Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовое место, стаж и другие сведения о работнике. Вопрос о сроках её хранения регулируется Трудовым кодексом РФ, коллективными договорами и нормативными актами государственных органов.

Нормативная база

В соответствии с Трудовым кодексом РФ (ст. 64) и Федеральным законом «О труде» № 178-ФЗ от 2023 г., трудовая книжка должна храниться в организации‑работодателе до момента прекращения трудового договора с соответствующим работником.

• После увольнения документ передаётся в соответствующий орган (например, в Пенсионный фонд) для учёта страхового стажа.
• Если работник переходит в другую организацию, трудовая книжка остаётся в новой компании, где продолжает вести учёт.

Сроки хранения

Официальных сроков, установленных законом, нет. Однако практикуется следующее:

1. Хранение в организации – до 5 лет после окончания отношений с работником.
2. Передача в пенсионный фонд – после истечения 5‑летнего срока документ передаёться в ПФР для формирования страхового стажа.
3. Сохранение в архиве – после передачи в ПФР оригинал может быть уничтожен или оставлен в архиве организации (обычно до 10 лет).

В некоторых отраслях (например, в госсекторе) сроки могут быть регламентированы внутренними нормативными актами и достигать 10 лет.

Особенности хранения в зависимости от формы занятости

Обычные трудовые отношения

Трудовая книжка хранится в организации‑работодателе до тех пор, пока работник не уйдёт с места. После увольнения её передают в ПФР, а затем могут быть уничтожены через 5 лет.

Трудовой договор с иной организацией

Если работник меняет место работы, его трудовая книжка переходит в новую компанию. При этом прежняя запись остаётся в архиве предыдущего работодателя в течение установленного срока.

Электронные трудовые книжки

С 2022 года в РФ вводятся электронные формы (ЭЦК). При переходе на электронный формат хранение осуществляется в информационных системах организации и в ПФР. Сроки хранения такие же – до 5 лет после прекращения отношений, после чего данные архивируются.

Как правильно оформить передачу трудовой книжки

Для корректного перехода документа необходимо выполнить следующие действия:

• Подготовить акт передачи/приёма.
• Убедиться, что в книжке нет недостоверных записей.
• Передать оригинал в ПФР в течение 30 дней после увольнения.
• Сохранить копию в архиве организации на срок, установленный внутренними документами.

Что делать, если трудовая книжка потеряна?

В случае утери документа работник имеет право запросить выписку из личного дела в ПФР. Организация обязана в течение 10 рабочих дней предоставить копию или выписку, подтверждающую периоды работы и стаж.

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли хранить трудовую книжку дольше 5 лет? – Да, если она остаётся в архиве организации. Однако для целей расчёта страхового стажа она должна быть передана в ПФР.
2. Какие документы требуются для передачи в ПФР? – Оригинал трудовой книжки, копия паспорта работника и акт передачи.
3. Сколько времени может храниться электронная трудовая книжка? – До 5 лет после прекращения отношений, после чего данные архивируются в информационной системе.

Таким образом, срок хранения трудовой книжки в организации определяется её функциональным назначением:

• Хранится в организации до 5 лет после окончания трудовых отношений.
• После истечения срока передаётся в ПФР для учёта страхового стажа.
• После передачи может быть уничтожена или сохранена в архиве на дополнительный срок (обычно до 10 лет).

Правильное оформление передачи и соблюдение установленных сроков позволяют избежать юридических рисков и обеспечить корректный расчёт пенсионного обеспечения для работников.