Одним из ключевых вопросов кадрового делопроизводства являеться срок хранения копий трудовых книжек и связанных с ними документов. Неправильный подход может привести к административной ответственности или потере важных данных. Данная статья подробно разбирает нормативные требования и дает практические рекомендации.
Правовая основа
Регулирование срока хранения документов по трудовым книжкам осуществляется следующими основными актами:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66.1, 84.1).
- Правила ведения и хранения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ № 225).
- Перечень типовых управленческих документов (утв. Росархивом № П 6).
- Номенклатура дел организации, утверждаемая на основе типовых норм.
Ключевые случаи и сроки хранения
Хранение заявлений и копий выданных сведений (электронные трудовые книжки)
С 1 января 2021 года работник имеет право на получение свед о трудовой деятельности в электронном виде. Важно разграничить:
- Заявление работника о предоставлении сведений (включая копию по форме СТД-Р).
- Саму копию/выписку, выданную работнику.
Согласно п. 451 Перечня 2019 г., заявления работников о предоставлении документов, связанных с работой, и их копий хранятся 1 год.
Важная рекомендация: В связи с возможностью споров (например, о факте подачи заявления) экспертной комиссией организации срок хранения такого дела может быть увеличен до 10 лет. Это решение должно быть оформлено протоколом и отражено в номенклатуре дел.
Хранение неполученных трудовых книжек и дубликатов
Если трудовую книжку (или дубликат) работник не получил при увольнении, работодатель обязан хранить ее до востребования. Сроки следующие:
- До востребования самим работником или его ближайшими родственниками (в случае смерти работника).
- Невостребованные трудовые книжки хранятся 75 лет с даты увольнения работника (п. 43 Правил № 225).
Хранение документов, подтверждающих отправку
При отправке трудовой книжки по почте необходимо хранить:
- Копию заявления работника.
- Квитанцию об отправке ценным письмом.
Эти документы являются приложениями к книге учета движения трудовых книжек. Срок их хранения, 50 лет (п. 358 Перечня типовых управленческих документов).
Формирование дела и номенклатура дел
Для систематизации документов рекомендуется заводить отдельное дело с заголовком, например:
«Заявления работников о трудовой деятельности и копии выданных сведений по форме СТД-Р»
В номенклатуре дел и на обложке дела обязательно должна быть ссылка на:
- Решение экспертной комиссии об установлении срока хранения (если он увеличен).
- Протокол заседания экспертной комиссии.
Обязанность работодателя по выдаче копий
Работодатель обязан выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную выписку не позднее трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления (ст. 66.1 ТК РФ).
Важно: заявление и выданная копия хранятся по разным срокам (1 год и до востребования/75 лет соответственно).
Практические шаги для кадровой службы
- Утвердите/скорректируйте номенклатуру дел с учетом новых правил хранения заявлений на электронные трудовые книжки.
- Организуйте отдельное дело для заявлений и копий выданных сведений (форма СТД-Р).
- Примите решение экспертной комиссии об увеличении срока хранения этого дела до 10 лет (рекомендуется).
- Контролируйте сроки для неполученных трудовых книжек (75 лет) и документов об отправке (50 лет).
- Обучите сотрудников кадровой службы правильному оформлению: отметка в книге учета о «отправке по почте», хранение квитанций.
Сроки хранения копий трудовых книжек и сопутствующих документов зависят от их типа:
- Заявления и копии по форме СТД-Р — 1 год (рекомендовано до 10 лет).
- Неполученные трудовые книжки/дубликаты, до востребования, невостребованные, 75 лет.
- Документы об отправке (заявление, квитанция) — 50 лет.
Всегда сверяйтесь с утвержденной в вашей организации номенклатурой дел и локальными актами. При сомнениях консультируйтесь с архивом или юристом.
Статья составлена на основе анализа нормативных документов по состоянию на 23 мая 2026 года. Перед применением рекомендуется проверить актуальность законодательства.