Тема срока хранения документов, связанных с трудовыми отношениями, часто вызывает вопросы у как у работников, так и у кадровиков․ Особенно неясным выглядит вопрос: сколько лет нужно хранить само заявление работника на выдачу копии его трудовой книжки? В этой статье мы разберем этот вопрос на основе действующего законодательства и разъяснений контролирующих органов․
Правовая основа: что говорит закон?
Основными документами, регулирующими этот вопрос, являются:
- Трудовой кодекс РФ (Статья 62) — обязывает работодателя выдать работнику по его письменному заявлению трудовую книжку или заверенную копию в течение трех рабочих дней․
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Приказом Минкультуры России от № 558, с изменениями)․ Именно этот документ устанавливает сроки хранения․
Какой срок хранения установлен для заявлений?
В Перечне 2010 года (с последующими изменениями) заявления работников о предоставлении им документов, связанных с работой, и их копий отнесены к категории документов со сроком хранения 1 год․
Это прямо указано в разделе, касающемся документов по личному составу․ К таким заявлениям подпадают, в т․ч․, и заявления на выдачу копии трудовой книжки․
Важный вывод: Само по себе заявление работника на выдачу копии трудовой книжки, как документ, подтверждающий факт обращения и выполнение работодателем обязанности, хранится 1 год с даты его подачи или с даты выполнения (выдачи копии)․
Почему именно 1 год? Разграничение понятий
Здесь часто возникает путаница․ Нужно четко разделять:
- Заявление работника — это служебный документ, повод для действий работодателя․ Его срок хранения — 1 год (как и большинство оперативных документов по кадровым вопросам)․
- Копия трудовой книжки (заверенная) — это копия основного документа (оригинал трудовой книжки)․ Срок хранения копии определяется сроком хранения самого документа, к которому она относится․ Трудовая книжка (и ее заверенная копия) хранится 75 лет (в соответствии с Перечнем, для документов по личному составу)․
Пример: Работник подал заявление ․ Работодатель выдал ему заверенную копию трудовой книжки ․
- Заявление будет храниться до (1 год с даты выполнения)․
- Копия трудовой книжки, выданная работнику, будет храниться в его личном деле (если оно ведется) или у него самого в течение 75 лет․
Что хранится в деле вместе с заявлением?
В кадровом деле (или в отдельной папке по учету выдачи документов) наряду с заявлением обычно хранятся:
- Документ, на основании которого выдается копия (само заявление)․
- Сама выданная заверенная копия трудовой книжки (если организация ведет архив выданных копий)․
- Квитанция или расписка работника о получении копии (если она оформляется)․
При этом срок хранения всего комплекта документов, связанных с выдачей копии, определяется сроком хранения основного документа, то есть трудовой книжки (75 лет)․ Но важно помнить: срок хранения самого заявления как оперативного документа — 1 год․ После истечения этого срока заявление может быть уничтожено по акту, но копия трудовой книжки (если она хранится в организации) подлежит долгосрочному хранению․
Практические рекомендации для работодателя
- Регистрируйте заявления․ Ведите журнал регистрации входящих заявлений от работников с присвоением номера и даты․
- Соблюдайте срок выдачи․ Выдавайте заверенную копию в течение 3 рабочих дней с даты подачи заявления (ст․ 62 ТК РФ)․
- Оформляйте выдачу․ На заявлении делайте отметку о дате выдачи копии, номером документа, подписью ответственного лица и (желательно) расписку работника о получении․
- Храните правильно․ После выдачи копии само заявление (как документ, подтверждающий факт обращения) можно хранить в отдельной папке «Заявления работников» с другими аналогичными документами․ Через 1 год после даты выполнения заявления (выдачи копии) его можно уничтожить по акту․ Копия трудовой книжки, если организация оставляет у себя дубликат, хранится 75 лет․
- Не путайте с другими заявлениями․ Срок хранения в 1 год установлен именно для заявлений о выдаче документов․ Заявления о приеме на работу, увольнении, отпуске и т․д․ имеют иные, часто более длительные, сроки хранения (до 75 лет), так как относятся к документам по личному составу в полном объеме․
Ответы на частые вопросы
Вопрос: Нужно ли вообще хранить заявление, если копия выдана?
Ответ: Да, хранить необходимо․ Заявление — это документ, подтверждающий, что работник обратился за документом, а работодатель выполнил обязанность․ Это важно для защиты в случае возможных споров (например, если работник позже заявит, что не получал копию)․
Вопрос: А если заявление было отклонено (например, работник уже имеет трудовую книжку)?
Ответ: Такое заявление также хранится 1 год․ Оно является документом, подтверждающим рассмотрение обращения работника․
Вопрос: Где именно хранить эти заявления?
Ответ: В кадровом подразделении, в отдельной папке (деле) «Заявления работников о выдаче документов» или в общем деле по учету кадровых документов, но с четкой системой, позволяющей быстро найти заявление по конкретному работнику․
Таким образом, на основании действующего Перечня типовых управленческих архивных документов:
- Срок хранения заявлений работников на выдачу копий трудовых книжек составляет 1 год с даты их выполнения (выдачи копии)․
- Срок хранения самой заверенной копии трудовой книжки (если она хранится в организации) — 75 лет, как и срок хранения оригинала․
Соблюдение этих сроков позволяет организации вести документацию в соответствии с требованиями законодательства и избежать как излишних затрат на хранение, так и рисков уничтожения нужных документов раньше времени․
Примечание: Информация в статье актуальна на момент написания․ Для получения точных данных по вашему конкретному случаю рекомендуется обратиться к актуальной редакции Перечня типовых управленческих архивных документов или проконсультироваться с юристом․