С 1 января 2020 года в России начался постепенный переход от бумажных трудовых книжек к электронным трудовым книжкам (ЭТК). Этот процесс регулируется Федеральным законом № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года, а также Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утверждённым Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2020 года. Одним из ключевых аспектов перехода является срок выдачи бумажной трудовой книжки работнику после подачи им заявления о переходе на ЭТК.
Законодательная основа
Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выдать работнику его бумажную трудовую книжку в течение 3 рабочих дней со дня получения письменного заявления о переходе на электронный формат. Это требование является обязательным и не подлежит отсрочке.
Также Минтруд России в своём письме от 12 августа 2020 года № 14-2/ООГ-12933 подтвердил, что выдача трудовой книжки должна осуществляться именно в этот срок, не позднее 3 рабочих дней после подачи заявления. Нарушение этого срока может повлечь за собой административную ответственность работодателя по статье 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства.
Когда начинает течь срок в 3 рабочих дня?
Срок начинает исчисляться с дня, когда работодатель получил письменное заявление от работника. Важно понимать:
- Заявление может быть подано лично, в бумажном виде, с подписью и датой;
- Заявление может быть направлено через электронный документооборот (если в организации используется ЭДО), но тогда датой считается день получения документа в системе;
- Заявление, отправленное по почте, считается полученным в день его вручения работодателю (не дата отправки).
Рабочими днями считаются все дни недели, кроме выходных (суббота, воскресенье) и праздничных дней, установленных ТК РФ. Например:
- Если заявление подано в понедельник, выдать книжку нужно до среды включительно;
- Если заявление подано в пятницу — срок истекает во вторник (поскольку суббота и воскресенье не считаются рабочими днями).
Что должно быть внесено в трудовую книжку?
При выдаче трудовой книжки работнику в неё обязательно вносится запись о переходе на электронную форму ведения трудовой деятельности. Форма записи строго регламентирована:
- Дата — дата внесения записи (не обязательно совпадает с датой подачи заявления);
- Содержание записи: «Заявление работника о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронной форме получено [дата]»;
- Номер и дата приказа работодателя о переходе на ЭТК (если такой приказ издан);
- Подпись ответственного лица и печать организации (если используется).
Важно! Дата внесения записи в трудовую книжку может отличаться от даты подачи заявления. Например, работник подал заявление 5 апреля, а трудовую книжку выдали 6 апреля — это абсолютно законно. Главное — чтобы выдача произошла в течение 3 рабочих дней с момента получения заявления.
Что происходит с трудовой книжкой после выдачи?
После выдачи бумажной трудовой книжки работнику:
- Работодатель прекращает вести в ней новые записи о трудовой деятельности;
- Все последующие сведения (приёмы, увольнения, перевода, награды и т.д.) передаются в Пенсионный фонд РФ в электронном виде;
- Работник может в любое время запросить выписку из ЭТК через портал Госуслуг, личный кабинет ПФР или обратившись в офис ПФР.
Бумажная трудовая книжка остаётся у работника как исторический документ, подтверждающий его трудовой стаж до момента перехода на ЭТК.
Исключения и особые случаи
Новые сотрудники с 1 января 2021 года
С 1 января 2021 года работодатели не ведут бумажные трудовые книжки для лиц, принимаемых на работу впервые. Для них сразу заводится электронная трудовая книжка; В этом случае бумажная книжка не выдаётся и не оформляется.
Работники, у которых трудовая книжка утеряна
Если работник утратил бумажную трудовую книжку до подачи заявления на ЭТК, он должен сначала восстановить её в установленном порядке, а затем подать заявление. Выдача ЭТК не заменяет обязанность восстановить утраченный документ.
Переход на ЭТК при увольнении
Если работник увольняется и одновременно подаёт заявление на переход на ЭТК, то трудовая книжка выдаётся ему в день увольнения — как того требует ТК РФ. В этом случае срок в 3 рабочих дня не применяется, так как увольнение — это отдельный, приоритетный процесс.
Что делать, если работодатель не выдал книжку в срок?
Если работодатель не выдал трудовую книжку в течение 3 рабочих дней, работник имеет право:
- Направить письменное требование работодателю с указанием срока;
- Обратиться в трудовую инспекцию (Роструд) с жалобой;
- Требовать компенсацию за задержку выдачи, в размере среднего заработка за каждый день задержки (ст. 234 ТК РФ).
Когда работодатель должен передать данные в ПФР?
После выдачи трудовой книжки работнику, работодатель обязан передать сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд РФ не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошёл переход.
Например: заявление подано 5 апреля — книжка выдана 8 апреля. Данные в ПФР должны быть переданы не позднее 25 мая.
Срок выдачи трудовой книжки при переходе на электронную форму, не более 3 рабочих дней с момента получения заявления от работника. Это жёсткое требование закона, которое не подлежит обходу. Даты подачи заявления и выдачи книжки могут не совпадать — это допустимо, главное — не превысить установленный срок.
Работодатели обязаны:
- Чётко фиксировать дату получения заявления;
- Внести в трудовую книжку соответствующую запись;
- Выдать книжку в установленный срок;
- Передать данные в ПФР до 25-го числа следующего месяца.
Работникам же рекомендуется сохранять копию поданного заявления и получать расписку о выдаче трудовой книжки. Это поможет защитить свои права в случае споров.
Переход на электронную трудовую книжку, это не просто формальность, а важный шаг к цифровизации кадрового учёта. Соблюдение сроков и правил обеспечивает прозрачность, защиту трудовых прав и упрощает жизнь как работникам, так и работодателям;