Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Именно в нее работодатель вносит информацию о том, где, когда и на какой должности работал человек. С переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) появилось множество вопросов о том, что происходит с бумажным вариантом и как долго он должен хранится. В этой статье мы подробно разберем сроки хранения трудовых книжек, невостребованных документов и сопутствующей документации.

Хранение трудовой книжки действующего сотрудника

Согласно пункту 23 Правил ведения и хранения трудовых книжек, в период действия трудовых отношений (пока сотрудник работает в компании) трудовая книжка хранится у работодателя. Работодатель не имеет права выдавать оригинал документа на руки работнику (за исключением редких случаев, прямо предусмотренных законом, например, для оформления пенсии). По желанию работника документ может оставаться в кадровом отделе организации до момента увольнения.

Невостребованные трудовые книжки: сколько лет они лежат в архиве?

Часто возникают ситуации, когда сотрудник увольняется, но за своей трудовой книжкой не является. В таком случае работодатель обязан сохранить документ. Но сколько лет должна храниться такая трудовая книжка?

Согласно актуальным архивным правилам и информации по состоянию на 2026 год:

• 50 лет — в архиве организации хранятся невостребованные работниками трудовые книжки и их дубликаты. По истечении этого 50-летнего срока указанные документы могут быть уничтожены в установленном порядке.
• 75 лет — такой срок хранения установлен для трудовых книжек, которые не были востребованы и подлежат передаче в государственные или муниципальные архивы (если организация является источником комплектования архивного фонда), а также для некоторых категорий документов с длительным историческим значением.

Таким образом, стандартный срок хранения невостребованной трудовой книжки в архиве самой организации составляет 50 лет, после чего она может быть утилизирована.

Срок хранения книги учета движения трудовых книжек

Все предприниматели и организации с наёмными работниками обязаны вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Этот журнал фиксирует факт поступления и выдачи документа. Срок хранения этой книги также строго регламентирован:

• 75 лет — составляет срок хранения книги учета движения трудовых книжек.
• 3 года — хранятся документы об учете трудовых книжек и вкладышей к ним, имеющие временный оперативный характер (например, приходно-расходные книги по учету бланков).

Электронные трудовые книжки и заявления о выборе

В настоящее время идет активный процесс перехода на электронные трудовые книжки. В связи с этим сотрудники подавали работодателям заявления о выборе способа ведения трудовой книжки (в бумажном виде, в электронном или в обоих форматах).

На данный момент заявления о выборе способа ведения трудовой книжки не внесены в утвержденный перечень документов с конкретным сроком хранения. Однако юристы и кадровики рекомендуют работодателям определять срок хранения таких заявлений самостоятельно, приравнивая их к документам по личному составу, что подразумевает хранение в течение 50 или 75 лет в зависимости от даты создания (до 2003 года — 75 лет, после — 50 лет).

Также стоит отметить важный нюанс: срок действия документа ограничен 1 сентября 2027 года (согласно последним нормативным актам, касающимся регулирования хранения трудовых книжек). Работодателям следует внимательно следить за изменениями в законодательстве до этой даты.

Переходный период и реформа

Некоторые страны, например Украина, в 2026 году вступают в финальную фазу реформы трудовых книжек, полностью отказываясь от бумажных носителей. В России бумажная трудовая книжка пока сохраняет свою силу наряду с электронной. Работодатель обязан не только вести, но и надежно хранить трудовые книжки своих сотрудников, даже если многие работники перешли на электронный формат ведения.

Краткая шпаргалка по срокам хранения

1. Трудовая книжка действующего сотрудника — весь период работы в организации.
2. Невостребованная трудовая книжка (в архиве организации) — 50 лет.
3. Невостребованная трудовая книжка (государственный/муниципальный архив) — 75 лет.
4. Книга учета движения трудовых книжек — 75 лет.
5. Документы оперативного учета бланков, 3 года.

Правильное хранение трудовых книжек — это не просто формальность, а обязанность работодателя, прописанная в законе. Независимо от того, перешел сотрудник на электронный формат или нет, бумажный оригинал требует внимательного отношения. Главное правило для кадровиков: невостребованные документы не выбрасываются сразу, они должны храниться в архиве организации 50 лет, а книги учета — 75 лет. Соблюдение этих сроков позволит избежать штрафов и конфликтов с бывшими сотрудниками, которые могут вернуться за своим документом спустя десятилетия.