Сегодня 13:47:06 () актуально обсудить, какой срок подачи заявления на переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) установлен законодательством и как правильно оформить переход, чтобы избежать недоразумений с работодателем.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной ТК, содержащий сведения о трудовой деятельности работника в единой государственной информационной системе (ЕГИСЗ). Основные преимущества:

• Доступ к сведениям в любое время через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через работодателя;
• Исключение риска потери или повреждения документа;
• Упрощённая процедура получения выписок и подтверждений стажа.

Нормативная база

Основные положения регулируются:

1. Трудовым кодексом РФ (ст. 66.1 – предоставление сведений о трудовой деятельности в электронном виде);
2. Приказами Минтруда России (письма от  № 14-2/В-150, от  № 14-2/В-260 и др.);
3. Разъяснениями КонсультантПлюс и ГАРАНТ.РУ.

Срок подачи заявления на переход на ЭТК

Согласно официальным разъяснениям, закон не устанавливает конкретных сроков подачи заявления работником о переходе на электронную форму ведения трудовой книжки. Это следует из пункта:

«Закон не устанавливает каких‑либо требований к срокам подачи заявления и начала ведения книжки в электронном формате» (см. раздел «Заявление о переходе на электронную трудовую книжку: 66.1 ТК РФ»).

Тем не менее, после подачи заявления работодатель обязан в определённый срок внести запись о переходе и, при необходимости, выдать бумажный оригинал трудовой книжки. На практике выделяются два основных подхода:

Выдача бумажной ТК в день подачи заявления

Согласно Письму Минтруда от 12 февраля 2020 г. № 14-2/В-150, если работник выбрал получение сведений о трудовой деятельности в бумажном виде, работодатель выдаёт трудовую книжку в день подачи заявления.

Выдача бумажной ТК в течение трёх рабочих дней

Позже, в Письме от 13 марта 2020 г. № 14-2/В-260, ведомство уточнило, что в случае перехода на ЭТК работодатель может выдать бумажную оригинал трудовой книжки не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления. Аналогичные сроки указываются в разъяснениях КонсультантПлюс и Департамента труда и соцзащиты г. Москвы.

Таким образом, хотя сам срок подачи заявления не регламентирован, ответ работодателя на заявление должен быть осуществлён в течение трёх рабочих дней (выдача бумажной ТК или внесение записи о переходе в ЭТК).

Как оформить переход на электронную трудовую книжку?

Шаг 1. Подготовка заявления

Заявление составляется в свободной форме, но рекомендуется включить следующие реквизиты:

• ФИО сотрудника;
• Должность и структурное подразделение;
• Дату подачи заявления (число, месяц, год);
• Просьбу о переходе на электронную форму ведения трудовой книжки;
• Подпись сотрудника и дата.

Примерный шаблон (можно скопировать и заполнить):

[ФИО полностью]
[Должность]
[Подразделение]

Заявление
о переходе на электронную трудовую книжку

Прошу перевести мою трудовую книжку в электронный формат с момента подачи настоящего заявления;
Дата подачи заявления: «__» __________ 2026 г.

Подпись _____________/ [ФИО] /

Шаг 2. Подача заявления работодателю

Заявление можно передать:

• Лично в отдел кадров (под роспись о получении);
• Через внутренний документооборот (например, в системе 1C:ЗУП);
• В электронном виде по корпоративной почте с подтверждением получения.

Шаг 3. Действия работодателя

После получения заявления работодатель обязан:

1. Внести запись о переходе на ЭТК в бумажную трудовую книжку (если она ещё ведётся) в течение трёх рабочих дней;
2. При необходимости выдать сотруднику бумажный оригинал трудовой книжки (в день подачи заявления или не позднее трёх рабочих дней);
3. Обеспечить доступ сотрудника к электронному виду сведений о трудовой деятельности через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через внутреннюю систему кадрового учёта;

Где посмотреть электронную трудовую книжку?

Сотрудник может получить выписку из ЭТК следующими способами:

• Через личный кабинет на портале Госуслуги (раздел «Трудовая деятельность» → «Электронная трудовая книжка»);
• Запросив выписку у работодателя (в течение трёх рабочих дней с момента запроса);
• Используя мобильное приложение «Госуслуги.Работа» (доступно для iOS и Android).

Выписка содержит те же сведения, что и бумажная ТК: даты приёма/увольнения, должности, переводы, награды и т.д.

Советы экспертов

Эксперт по кадровому делу Екатерина Агаева рекомендует:

• Всегда сохранять копию поданного заявления (электронную или бумажную) – это подтвердит факт вашего выбора;
• Проверять, что в личном кабинете на Госуслугах отображается запись о переходе не позднее трёх рабочих дней после подачи заявления;
• При увольнении требовать выдачу бумажного оригинала трудовой книжки в день расторжения трудового договора (если вы не перешли полностью на ЭТК).

Итак, ключевые моменты по теме «Электронная трудовая книжка срок подачи заявления»:

1. Закон не фиксирует строгий срок подачи заявления работником – вы можете подать его в любой момент, когда решите перейти на ЭТК;
2. После подачи заявления работодатель обязан внести запись о переходе и, при необходимости, выдать бумажную трудовую книжку в течение трёх рабочих дней;
3. Получить выписку из ЭТК можно бесплатно через портал «Госуслуги» или у работодателя (также в течение трёх рабочих дней);
4. Соблюдение указанных сроков обеспечивает прозрачность трудовых отношений и защищает ваши права на подтверждение стажа.

Следуя этим рекомендациям, вы сможете без проблем оформить переход на электронную трудовую книжку и пользоваться всеми её преимуществами в 2026 году.