Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность гражданина. Вопрос о том, сколько лет хранить трудовую книжку, важен как для работодателей, так и для сотрудников. Ниже подробно рассмотрены действующие нормы Трудового кодекса РФ, Федерального закона «Об архивном деле в РФ» и приказов Минтруда, а также даны практические советы по организации хранения.
Нормативная база
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 66, 66.1, 312.2;
- Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в РФ» (от ) – ст. 22.1;
- Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек»;
- Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников (утв. Приказом Минтруда России от № 69).
Сроки хранения трудовой книжки у работодателя
Согласно ст. 66 ТК РФ, работодатель обязан хранить трудовую книжку каждого работника три года с момента увольнения. Этот срок начинается с даты, указанной в записи об увольнении.
Что происходит, если работник не забрал книжку в день увольнения?
Сотрудник имеет право забрать свою трудовую книжку в любой удобный для него момент в течение этих трёх лет. После истечения данного периода работодатель обязан передать невостребованную книжку в архив организации.
Хранение невостребованных трудовых книжек в архиве
После трёхлетнего хранения у работодателя невостребованные трудовые книжки передаются в архив организации. Срок их дальнейшего хранения регулируется Федеральным законом «Об архивном деле в РФ»:
- Для документов, поступивших в архив после 2003 года – 50 лет;
- Для документов, с которыми делопроизводство было окончено до 2003 года – 75 лет.
Таким образом, если трудовая книжка не была получена работником при увольнении (например, из‑за его отказа), она должна находиться в архиве предприятия 50 лет (при условии, что книжка поступила в архив после 2003 года). В течение всего этого периода записи остаются действительными, и при выдаче дубликата документ будет актуален.
Особенности хранения у физических лиц‑работодателей
Согласно ст. 66 ТК РФ, если работодателем является физическое лицо, оно не ведёт кадровые документы, включая трудовые книжки. В этом случае хранение книжки осуществляется непосредственно у работника, а сроки, установленные для организаций, не применяются.
Дистанционная работа и отказ от оформления кадровых документов
Статья 312.2 ТК РФ допускает, что при дистанционной работе стороны по соглашению могут отказаться от оформления традиционных кадровых бумаг, включая трудовую книжку. В таком случае подтверждение трудовой деятельности осуществляется иными способами (электронные трудовые договоры, выписки из ПФР и т.д.). Однако если трудовая книжка всё же оформлена, к ней применяются общие правила хранения.
Практический алгоритм для работодателя
- При приёме на работу – проверить наличие трудовой книжки, оформить запись о приёме.
- Во время работы – вести книжку в соответствии с Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек.
- При увольнении – сделать запись об увольнении, выдать книжку сотруднику в день увольнения.
- Если сотрудник не забрал книжку – хранить её у себя три года с даты увольнения.
- По истечении трёх лет – передать невостребованную книжку в архив организации.
- В архиве – обеспечить хранение:
- 50 лет – для книжек, поступивших после 2003 года;
- 75 лет – для книжек, с которыми делопроизводство завершилось до 2003 года.
- При запросе сотрудника – выдать дубликат или оригинал книжки из архива, подтвердив актуальность записей.
Ответственность за нарушение сроков хранения
Нарушение установленных сроков хранения трудовых книжек может повлечь:
- административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 30 000 до 50 000 руб. для должностных лиц, от 100 000 до 200 000 руб. для организаций);
- возможные трудовые споры, связанные с невозможностью подтвердить стаж работы;
- репутационные риски для работодателя.
Итак, ответ на вопрос «Сколько лет хранить трудовую книжку» зависит от этапа её жизненного цикла:
- У работодателя – 3 года после увольнения;
- В архиве организации – 50 лет (поступление после 2003 года) или 75 лет (поступление до 2003 года);
- У физического лица‑работодателя – хранение не требуется, книжка остаётся у сотрудника;
- При дистанционной работе по соглашению сторон – возможен отказ от оформления трудовой книжки, но если она всё же ведётся, применяются общие правила.
Соблюдение этих сроков гарантирует законность кадрового документооборота, защищает права работников и минимизирует риски для организации. Рекомендуем регулярно проводить внутренние аудиты хранения трудовых книжек и обновлять локальные нормативные акты в соответствии с последними изменениями законодательства.