Трудовая книжка, главный документ о стаже и трудовой деятельности работника. Несмотря на постепенный переход на электронный формат (ЕФС-1), бумажные бланки остаются в обороте, и работодатели обязаны обеспечивать их правильный учет и хранение. Сколько лет хранится трудовая книжка, как организовать этот процесс и какие актуальные требования действуют в 2025-2026 годах? Разберемся во всем подробно.

Сроки хранения: сколько лет хранится трудовая книжка?

Один из самых частых вопросов кадровиков, «трудовая книжка хранится лет сколько?». Ответ на него зависит от даты завершения делопроизводства по конкретному документу. Согласно актуальному Перечню типовых управленческих архивных документов, сроки распределяются следующим образом:

• 75 лет — хранятся трудовые книжки, делопроизводство по которым было завершено до 1 января 2003 года.
• 50 лет — хранятся трудовые книжки, делопроизводство по которым завершено после 1 января 2003 года.

Это правило касается как невостребованных трудовых книжек уволенных сотрудников, так и книг учета их движения.

Невостребованные трудовые книжки

Часто бывают ситуации, когда сотрудник при увольнении не забрал свою трудовую книжку. В таком случае работодатель не имеет права выбросить или уничтожить документ. Невостребованные трудовые книжки (и их дубликаты) должны храниться в архиве организации:

• В течение 50 лет, если увольнение (завершение делопроизводства) произошло после 2003 года.
• В течение 75 лет, если увольнение произошло до 2003 года.

По истечении указанного срока невостребованные документы могут быть выделены к уничтожению в установленном законом порядке.

Правила хранения трудовых книжек в организации

Хранение трудовых книжек — это не просто складирование бумаг, это строгий регламент, который должен соблюдать каждый работодатель. Основные требования включают:

1. Обязательная регистрация. Перед помещением на хранение бланки, вкладыши и сами заполненные трудовые книжки обязательно регистрируются.
2. Использование сейфа. Все трудовые книжки, которые числятся на хранении (включая невостребованные), должны храниться в несгораемом сейфе или металлическом шкафу, запирающемся на ключ. Это защита от хищения, порчи и утери.
3. Ответственность. За сохранность документов несет ответственность специально уполномоченное лицо (обычно кадровик), назначенное приказом руководителя.

Учет трудовых книжек: книга учета движения

Для контроля за движением бланков и заполненных книжек работодатель обязан вести специальную книгу учета. В нее заносятся данные о приеме, увольнении, выдаче дубликатов и вкладышей.

Срок хранения книги учета движения трудовых книжек также строго регламентирован:

• 50 лет — для книг, делопроизводство по которым закончено после 2003 года.
• 75 лет — для книг, законченных до 2003 года.

Оформление книги учета должно соответствовать правилам, установленным Приказом Минтруда России от № 320н (пришел на смену старым правилам Постановления Правительства РФ от № 225, которое утратило силу).

Хранение заявлений о выборе формы трудовой книжки

В связи с введением электронных трудовых книжек (ЕФС-1) работники подавали заявления о выборе формы ведения сведений о работе. Возникает вопрос: как долго хранить эти заявления?

Эксперты Минтруда разъясняют: если заявление работника о выборе формы ведения трудовой книжки включено в состав его личного дела, работодатель обязан хранить его 50 лет. Это актуально для документов, поступивших в архив после 2003 года.

Переход на электронный формат: что со старыми бланками?

Новый порядок ведения трудовых книжек действует с 1 сентября 2021 года. Закон определил переходный период, в течение которого сведения из бумажной книжки переносятся в электронный реестр. Однако это не означает, что бумажные документы можно уничтожить:

• Имеющиеся у работников книжки ранее установленного образца остаются действительными, менять их не нужно.
• Старые бланки можно использовать без ограничения срока.
• Если сотрудник выбрал бумажный формат, работодатель продолжает вести его документ на бумаге параллельно с электронным.

Краткие итоги

1. Документы до 2003 года — хранятся 75 лет.
2. Документы после 2003 года, хранятся 50 лет.
3. Невостребованные книжки отправляются в архив предприятия на те же сроки (50 или 75 лет), после чего могут быть уничтожены по акту.
4. Заявления о выборе формата книжки хранятся 50 лет (в составе личного дела).
5. Физическое хранение осуществляется исключительно в запирающихся сейфах или шкафах.

Соблюдение этих требований позволит организации избежать штрафов со стороны проверяющих органов и обеспечить надежную сохранность важных кадровых документов.