Вопрос о сроке хранения трудовой книжки, которую работник не забрал при увольнении, часто возникает как у работодателей, так и у сотрудников․ Правила хранения этих документов регулируются федеральным законом «О труде», приказом Минтруда РФ № 320н и рядом нормативных актов․ Ниже приведена подробная инструкция, как правильно хранить трудовую книжку до её востребования, какие сроки и условия применяются, а также что делать, если работник отказывается её забрать․

Что такое «не востребованная» трудовая книжка?

Трудовая книжка считается не востребованной, если при увольнении работник не забрал её в течение установленного законом срока․ В таком случае документ остаётся в распоряжении работодателя до момента его явки за книжкой или до получения письменного согласия на отправку по почте․

Сроки хранения трудовой книжки, если её не забрали

До востребования

Основное правило: трудовую книжку, которую работник не забрал, необходимо хранить до востребования․ Это означает, что документ может храниться в организации в течение любого периода, пока работник не предъявит требование о её выдаче․

Ограниченный срок хранения (2 года)

Согласно приказу Минтруда РФ № 320н, если трудовая книжка не была получена работником в течение двух лет после увольнения, её можно отнести в архив․ При этом:

• Книжка сохраняется в отдельном отделе кадров, отдельно от личных дел сотрудников․
• В архиве она хранится в соответствии с требованиями к архивным материалам․
• Работник или его ближайшие родственники могут обратиться за её выдачей в любой момент․

Долгосрочное хранение (50/75 лет)

Если трудовая книжка завершается делопроизводством после 1 января 2003 г․ и не была востребована, то по общим правилам хранения документов по личному составу она должна храниться:

• 50 лет – если книжка завершена после 1 января 2003 г․
• 75 лет – если завершена до 1 января 2003 г․

Эти сроки применяются, если в течение 2 лет работник не предъявил требование, а также если компания не ликвидирована и не реорганизована․

Как правильно хранить трудовую книжку в организации

1. Ведение журнала учета (ЖУ) – каждая трудовая книжка фиксируется в ЖУ, где указывается дата получения, дата увольнения и дата выдачи․
2. Физическое хранение – книжки размещаются в защищенном месте (сейф, шкаф с ограниченным доступом) и по алфавиту фамилий․
3. Архивирование – если книжка не востребована в течение 2 лет, она переводится в архив организации․ В архиве хранится в соответствии с требованиями к архивным материалам․
4. Документирование – при передаче книжки в архив необходимо оформить акт о передаче, указать дату и причину․

Что делать, если работник отказывается забрать трудовую книжку?

• Проверьте, есть ли в личном деле работника заявление о выдаче книжки․ Если нет – оформите письменное заявление․
• Если работник не явился за книжкой в течение 2 лет, переведите её в архив․
• В случае ликвидации или реорганизации предприятия – передайте архивные материалы в новый юридический адрес согласно требованиям законодательства․

Практические рекомендации для работодателя

• Обязательно фиксируйте в ЖУ дату, когда работник отказался забрать трудовую книжку․
• Периодически проверяйте наличие не востребованных книжек в отделе кадров․
• При передаче в архив оформляйте акт о передаче и храните копию в личном деле․
• Обучайте сотрудников отдела кадров правилам хранения и архивирования трудовых книжек․

Краткая таблица сроков хранения

Правильное хранение трудовой книжки – важный аспект соблюдения трудового законодательства․ Если работник не забрал книжку при увольнении, её необходимо хранить до востребования, но при этом можно отнести в архив после двух лет без предъявления требования․ При ликвидации предприятия или реорганизации следует передать архивные материалы в новый юридический адрес․ Соблюдение этих правил поможет избежать конфликтов и штрафов, а также обеспечит сохранность важной документации․