Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал одним из самых масштабных изменений в российском трудовом законодательстве за последние годы. С 2020 года работающие по трудовому договору россияне ведут ЭТК, сведения о которой хранятся в Социальном фонде России. Однако, несмотря на цифровизацию, бумажный документооборот между работником и работодателем все еще играет важную роль, особенно на этапе выбора формата книжки. В связи с этим у кадровиков и бухгалтеров возникает закономерный вопрос: какой срок хранения заявлений на электронные трудовые книжки?
Что такое заявление на ЭТК и зачем оно нужно?
В период с 2020 по 2020 год (а для тех, кто устроился на работу позже — в течение первых дней после трудоустройства) сотрудники должны были сделать выбор: оставить бумажную трудовую книжку, перейти на электронный формат или сохранить обе формы. Свой выбор работник подтверждал письменным заявлением.
В зависимости от решения сотрудника, выделяют несколько типов заявлений:
- Заявление о переходе на электронную трудовую книжку (с выдачей бумажной на руки).
- Заявление о сохранении бумажной трудовой книжки (работодатель продолжает вести оба формата).
- Заявление о ведении ЭТК от вновь устроенного сотрудника, который ранее нигде не работал или выбрал электронный формат.
Хотя сама электронная трудовая книжка хранится в Социальном фонде бессрочно и содержит информацию о личных данных сотрудника (ФИО, СНИЛС, дата рождения) и его стаже, бумажное заявление остается важным юридическим основанием для действий работодателя.
Нормативная база: сколько хранить заявления?
Сроки хранения кадровых документов в России регламентируются Перечнем, утвержденным Приказом Росархива от № 236. Этот документ пришел на смену старому перечню 2010 года и устанавливает строгие правила для архивирования документов, образующихся в деятельности организаций.
Согласно актуальному законодательству, заявления работников о выборе формы ведения трудовой книжки относятся к категории документов по личному составу. Для них установлены следующие сроки:
Стандартный срок — 50 лет
Если заявление было оформлено после 1 января 2003 года (а переход на ЭТК начался в 2020 году, поэтому все заявления попадают в эту категорию), срок его хранения составляет 50 лет. Это связано с тем, что данные документы могут понадобиться для подтверждения стажа, решения споров о пенсиях и других социально значимых вопросов.
Исключения и специальные условия
В некоторых случаях, если организация включена в перечень тех, кто обязан сдавать документы в государственные архивы, или если в локальных нормативных актах (ЛНА) предприятия прописан иной порядок, срок может быть увеличен. Однако сократить установленный законом 50-летний срок работодатель не имеет права.
Порядок хранения заявлений на ЭТК
Правильное хранение заявлений не менее важно, чем соблюдение сроков. Кадровому отделу необходимо придерживаться следующих правил:
- Формирование личного дела. Заявление о выборе формата трудовой книжки подшивается в личное дело сотрудника вместе с трудовым договором, приказом о приеме на работу и другими первичными документами.
- Отдельное формирование дел. В небольших организациях, где личные дела ведутся упрощенно, допускается формировать отдельную папку (номенклатуру дел) специально для заявлений об ЭТК.
- Защита персональных данных. Поскольку в заявлении содержатся личные данные сотрудника (ФИО, должность, подпись), доступ к этому документу должен быть ограничен. Документы должны храниться в запирающихся шкафах или сейфах.
- Электронный образ. Допускается хранение скан-копий заявлений, однако только при условии, что организация имеет сертифицированную систему электронного документооборота (ЭДО) и может гарантировать юридическую значимость такого файла. На практике большинство работодателей хранит именно бумажный оригинал с «живой» подписью работника.
Что будет, если уничтожить заявление раньше срока?
Установленный законом срок — это не просто формальность, а юридическая обязанность. Досрочное уничтожение заявлений на ЭТК может повлечь за собой серьезные последствия:
- Штрафные санкции. В случае проверки Росархивом или трудовой инспекцией (ГИТ), отсутствие обязательных кадровых документов может привести к административному штрафу по ст. 13.20 КоАП РФ (нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов).
- Трудовые споры. Если сотрудник заявит, что работодатель незаконно перевел его на ЭТК и выдал бумажную книжку на руки, а работодатель не сможет предоставить оригинал заявления, суд встанет на сторону работника.
- Проблемы с подтверждением стажа. Хотя сама ЭТК хранится в Социальном фонде, бывают технические сбои или нестыковки в данных. Заявление служит доказательством правомерности действий работодателя при передаче сведений о стаже.
Резюме
Внедрение электронных трудовых книжек значительно упростило учет стажа для будущих поколений, но для нынешних кадровиков оно добавило новый тип документов, требующих длительного хранения. Помните главное:
Заявления на электронные трудовые книжки, оформленные после 1 января 2003 года, должны храниться в архиве организации не менее 50 лет.
Ответственное отношение к сохранению этих документов обеспечит безопасность как самому работодателю, так и его сотрудникам, гарантируя беспрепятственный доступ к доказательной базе в случае любых правовых или пенсионных разбирательств в будущем.