Трудовая книжка – основной документ‚ фиксирующий трудовую деятельность гражданина. Вопрос о сроке хранения трудовой книжки в архиве важен как для работодателей‚ так и для сотрудников‚ поскольку от него зависит‚ когда документ можно уничтожить‚ а когда его необходимо передать в государственные органы.

Нормативная база

Основные положения‚ регулирующие хранение трудовых книжек‚ содержатся в:

• Трудовом кодексе РФ (ст. 66‚ 66.1);
• Федеральном законе «О персональных данных» (№ 152‑ФЗ);
• Приказах Минтруда России № 585н от и № 732н от (о порядке ведения и хранения трудовых книжек);
• Постановлении Правительства РФ от № 1476 «Об утверждении Правил ведения электронной трудовой книжки».

Виды трудовых книжек и их хранение

Бумажная трудовая книжка

Бумажный вариант ведётся в организации‚ где работник трудоустроен. После прекращения трудового договора книжка выдаётся на руки сотруднику. Если работник не забрал документ‚ работодатель обязан:

1. Хранить книжку в течение 50 лет с даты последней записи (ст. 66 ТК РФ);
2. После истечения этого срока – уничтожить документ с соблюдением требований к защите персональных данных (шредер‚ сжигание и т.п.).

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 1 января 2020 года в России действует электронный формат трудовой книжки. Сведения о трудовой деятельности хранятся в базе Социального фонда России (СФР).

Правила хранения ЭТК:

• Сведения хранятся в электронном виде бессрочно (до момента их истребования работником или органом ПФР/СФР);
• Работодатель обязан ежемесячно передавать в СФР форму ЕФС-1 «Сведения о трудовой деятельности»;
• Доступ к данным обеспечивается через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через личный кабинет работника в СФР.

Сроки хранения в архиве организации

Даже при ведении электронной трудовой книжки организация может вести собственный архив бумажных копий (например‚ для внутреннего контроля). В этом случае применяются общие правила:

• 50 лет – срок хранения трудовых книжек (как бумажных‚ так и их заверенных копий) с даты последней записи;
• После истечения 50‑летнего периода документ подлежит уничтожению с оформлением акта о списании;
• Если в книжке содержатся сведения‚ относящиеся к государственной тайне или иным особо защищённым данным‚ срок может быть продлён по решению уполномоченного органа.

Особенности хранения для разных категорий работников

Первичное трудоустройство (с 2026 года)

Для сотрудников‚ принятых на работу впервые в 2026 году и ранее не имевших трудовой книжки‚ документ открывается исключительно в электронной форме. В этом случае:

• Бумажный экземпляр не выдаётся;
• Все сведения хранятся в СФР;
• Работодатель не обязан вести отдельный бумажный архив для таких сотрудников (если только не требуется внутренний контроль).

Работники‚ выбравшие бумажную форму

Согласно ст. 66.1 ТК РФ‚ сотрудник может отказаться от ЭТК и вести бумажную трудовую книжку. Тогда:

• Работодатель выдаёт книжку на руки при увольнении;
• Если работник не забрал документ – хранится 50 лет в архиве организации;
• По истечении срока – уничтожается.

Практический алгоритм для работодателя

1. Определить форму ведения трудовой книжки (бумажная/электронная) в соответствии с заявлением сотрудника.
2. При электронной форме – ежемесячно отправлять форму ЕФС-1 в СФР и обеспечивать доступ сотрудников к их личным данным.
3. При бумажной форме – после увольнения выдать книжку сотруднику; если не выдана – поместить её в сейф/архив с маркировкой даты последней записи.
4. Вести журнал учёта хранения трудовых книжек (номер‚ ФИО‚ дата приёма/увольнения‚ дата размещения в архиве‚ планируемая дата уничтожения).
5. По истечении 50 лет – составить акт о уничтожении‚ подписать уполномоченным лицом и передать в бухгалтерию для подтверждения соблюдения требований по защите персональных данных.

Ответственность за нарушение сроков хранения

Нарушение установленных сроков хранения трудовых книжек может повлечь:

• Административный штраф по ст. 19.7 КоАП РФ (нарушение правил обработки персональных данных) – от 30 000 до 150 000 руб;
• Дисквалификацию должностных лиц на срок от 6 месяцев до 2 лет при повторных нарушениях;
• Гражданско‑правовые исковые требования со стороны работника (возмещение ущерба‚ морального вреда).

Итак‚ ответ на вопрос «Трудовая книжка сколько хранится в архиве» зависит от формы ведения:

• Бумажная трудовая книжка – 50 лет с даты последней записи‚ после чего подлежит уничтожению;
• Электронная трудовая книжка – сведения хранятся в СФР бессрочно (до их истребования); работодатель не обязан вести отдельный бумажный архив‚ но может хранить копии внутренне‚ применяя тот же 50‑летний срок.

Соблюдение этих правил не только защищает права работников‚ но и помогает организации избежать штрафов и репутационных потерь; Рекомендуем регулярно проверять внутренние нормативные акты на соответствие актуальному законодательству и вести прозрачный учёт хранения трудовых книжек.