, когда работник (или его представители) официально заберёт документ.
В случае, когда работник умер, книжка передаётся его близким родственникам или наследникам, но срок хранения остаётся прежним – до 75 или 50 лет в зависимости от даты её создания.
Практические рекомендации для кадровых специалистов
Для организации процесса хранения следует соблюдать следующие шаги:
- Разделить невостребованные книжки от остальных документов;
- Разместить их в отдельном сейфе или архивном шкафу;
- Вести учёт по фамилии работника, дате создания и сроку хранения;
- Контролировать соблюдение установленных сроков (75/50 лет);
- Через 50 лет после передачи в архив – подготовить документы к уничтожению;
- При получении запроса от работника или его наследников – извлечь оригинал и передать.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли уничтожить книжку раньше установленного срока? – Нет, уничтожение возможно только после истечения полного срока хранения (75 или 50 лет) и после завершения всех процедур архивирования.
- Кто имеет право запросить невостребованную книжку? – Сам работник, его законные наследники или уполномоченные представители.
- Как оформить дубликат, если оригинал потерян? – По правилам, дубликат может быть выдан только после подтверждения факта потери и с согласия работодателя, но срок его хранения также подпадает под общий лимит (75/50 лет).
Итак, срок хранения невостребованной трудовой книжки определяется датой её создания:
- 75 лет – для документов, созданных до 1 января 2003 года;
- 50 лет – для документов, созданных с 1 января 2003 года и далее.
После истечения срока книжка передаётся в архив, где хранится ещё 50 лет, после чего подлежит уничтожению. До этого момента документ следует хранить в специальном месте (сейф, архивный шкаф) и сохранять возможность его извлечения по запросу работника или его наследников.
Соблюдение этих норм позволяет организации избежать нарушений законодательства, а также гарантировать, что важные трудовые документы будут сохранены до момента их законного использования или утилизации.